Порядок прохождения внутренних документов.

К числу отправляемых документов относятся в основном ответные письма, в которых содержится согласие или отказ на соответствующую просьбу либо предложение, а также инициативные письма по самой широкой тематике, требующие ответа.

Прохождение отправляемого документа включает в себя следующие этапы обработки (рис. 27):

■ составление проекта документа и его оформление;

■ согласование проекта или визирование;

■ подписание документа руководителем;

■ утверждение (при необходимости);

■ регистрация и отправка документа.

Составлением проекта черновика документа занимается специалист структурного подразделения или секретарь-референт, имеющий соответствующую квалификацию.

Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30—2003, затем визируется исполнителем или специалистами сторонней организации. В этом случае оформляется лист согласования.

Если в процессе согласования были сделаны замечания по проекту документа, то они обязательно должны быть внесены в текст.

Прежде чем передать документ на подпись руководителю, секретарь редактирует текст, проверяет правильность оформления, наличие всех необходимых виз и приложений к документу, который затем передается на подпись руководителю вместе со всеми материалами, на основании которых он был подготовлен. Подписанные документы регистрируются и передаются для отправки в канцелярию (экспедицию), где их вкладывают в конверты, пред­варительно проверив правильность оформления (наличие подписи руководителя, даты, исходящего номера, соответствие количеству указанных экземпляров, наличие приложений). Официальные документы, направляемые в один адрес, вкладывают в один конверт.

Документы отправляют адресату в день передачи их на отправку; телеграммы и срочную корреспонденцию отправляют немедленно.

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих документов, а на этапе исполнения — этапы поступающих документов (рис. 28).

Работа с внутренними документами по аналогии с отправляемыми документами начинается с составления и оформления проекта документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, готовившего документ, юрисконсультом. Затем документ направляется руководителю на подпись и регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами идет по тем же правилам, что и с поступающими документами. Наиболее важные внутренние документы могут быть поставлены на контроль. Исполненные документы подшиваются в дела, предусмотренные номенклатурой дел.

 

	Рис. 27 Схема обработки отправляемых документов		Рис. 28 Схема обработки внутренних документов

28.Правило оформления реквизита «адресат».

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Адресат оформляется от четвертого положения табулятора (32 удара) флаговым способом и состоит из нескольких составных частей:

1) из наименования организации;

2) наименования структурного подразделения;

3) наименования должности лица;

4) инициалов, фамилии;

5) почтового адреса.

Каждая составная часть оформляется с новой строки, точка в конце каждой составной части не ставится. Между составными частями устанавливается межстрочный интервал 1, 5, если же составная часть многострочна — интервал 1. Переносы в словах нежелательны, сокращения употребляются в соответствии с существующими правилами. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

1. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например:

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

Департамент охраны общественного

порядка

2. Должность И фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже (инициалы — до фамилии):

Генеральному директору ОАО «Балчуг»

Н.В.Есакову

Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке:

Сбербанк Российской Федерации

Начальнику отдела обслуживания

юридических лиц

Р. Я. Халилову

3. ЕСЛИ документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:

Администрации районов

Магаданской области

 

Руководителям структурных

подразделений Министерства

финансов Российской Федерации

 

4. Если лицо, которому направляется документ, имеет ученую степень или звание, это может быть указано в адресате:

Ректору Технического университета

проф. В. И. Сомову

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, то на обороте последнего листа документа составляют список рассылки документа, а на каждом экземпляре пишут только один адрес.

5. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи:

Соколову В. Е.

ул. Бобруйская, д. 23 г.

Мурманск, 123456

При адресовании документа должностному лицу исходя из сложившейся практики допускается использование обращений «господин» («г-н»), «госпожа» («г-жа»).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

 

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. Бухгалтерская обработка документов.
2. Взаимодействие органов местного самоуправления с органами внутренних дел МВД РФ, прокуратуры, суда
3. Выработка внутренних стробирующих сигналов
4. Глава 4. Порядок поступления на муниципальную службу, ее прохождения и прекращения
5. Еще раз о внутренних средствах деятельности профессионала
6. Карточная форма регистрации документов.
7. КАФЕДРА ПРОПЕДЕВТИКИ ВНУТРЕННИХ БОЛЕЗНЕЙ
8. Классификация внутренних водопроводов
9. Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел
10. Классификация учетных документов.
11. Контроль исполнения документов.
12. Коэффициенты теплопередачи внутренних ограждающих конструкций, отделяющих холодильные камеры от неохлаждаемых тамбуров, вестибюлей, коридоров и других помещений