Тема: Взаимоотношения секретаря с руководителем

От того, как складываются отношения между руководителем и секретарём, зависит успех их совместной трудовой деятельности, психологический микроклимат, удовлетворение от работы.

Секретарь, по существу, выполняет функции первого помощника руководителя. Секретарь обязан знать область деятельности руководителя, проблемы и задачи, которые он решает, оказывать ему помощь в своевременном осуществлении намеченных мероприятий, выполнять вспомогательные технические операции, готовить необходимую корреспонденцию и информацию, регулировать телефонные звонки и потоки посетителей. Секретарь должен иметь представление о задачах учреждения, основных направлениях его деятельности, его структуре и кадровом составе, а также о характере руководителя, стиле его работы, привычках.

Уже при приёме на работу руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном режиме, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарём удастся не сразу, требуется испытание временем, совместной работой.

Качества, необходимые для секретаря:

1. Секретарь не должен допускать ошибок в документах и тем самым освободить руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен на деле доказать руководителю, что может работать самостоятельно.

2. При разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными.

3.  Секретарь должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчётах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы.

4. Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня.

5. Секретарь должен чётко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть, в свою очередь, уверен, что секретарь справиться с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие.

6. Руководителю необходимо постоянно информировать секретаря о всех своих делах, чтобы тот мог максимально помочь ему.

7. Руководитель должен уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав.

8. Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть непунктуальным.

9. Обеим сторонам необходимо чувство юмора.

10. Поведение секретаря и эффективность его работы – пример для всех сотрудников.

11. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.

Для того чтобы взаимоотношения руководитель – секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учтены специфические условия работы предприятия, личность руководителя и секретаря: время прихода на работу, доклада о поступившей корреспонденции и текущих делах, время обеденного перерыва, приёма посетителей, время ухода с работы.

Хороший секретарь должен тактично проявлять внимание к руководителю и уважительную заботу о нём. Секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и, по возможности, компенсировать их своей работой.

Достижение наилучшего контакта между секретарём и руководителем требует определённых обоюдных усилий.

Специалисты-психологи считают, что не только руководитель формирует деловые качества своего помощника, но и секретарь в свою очередь может оказать влияние на поведение и характер руководителя.

Американские психологи выработали соответствующие рекомендации, которые объединили под названием «Десять способов управления шефом»:

1. Надо чётко знать при каких обстоятельствах вы конфликтуете друг с другом, в каких случаях говорите комплименты, а когда нуждаетесь в помощи.

2. Знайте, что ему нужно и старайтесь предвидеть его потребности. Никогда не критикуйте его на людях и не оценивайте его.

3. Живите законами коллектива. Не забывайте, что уважение – основа успешного сотрудничества.

4. Создавайте атмосферу доверия, демонстрируйте доверие, говорите о доверии.

5. Будьте дружелюбны и общительны. Не воспринимайте критику как глубоко личную обиду.

6. Овладевайте навыком знания и помогайте в этом своему шефу.

7. Обсуждайте проблемы. Будьте объективны и профессиональны.

8. Возьмите инициативу в свои руки. Анализируйте, предлагайте варианты решения проблемы.

9. Призывайте шефа в свои наставники.

10. Продемонстрируйте, что вы понимаете и разделяете управленческую политику вашего шефа.

Одна из основных задач секретаря – умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приёма их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу и т.д.

В практике работы секретаря нередки случаи, когда приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Здесь многое зависит от гибкости поведения секретаря, умения владеть своими эмоциями.

Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и чётко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками. Проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.

Также секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями структурных подразделений своего предприятия, а также вышестоящих и подведомственных.

( Справочник секретаря-референта: Практическое пособие – 2-е изд., исправ. и доп. Автор-составитель М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс,2003. – 512 с. /стр.407 – 410/)

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: