Формы регистрации документов

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 13Следующая ⇒

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах — традиционных (карточная и журнальная) или электронных карточках (журналах).

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или А6. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь может отмечать даты поступления или исполнения документа (рис. 24).

Карточки могут иметь различную цветовую гамму: каждый вид документа регистрируется на карточке определенного цвета.

Преимущества карточной формы регистрации:

1) карточки можно располагать в таком порядке, который наилучшим образом обеспечивает поиск документа;

2) обеспечивается однократность регистрации: на каждый документ можно оформить столько экземпляров карточек, в скольких подразделениях он будет обрабатываться. Это исключает необходимость повторной регистрации документа в структурном подразделении;

3) одновременно с регистрационной оформляется в случае необходимости контрольная карточка;

4) регистрацию документов могут вести сразу несколько сотрудников.

Регистрационные карточки помещают в картотеки, которые позволяют осуществлять накопление, хранение и корректировку информации о документах, давать ответы на запросы, вести контроль, регулирование, координацию работы с документами в организации.

Имея несколько экземпляров карточки, их можно помещать в различные картотеки: регистрационные, контрольные, справочные.

Содержание регистрационной карточки заключается в следующем (рис. 25). Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дата исполнения документа. Если нанесены только нечетные числа, то срок исполнения документа должен отмечаться днем раньше, если этот срок приходится на четное число.

Графа «Краткое содержание» заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа — при регистрации писем указывается заголовок к тексту документа.

Графа «Автор» (корреспондент) — при регистрации поступающего документа записывается наименование организации (лица) — автора документа; при регистрации отправляемого документа указывается, куда направляется документ. Допускается сокращенное наименование организации.

«Дата документа» - указывается дата документа, проставленная организацией-автором.
«Индекс документа» - указывается индекс документа, присвоенный организацией-автором.

«Дата поступления» — переносится из регистрационного штампа (из отметки о поступлении документа в организацию).

«Регистрационный номер» — переносится из регистрационного штампа (из отметки о поступлении); это — порядковый (регистрационный) номер входящего документа, присвоенный ему организацией-получателем.

«Резолюция» — переносится из документа, указывается автор, содержание и дата резолюции.

«Срок исполнения» — проставляется в соответствии с нормативными документами, если срок типовой, или берется из резолюции, если срок индивидуальный.

«Отметка об исполнении» — краткая запись решения вопроса по существу: когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе, — или дата и индекс ответного документа.

«№ дела» — индекс дела по номенклатуре дел, куда будет помещен документ для дальнейшего хранения и использования.

Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: «расписка в получении», «исполнитель и номер его телефона», гриф (пометка) ограничения доступа к документу, наличие приложений, срок хранения документа, вид передачи документа (факс, почта).

Регистрационные карточки служат основой для создания информационно-справочного аппарата организации. После оформления регистрационная карточка помещается в картотеку, которая может быть вертикальной, подвесного хранения, вращающаяся, автоматизированная. Чаще используют вертикальные картотеки, в которых карточки с помощью разделителей разбивают на отдельные группы. Картотека разделена на две части: неисполненные и исполненные документы. Картотека на неисполненные в свою очередь делится на группы: карточки на поступающие, внутренние и отправляемые документы, которые внутри разделов располагают по датам поступления документов. По мере исполнения документов карточки перемещают из первой части картотеки во вторую.

Чаще других в организациях используются сроковые картотеки, в которых регистрационные карточки помещают в картотечный ящик с 33 подвижными разделителями: 31-й разделитель — число дней в месяце; за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц; за 33-й разделитель помещают карточки на исполненные документы. В конце месяца (за два-три дня до начала следующего) карточки, которые находятся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

Журнальная форма регистрации применяется в учреждениях с объёмом документооборота не более 600 единиц в год. Содержание граф в журнале регистрации аналогично графам регистрационной карточки (рис. 26).

Недостатки журнальной формы регистрации:

1) нужно вести сразу несколько журналов: отдельно для поступающей, внутренней и отправляемой документации, приказов по основной деятельности и по личному составу, для жалоб;

2) нарушается основной принцип регистрации — однократность, так как документ регистрируют в каждом структурном подразделении;

3) поиск информации необходимо вести сразу по нескольким журналам, так как инициативный документ зарегистрирован в одном, а ответный — в другом журнале.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 9 10 Следующая ⇒