Уровень высшего руководства.

Для данного уровня самым главным требованием является простота использования. Руководство, если у него появилась потребность работать с ПО по УП, будет делать это не очень часто, и не захочет тратить на изучение системы больше 2-3 дней.

Следующей важной особенностью является презентационных характер форм предоставления информации по проектам, так как руководитель может использовать программное обеспечение для подготовки презентаций для клиентов. Средство для предоставления информации в самом общем виде на одном листе в форме диаграммы Гантта или кривой затрат – самое стандартное требование.

Руководство не будет тратить время на ввод данных, так что должна быть возможность для получения данных из других источников, в том числе с других уровней управления проектами. В то же время может понадобиться средство для планирования сверху вниз, если нужно будет детализировать построенный руководством план на другом уровне управления.

Стратегический уровень.

Базовым требованием на этом уровне является мощность средств временного анализа, ресурсного планирования, стоимостного анализа и анализа рисков. Ведь предполагается, что пользователь не только знает, как вызвать процедуру системы, но и понимает заложенный в нее алгоритм.

Кроме того, очень часто требуется интегрировать данные о проектах с данными из других приложений, например, из бухгалтерских программ и т.д. Обязательно должно быть предусмотрено средство объединения нескольких проектов для обобщенного анализа, управления, контроля.

Важна возможность ввода реальных данных и сравнения предварительных планов с фактическим выполнением для внесения корректирующих операций. Гибкая отчетность нужна, поскольку менеджерам-профессионалам приходится настраивать отчеты не только для себя, но и для сотрудников, работающих с проектом на других уровнях управления.

Уровень операций.

Для этого уровня работа с программным обеспечением по управлению проектами вторична. Это ответственные за проекты на местах, менеджеры проектов, руководители групп. На уровне операций, конечно же, требуется инструмент по управлению и контролю за проектом, но на непостоянной основе. Сотрудники не могут выделять слишком много времени для поддержания данных по проекту в актуальном состоянии. Например, менеджер проекта может уделить этому лишь несколько часов в месяц. Наиболее часто произносится жалоба со стороны менеджеров проектов на то, что масса времени у них уходит на ввод данных по проекту. Однако возможность предоставления отчетов в графическом виде важна для координации действий исполнителей в проекте, что входит в непосредственные обязанности менеджера проекта.

Субъекты среды управления проектами.

Менеджер проекта (Project manager) - проект-менеджер, руководитель проекта - лицо, которому заказчик или другие участники делегируют полномочия по руководству работами по проекту: планированию работы, координации действий всех участников и контролю за ходом его разработки и реализации. Круг его обязанностей определяется контрактом с заказчиком. Под его руководством обычно создается специальное подразделение. Функции, состав и круг обязанностей этого подразделения зависят от характера и масштабов проекта, других условий его разработки и реализации.

Менеджер проекта должен:

· быстро и эффективно организовать начало работ по проекту;

· организовывать, координировать и контролировать ход работ по проекту;

· целесообразно распределять работы по проекту между членами команды проекта;

· осуществлять взаимодействие с внешними участниками проекта для эффективной и своевременной его реализации;

· контролировать отклонения от запланированного хода работ и следить за изменениями по проекту;

· осуществлять коммуникации с членами команды проекта с целью мониторинга проекта, принятия решений по ходу работ, расшивки конфликтных ситуаций в ходе работ и взаимодействий.

 

Инженер проекта — лицо или организация, имеющие лицензию на занятие инжиниринговой деятельностью (инжинирингом), иначе говоря, оказывать комплекс услуг, связанный с процессом производства и реализации продукции проекта. Инжиниринг в данном случае включает фазы:

· планирования;

· инженерного проектирования;

· проведения испытаний;

· контроля за сдачей объекта в эксплуатацию.

 

Требования к инженеру проекта.

Инженер проекта обязан следить за технической целостностью проекта, процессами его проектирования и соответствия затрат средств, ресурсов и времени на всех стадиях проекта запроектированным показателям.

В крупных проектах инженер проекта является, по сути, заместителем проект-менеджера по реализации проекта во всех его частностях, оставляя проект-менеджеру общее руководство и управление командой проекта. Инженер проекта контролирует и координирует:

· разработку календарных планов выполнения работ и использования ресурсов проекта;

· закупки и поставки (в общем виде) ресурсов проекта; выполнение работ по проекту; изменения по проекту; завершение проекта.

 

Администратор проекта - это лицо, снимающее с плеч менеджера проекта бремя административных забот. Это дает возможность менеджеру проекта экономить до 50% своего рабочего времени.

