Основные задачи Проектного офиса.

Проектный офис — это специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию программ, портфелей проектов и проектов в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.

Его основные задачи:

- Разработка, внедрение и развитие корпоративной методологии управления проектами.

- Управление программами и портфелями проектов.

- Управление отдельными проектами.

- Реализация отдельных проектов.

- Технологическая поддержка управления проектами программными и техническими средствами.

- Административное управление персоналом, задействованным в проектах.

- Ведение архива проектов.

Проектный офис в организационной структуре.

Рассмотрим два типа компаний: проектно-ориентированные и не проектно-ориентированные.

В не проектно-ориентированных организациях, занимающихся серийным производством продукции, услуг проектный офис несет основную ответственность за проекты развития и реализацию стратегии развития компании. Он может быть подчинен директору по развитию (рис. 1).

 

Рис. 1. Проектный офис подчинен директору по развитию

 

Но при этом возникают две проблемы:

1. Руководитель проектного офиса не имеет достаточных административных полномочий для разрешения проблем проектов;

2. Подразделение, отвечающее за развитие - разрабатывает стратегию, реализует ее с помощью проектного офиса, и само же оценивает свою работу.

 

Поэтому в большинстве случаев создается проектный офис (дирекция по управлению проектами, центр управления проектами), подчиненный непосредственно Генеральному директору (рис. 2), что и разрешает указанные проблемы.

 

Рис. 2. Руководитель Проектного офиса подчинен Генеральному директору

 

В проектно-ориентированных компаниях проектный офис должен отвечать и за производственные проекты и за проекты развития. Зоны ответственности и за то и за другое принадлежат разным не подчиненным друг другу подразделениям. Создание центрального проектного офиса сталкивается с естественным конфликтом полномочий. Разрешение этого противоречия лежит в осознании того, что сама проектно-ориентированная компания в целом и представляет собой проектный офис во главе с Генеральным директором. При таком подходе задачи проектного офиса распределяются по всей компании (рис. 3).

 

Рис. 3. Проектно-ориентированная компания

 

Под руководством Технического директора (Главного инженера, Начальника производства) решаются задачи связанные с производственными проектами:

· Управление программами и портфелями проектов.

· Управление отдельными проектами.

· Реализация отдельных проектов.

· Административное управление персоналом.

· Ведение архива проектов.

 

Отдел развития решает вопросы разработки и внедрения корпоративной методологии управления всеми проектами. При реализации внутренних проектов может создаваться структурная единица для управления подобными проектами аналогично непроектной организации.

IT служба берет на себя техническую поддержку управления проектами программными и техническими средствами.

Распределение задач может быть и другим. Все зависит от текущей структуры и традиций компании.

Требования к организации проектного офиса.

Основные требования к организации проектного офиса:

- наличие реального управленческого офиса — помещения;

- единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);

- информационная технология управления проектами;

- база данных и шаблонов типовых решений по проектам;

- компьютерная сеть, сообщающаяся с Internet;

- виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

 

Электронный офис проекта создается как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.

Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.

Для подготовки к семинару:

· Продумайте ответ на следующие предлагаемые к обсуждению вопросы:

1. Какие требования должны включать должностные инструкции участников проекта?

2. Какими программными средствами должны владеть участники проекта и в какой степени?

Для подготовки к лабораторному практикуму:

· Ознакомьтесь с примерами использования программных средств для управления содержанием проекта.

· Выполните задания из практикума.

· Оформите результаты и передайте преподавателю.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: