Состав документов личного дела.

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 13Следующая ⇒

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о сотруднике. Оно оформляется в отделе кадров.

Вначале в него помещают следующие документы: личное заявление о приёме на работу, автобиографию, копию приказа о приёме на работу, личный листок по учёту кадров; затем – копии документов об образовании, копии приказов по личному составу, а также такие документы, как копии свидетельства о браке, о рождении ребёнка, о разводе и т.д., характеристика или рекомендательное письмо, копия свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе, копия страхового свидетельства. В дальнейшем в личное дело включают копии приказов о поощрениях, перемещениях, а также аттестационные листы. Также в личное дело включаются копии документов, подтверждающих изменения в анкетно-биографических данных работника. Документы располагаются в хронологической последовательности.

Все эти документы подшивают в папку-скоросшиватель, обложка которой должна быть оформлена в соответствии с ГОСТ 17.914–72.

На обложку выносят следующие данные: наименование учреждения (структурного подразделения); номер дела, фамилию, имя, отчество сотрудника – в именительном падеже, дату начала дела (дату приказа о приёме на работу), дату окончания дела (дату приказа об увольнении), срок хранения дела.

При формировании личного дела учреждению разрешается изготавливать копии необходимых документов по личному составу. Снимать копию документа можно только с подлинника. Снятие копии с паспорта, военного билета, депутатского мандата запрещается.

В каждом личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов, находящихся в личном деле (рис 19). Она может быть подшита первым листом дела или наклеена на внутреннюю сторону обложки дела. Сотрудник, поместивший документ в личное дело, должен внести его в опись, проставив дату внесения и свою личную подпись.

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, на которого оно заведено. Производить какие-либо исправления в документах, изымать их из дела, вносить новые документы может только работник кадровой службы (секретарь). Изъятие документов из личного дела может быть произведено только с разрешения руководителя предприятия (начальника отдела кадров).

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в них не должны входить документы, имеющие временный (до 10 лет срок хранения: справки с места жительства о состоянии здоровья.

Для хранения личных дел используются специальные шкафы, дела располагаются по алфавиту. Хранятся личные дела только работающих сотрудников, личные дела уволенных сотрудников в конце года передают в архив.

Виды обращений граждан.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существуют три основных вида обращения граждан: предложение, заявление, жалоба, а кроме того, также ходатайство, коллективное обращение, петиции.

Предложение – это вид обращения, имеющего целью:

§ Обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций;

§ Рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление – это вид обращения, целью которого является реализация предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Наряду с просьбой личного или общественного характера заявление может сигнализировать и об определённых недостатках в деятельности государственных организаций. В отличие от предложения в нём не раскрываются пути решения поставленных задач, а предполагаются способы их решения.

Жалоба – это вид обращения, в котором сообщается о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержится не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Ходатайство – это письменное обращение гражданина с просьбой о признании за ним определённого статуса, прав, гарантий и льгот с предоставление документов, их подтверждающих.

Коллективное обращение – это обращение двух или более граждан в письменной форме либо обращение, принятое на митинге, собрании и подписанное организаторами и (или участниками митинга, имеющее общественный характер.

Петиция – это коллективное обращение граждан в органы власти по вопросам проведения общественных реформ или изменения законодательства.

Делопроизводство по обращениям граждан ведётся отдельно от других видов делопроизводства. Технология работы с письменными обращениями граждан определяется типовым положением о ведении делопроизводства по предложениями, заявлениям и жалобам граждан в государственных организациях, на предприятиях, утверждённым постановлением Госкомитета СССР по науке и технике, Госстандарта ССР и Гавархива СССР от 3- ноября 1981 г. №463/162/298.

Технология работы с обращениями граждан включает в себя:

§ Приём и первичную обработку обращений;

§ Регистрацию обращений;

§ Рассмотрение обращений и вынесение резолюции;

§ Направление обращений на исполнение;

§ Уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

§ Контроль за сроками исполнения обращений и выполнением принятых по ним решений;

§ Уведомление заявителя об увеличении сроков рассмотрения обращения;

§ Информационно-справочную работу по обращениям;

§ Информирование заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением для исполнения в соответствующие органы;

§ Группировку обращений в дела и текущее хранение обращений;

§ Анализ поступивших обращений;

§ Первичную обработку обращений.

Письменные обращения граждан проходят первичную экспедиционную обработку, в ходе которой проверяется правильность адресования (письма, поступившие не по адресу, возвращаются на почту), целостность конверта (при нарушении целостности составляется акт); после вскрытия конверта проверяется наличие необходимых приложений, если они указаны в письме. Конверты не уничтожаются, так как дата в почтовом штемпеле может являться единственным указателем на время поступления документа в организацию. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит дать ответ, обычно указывают лишь на конверте. Конверт вместе с документом подшивается в дело.

В нижнем правом углу документа проставляется отметка о поступлении документа в организацию. Если дата поступления документа в организацию и дата, указанная в почтовом штемпеле, не совпадают, то срок исполнения документа следует считать с даты, указанной в почтовом штемпеле.

К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Они должны быть скреплены вместе с обращением.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