Западная технология осуществления проектов предполагает, что администратор проекта может иметь свой штат и его основная задача заключается в ведении и составлении отчетности. Для этого администратор проекта и его штат поддерживают отношения с менеджером проекта и всеми его участниками. Участники проекта, используя информацию от администрации проекта, должны быть в состоянии контролировать ход его реализации и принимать объективные обоснованные решения, направленные на реализацию проекта в срок при высоком качестве. Участники проекта и его менеджер не должны сами заниматься поиском необходимой информации, т.к. это основная задача администратора проекта и его службы.

Требования к администратору проекта: администратор проекта осуществляет общее руководство деятельностью команды проекта, организует и контролирует работу офиса проекта, обеспечивает команду проекта необходимой оргтехникой, материалами, оборудованием.

Администратор контрактов отвечает за заключение, выполнение и завершение контрактов с участниками проекта, в том числе с проектировщиками, поставщиками ресурсов и услуг, консультантами по проекту, экспертами, прочими требуемыми в соответствии со спецификой проекта специалистами.

Менеджер по закупкам и поставкам отвечает за выбор поставщиков работ, ресурсов и услуг по проекту, организацию закупок поставок ресурсов, как в целом, так и на конкретные виды работ и этапы проекта, определяет и контролирует риски проекта, относящиеся к закупкам, поставкам и качеству ресурсов. Контролирует выполнения графиков поставок и своевременно вносит корректировки в случае нарушения сроков.

Менеджеру по персоналу. Вне зависимости от специфики проекта менеджер по персоналу решает такие вопросы, как:

· привлечение необходимых для реализации проекта человеческих ресурсов;

· обучение и повышение квалификации персонала;

· оценка участия каждого из сотрудников в достижении стоящих перед командой проекта целей;

· вознаграждение персонала.

 

Менеджер по качеству отвечает за все аспекты выполнение проекта, связанные с качеством работ, ресурсов и услуг по проекту.

Менеджер по коммуникациям отвечает за целесообразное эффективное осуществление взаимодействия членов команды проекта в процессе работ, в том числе за информационные, программные системы, компьютерное и телекоммуникационное оборудование и обеспечение, организует и поддерживает работу распределенного виртуального офиса проекта.

Менеджер по финансам является существенной фигурой команде проекта. Он осуществляет контроль за организацией финансирования проекта, движением денежных потоков, организацией бухгалтерского учета, бюджетирование проекта, оценками стоимостных показателей выполнения работ, закупок ресурсов, осуществляет управление стоимостью по проекту.

Менеджер-координатор требуется для реализации особо крупных проектов, в которых организуются большие команды проекта с функциональными группами, деятельность которых требуется контролировать и координировать отдельному члену команды. В небольших проектах эти обязанности лежат на проект-менеджере.

В конкретных проектах могут возникать разнообразные обязанности, которые требуют выделения отдельного менеджера по определенным областям деятельности, например в случае сложного строительного объекта.

 

Проектный Офис.

Известные эксперты определяют понятие проектного офиса по-разному. Эксперты из Gartner Group выделяют такие варианты проектного офиса:

- Репозитарный ( Repository Model ) - проектный офис как источник стандартных методов управления, стандартного инструментария и базы знаний по управлению проектами.

- Обучающий ( Coach Model ) - проектный офис как обеспечивающий возможность функционирования формального проектного менеджмента через обучение и координацию.

- Управляющий ( Manager Model ) - проектный офис как централизация управления проектами.

 

Консалтинговая компания eQuest сформулировала разновидности проектных офисов по их функции и организационной позиции:

- Проектный офис (PO) – управление одним большим проектом и его подпроектами;

- Программный офис (PO) – управление программой объединяющей группу проектов;

- Офис проектного управления (PMO) – подразделение компании, отвечающее за методологию управления проектами и управляющее группой проектов;

- Корпоративный офис проектного управления (EPMO) - управления проектами и их методологией по всей компании с обеспечением соответствия ведения проектов стратегии компании.

 

В российской практике управления проектами существуют два понятия проектный офис и офис проекта. Иногда их используют как синонимы, но в настоящее время устоялась практика проектным офисом называть центр управления проектами компании, а офисом проекта – центр управления одним проектом, обеспеченный необходимыми ресурсами и возглавляемый менеджером проекта.

Проектный офис в этом понимании является постоянно действующий единицей (при этом лишь часть сотрудников может работать на постоянной основе), а офис проекта – временной структурой. Иногда вместо офиса проекта применяют термин – проектный офис отдельного проекта.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: