Объекты автоматизации в системе управления организацией

В настоящее время в России и за рубежом придается большое значение вопросам изучения и развития автоматизации профес­сиональной деятельности. Причин здесь несколько [4, 73]. Прежде всего это низкие темпы роста производительности труда людей, занимающихся переработкой информации (в том числе и управ­лением) по сравнению с производительностью труда в производ­стве. В развитых странах более 50 % трудоспособного населения заняты в сфере переработки информации, и, конечно, низкая производительность их труда является существенным фактором, сдерживающим общественный прогресс. Следующей важной при­чиной является постоянное усложнение информационных про­цессов с одновременным повышением требований к оперативно­сти выработки решений различного уровня. И, наконец, появле­ние и широкое распространение в последнее время новых про­граммных, технических средств и информационных технологий требуют разработки новых методов их использования и вообще новых методов организации управления профессиональной дея­тельностью.

Таким образом, вопросы автоматизации профессиональной деятельности являются в настоящее время достаточно актуальны­ми и не до конца проработанными.

Рассмотрим эти вопросы применительно к проблеме автома­тизации управленческой деятельности как наиболее сложной для любого специалиста, т.е. опишем типы объектов автоматизации в системе управления организациями, а также характеристики из­вестных подходов к автоматизации управленческой деятельности и порядок проведения информационного обследования управлен­ческой деятельности.

При рассмотрении вопросов автоматизации систем управле­ния прежде всего необходимо четко определить, что нужно ав­томатизировать, т.е. объекты автоматизации [4]. Для определе­ния объектов автоматизации в системе управления персоналом необходимо проанализировать процесс ее функционирования, состав и решаемые задачи. В результате анализа должно быть по­лучено описание процесса переработки информации в системе

52

управления, определены элементы этого процесса и связи меж­ду ними.

Под системой управления персоналом понимается совокупность функционально связанных органов управления, пунктов управ­ления, систем связи, систем и средств автоматизации управления персоналом, а также систем, обеспечивающих сбор, обработку и передачу информации. Основу системы управления составляют органы управления, которые вырабатывают управляющие воздей­ствия на персонал (приказы, директивы и т. п.) и тем самым осу­ществляют управление. В состав органов управления включают: руководителя, администрацию, правление, дирекцию, департа­менты, отделы и др. Органы управления размещаются на пунктах управления и, используя системы связи, системы и средства ав­томатизации управления, а также специальные системы, выпол­няют свои функции.

В процессе выполнения функций органы управления осуще­ствляют управленческую деятельность, которую можно рассмат­ривать как процесс переработки информации. Действительно, орган управления получает входную информацию по различным кана­лам (приказы, директивы вышестоящих органов управления, до­несения нижестоящих органов управления, а также другую ин­формацию), анализирует полученную информацию, определен­ным образом преобразует ее и создает новую информацию, кото­рую по каналам связи передает в подчиненные и вышестоящие органы управления (приказы, распоряжения подчиненным под­разделениям, донесения вышестоящим органам управления и др.).

Управленческая деятельность может быть представлена как со­вокупность определенным образом связанных задач управления. Количество, сложность задач управления, решаемых в процессе управленческой деятельности, а также требования по оператив­ности их решения могут быть разными в различных условиях об­становки. Однако перечень и содержание задач управления, как правило, являются стабильными (неизменяемыми или слабо из­меняемыми) в процессе жизнедеятельности организации на до­статочно большом интервале времени.

Результатами решения задач управления являются управля­ющие воздействия на подчиненные организации (подразделения) и предоставление требуемой информации вышестоящим органам управления, которые оформляются в виде документов (приказов, директив, распоряжений, а также донесений, отчетов и справок). Задачи управления решаются должностными лицами органов уп­равления (коллективно или индивидуально) и так же, как управ­ленческая деятельность, представляют собой процесс переработ­ки информации.

Анализ процесса переработки информации при решении ка­кой-либо задачи управления позволяет выделить в нем три типа

53

взаимосвязанных информационных процедур, заключающихся в реализации того или иного механизма переработки входной ин­формации в конкретный результат и индивидуально выполняе­мых должностными лицами.

1. Полностью формализуемые информационные процедуры, при
выполнении которых алгоритм переработки информации остает­
ся неизменным и полностью определенным. К таким процедурам
относятся поиск, учет, хранение, передача информации, печать
документов, расчет заработной платы, подведение итогов хозяй­
ственной деятельности, расчет показателей эффективности фи­
нансовых операций и т.д.

Полностью формализуемые процедуры лучше всего поддаются автоматизации с применением ЭВМ. Они могут выполняться без участия или с минимальным участием человека и не требуют вы­сокого уровня его подготовки.

2. Неформализуемые информационные процедуры, при выпол­
нении которых создается новая уникальная информация, причем
алгоритм переработки исходной информации неизвестен. Суще­
ствуют две процедуры такого типа: формирование множества аль­
тернатив выбора (например, вариантов выбора инвестиционных
проектов) и собственно выбор одного варианта из данного мно­
жества.

Как правило, такие процедуры реализуются должностными лицами с использованием результатов выполнения информаци­онных процедур первого типа. Требования по знанию процессов функционирования организации и особенностей управления ею к лицам, выполняющим неформализуемые информационные про­цедуры, очень высоки.

3. Плохо формализуемые информационные процедуры, при вы­
полнении которых алгоритм переработки информации может из­
меняться и полностью не определен. К таким процедурам относят­
ся задачи планирования, оценивания эффективности вариантов
финансовой политики фирмы и т. п.

Плохо формализуемые процедуры не могут выполняться без участия человека. К человеку, выполняющему плохо формализуе­мые информационные процедуры, предъявляются высокие требо­вания по знанию процессов функционирования организации и управления ею, а также алгоритмов переработки информации. Они выполняются одним должностным лицом и включают, как прави­ло, несколько полностью формализуемых и неформализуемых про­цедур, порядок проведения которых определяет должностное лицо, исходя из особенностей решаемой задачи управления в каждом конкретном случае.

Таким образом, основными типами информационных проце­дур, индивидуально выполняемых должностными лицами, явля­ются полностью формализуемые и неформализуемые процедуры.

54

Введение понятия «плохо формализуемая процедура» удобно как промежуточное описание процессов переработки информации, а также для выделения в этих процессах достаточно цельных эле­ментов, выполняемых одним или несколькими должностными лицами (например, разработка плана вывода фирмы из кризис­ного состояния).

Необходимо отметить, что деление процесса переработки ин­формации на отдельные информационные процедуры не являет­ся абсолютным, определенным раз и навсегда. Это деление соот­ветствует степени изученности объекта управления и системы управления.

По мере изучения объекта управления и получения новой ин­формации о нем неформализуемые информационные процедуры могут быть сначала заменены плохо формализуемыми, а в даль­нейшем — и полностью формализуемыми информационными процедурами. Именно такая последовательная замена информа­ционных процедур, выполняемых в процессе управления, лежит в основе одного из подходов к автоматизации управленческой деятельности, о чем будет сказано ниже.

Таким образом, основу функционирования системы управле­ния организациями составляет управленческая деятельность орга­нов управления, которая осуществляется должностными лицами и включает решение связанных между собой задач управления. Отдельные задачи управления и управленческая деятельность в целом представляют собой процесс переработки информации. Переработку информации осуществляют должностные лица орга­нов управления путем выполнения информационных процедур.

Рис. 4.1. Иерархия объектов автоматизации в системе управления: ДЛ — должностное лицо; ИП — информационная процедура

Управленческую деятельность органа управления и отдельного должностного лица, задачи управления, а также информационные процедуры в дальнейшем будем называть элементами управление-

55

ской деятельности, осуществляемой системой управления. Иерархия элементов управленческой деятельности представлена на рис. 4.1. Проведенный анализ функционирования системы управления персоналом позволяет выделить иерархически связанные объекты автоматизации как элементы управленческой деятельности, осу­ществляемой системой управления.

1. Управленческая деятельность органов управления и должно­стных лиц.

2. Задачи управления персоналом, решаемые органом управле­ния в целом или должностными лицами (должностным лицом) в процессе управленческой деятельности.

3. Полностью и плохо формализуемые информационные про­цедуры, индивидуально выполняемые должностными лицами (воз­можно, с использованием различных технических устройств) при решении различных задач управления.

Уровень автоматизации управленческой деятельности, задач управления и информационных процедур может быть различ­ным. Он зависит от возможностей по разработке ПО, имеющих­ся технических средств, а также от других причин, в том числе и чисто психологических, связанных с готовностью и желанием должностных лиц использовать в своей работе современные тех­нологии.

Однако каждому объекту автоматизации можно подобрать со­ответствующее типовое программное средство, которое целесо­образно применять при автоматизации конкретного элемента про­цесса переработки информации. Так, средством автоматизации информационных процедур первого типа являются ИРЗ. Средством автоматизации информационных процедур третьего типа и задач управления могут стать комплексы ИРЗ, а также АИС класса АИВС (ИРС, САПР, ПОИС, МЦ).

Средством автоматизации управленческой деятельности долж­ностных лиц является СППР. Автоматизация управленческой дея­тельности органа управления должна осуществляться в рамках АСУП.

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться: