Тест: умеете ли вы излагать свои мысли?

На каждый из приведённых вопросов следует ответить «да» или «нет».

1. Заботитесь ли вы о том, чтобы быть понятым?

2. Подбираете ли вы слова, соответствующие возрасту, образованию, интелекту и общей культуре собеседника?

3. Обдумываете ли вы форму изложения мысли, прежде чем высказаться?

4. Ваши распоряжения достаточно кратки?

5. Если собеседник не задаёт вам вопросов после того, как вы высказались, считаете ли вы, что он вас понял?

6. Достаточно ли ясно и точно вы высказываетесь?

7. Следите ли вы за логичностью ваших мыслей и высказываний?

8. Выясняете ли вы, что было не ясно в ваших высказываниях? Побуждаете ли задавать вопросы?

9. Задаёте ил вы вопросы собеседникам, чтобы понять их мысли и настроение?

10. Отличаете ли вы факты от мнений?

11. Стараетесь ли вы опровергнуть мысли собеседника?

12. Стараетесь ли вы, чтобы собеседники всегда соглашались с вами?

13. Используете ли вы профессиональные термины, далеко не всем понятные?

14. Говорите ли вы вежливо и дружелюбно?

15. Следите ли вы за впечатлением, производимым вашими словами?

16. Делаете ли вы паузы для обдумывания?

 

Обработка результатов.

По одному баллу начислите за ответ «нет» на 5, 11, 12, 13 вопросы и по одному баллу за ответ «да» на все остальные.

Сумма баллов означает:

12 – 16 баллов – отличный результат;

10 – 12 баллов – средний результат;

9 баллов и меньше – плохой результат.

(Деловая культура и психология общения: Учебник для нач. проф. образования; Учеб. пособие для сред. проф. образования / Галина Михайловна Шеламова. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2003. – 128с. /стр. 97 – 98/)

 

Тема: Правила ведения деловой беседы

Залогом успешного проведения деловой беседы является компетентность и тактичность секретаря, владения приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить вопрос, оказать помощь в его решении.

Необходимо четко сформулировать вопросы, которые предстоит обсудить, а лучше записать. Это избавит от неловкого молчания или, хуже того, от неуверенности в формулировке вопроса. Если вы предполагаете, что ваш собеседник будет не совсем откровенен и искренен, подготовьте несколько вариантов одного и того же вопроса.

Беседа может происходить с людьми разными по положению в обществе, по возрасту, по типу нервной деятельности. Никогда не ставьте во главу угла первое впечатление о собеседнике. Не идите на поводу у первого впечатления, оно зависит не только от вашего жизненного опыта, и от настроения, в котором вы пребываете.

Не встречайте своего собеседника тяжелым вздохом или едва заметным кивком. Встаньте, сделайте несколько шагов навстречу, предложите сесть.

Начало беседы - это знакомство друг с другом. Этике запрещает в самом начале беседы переходить к главной теме и предусматривает установление контракта с собеседником, создание благоприятной атмосферы. Следует учитывать, что в силу индивидуальных особенностей люди в беседе ведут себя по–разному: они могут находиться в состояние стресса, быть слишком разговорчивыми, излишне эмоциональными.

Важно уметь задавать вопросы и слушать ответы. Всегда слушайте так, как если бы вам надо было повторить то, что сказано. Очень эффективно попытать сокращённо изложить услышанное, например: «Насколько я вас поняла…».

Регламентируют деловую беседу вопросы. Если нужно уменьшить поток слов собеседника, то задаются вопросы закрытого типа: «Должен ли…», «Имеется ли…», которые предполагают односложные ответы. Чем длиннее вопрос, тем короче ответ на него.

Во время беседы не говорите витиевато: речь должна быть предельно ясна собеседнику. Важно, чтобы тон беседы был нейтральным. Не начинайте беседу с отказа или невозможности решения вопроса. Если ответ по существу отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно аргументировать, показать невозможность положительного решения вопроса по объективным причинам.

Во время беседы рекомендуется смотреть собеседнику в глаза, не перебивать его, не прерывать беседу телефонными разговорами. Простота, деловитость общения – залог успешной беседы. Не стоит вести записи во время беседы, но после её завершения интересующую вас информацию следует записать: не надейтесь на память, уничтожить записи всегда успеете.

(Делопроизводство: учеб. пособие для учащихся нач. проф. учебных заведений / Л.А. Ленкевич. – 2-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия»,2008 – 224с. /стр. 198 – 199/)

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: