Тема 1. Методология разработки управленческого решения

Тема 1. Методология разработки управленческого решения

Управленческое решение: свойства, функции, классификация

Управленческая деятельность – процесс преобразования человеком информации о фактическом и прошлом состоянии и поведении управляемой системы (объекта, или процесса, или их внешней среды) – осведомительной информации (обратная связь) – в информацию о ее необходимом состоянии и (или) поведении - управляющую информацию (прямая связь).

Управленческое решение (УР):

- принимается человеком и во многом зависит от проявления в данный момент многих его качеств как специалиста и личности;

- имеет информационный характер и в системе управления передается по каналам связи (коммуникациям) в виде документированного или недокументированного сообщения от одного человека (группы людей) к другому человеку (группе людей);

- при прохождении через уровни иерархии сверху вниз трансформируется в другие решения, его конкретизирующие, детализирующие и, возможно, искажающие;

- направлено на внутренние и внешние объекты и процессы.

Указанные свойства УР определяют его субъективность и вероятность правильной реализации (получения заложенной в нем эффективности).

УР - это информационный вариант будущего, желаемого для ЛПР (лица, принимающего решение), состояния и (или) поведения управляемой системы и ее внешней среды, который необходимо реализовать.

Принимаемый ЛПР вариант УР должен быть целесообразен и необязательно оптимален с позиции математической оптимизации (исследования академика АН СССР Л.А. Мелентьева о наличии зоны оптимальных решений, согласно которым УР наделены экономической устойчивостью и экономической неопределенностью).

Содержащая в УР информация определяет цель (мотивирующее представление о желаемом будущем), желаемые результаты (управляемые параметры) и средства их достижения (совокупность реализующих действий).

Отличия УР от иных принимаемых человеком решений заключаются в следующем:

1) характер цели (коллективное благо, проблемы организации);

2) последствия (широкий спектр воздействия);

3) разделение и кооперация труда (разделение полномочий и ответственности, необходимость в координации);

4) объем формальной и неформальной ответственности (профессиональная, юридическая (дисциплинарная, административная, уголовная), экономическая, социальная, этическая и т.д.).

УР носит функциональный характер. В.И. Бусов отмечает следующие важные функции управления:

- оптимизационные функции разработки и принятия УР: планирование, организация, стимулирование, координация (регулирование);

- информационные (обеспечивающие) функции: контроль, учет, анализ.

Планирование может включать решения:

1) оперативные (рутинные) – сроком до месяца, тактические (от месяца до года) и стратегические (свыше года);

2) прогнозирование, целеполагание, моделирование и программирование.

Организация обеспечивает выполнение планов, при реализации этой функции разрабатываются и принимаются решения, определяющие виды и способы деятельности работников, подразделений и организации в целом, границы изменения их управляемых параметров, обеспечивающих устойчивость и эффективность деятельности.

Организация включает:

1) нормирование (определение величин управляемых параметров: норм (абсолютная величина параметра) и нормативов – (относительная, процентное соотношение),

2) регламентирование (определение границ деятельности организации),

3) инструктирование (решения, определяющие поведение работников в различных ситуациях),

4) и структурирование (формирование структуры рабочих мест (штатного расписание), связей между подразделениями, ресурсами и т.п.).

Стимулирование – решения, побуждающие работников к действиям по выполнению плановых и организационных решений (оценка, материальное и нематериальное вознаграждение).

Координация (регулирование) – решения по доведению плановых и организационных решений до исполнителей и устранение отклонений при реализации УР.

Оптимизационные функции внутри организации конкретизируются в соответствии с выбранным подходом: структурно-функциональным, процессным, проектным, матричным (системным).

Процесс разработки и реализации УР имеет свойства цикличности и иерархичности.

Классификация управленческих решений по В.И. Бусову с уточнениями автора лекционного курса приведена в таблице 1.

Таблица 1

Классификация УР

Признак	Виды УР
1. Функции управления	Плановые, организационные, стимулирующие, регулирующие
2. Срок действия	Стратегические, тактические, оперативные
3. Управляемые подразделения	Согласно структуре организации
4. Управляемые ресурсы	Трудовые, финансовые, энергетические, информационные, материальные
5. Управляемые параметры	Издержки, прибыль, цены, объем реализации и т.д.
6. Управляемые процессы	Согласно видам деятельности, производственным процессам, технологии
7. Уровень иерархии	Высший, средний, низший уровень менеджмента
8. Решаемые проблемы	Политические, социальные, экономические, технологические, технические, экологические и т.д.
9. Степень охвата	Глобальные (общие), локальные
10. Повторяемость	Периодические, непериодические, случайные
11. Оригинальность	Стереотипные, аналогичные, творческие
12. Инициатива	Подчиненные, руководство
13. Форма принятия	Единоличные, коллегиальные
14. Метод разработки	Формализованные, неформализованные
15. Способ фиксации	Документированные, недокументированные
16. Формы предоставления	Устные сообщения (редко), документы: организационные (устав, положение, инструкция, регламент) распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение, протокол), плановые (план, программа, проект), договорные (договор, оферта, контракт)

ТЕМА 2. ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Тема 3. РЕАЛИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

Оформление и согласование управленческого решения. Планирование решения.

Оформление и согласование решения – это этап, когда принятое ЛПР решение становится формальным и, как правило, приобретает форму документа (фиксируется в протоколе собрания, выходит в виде отдельного документированного решения: приказа, положения и т.д.). Оформленное решение должно отвечать на следующие вопросы:

1) для чего следует исполнять действия, предусмотренные решением (цель решения)?

2) что нужно делать, чтобы достичь цели решения?

3) какими методами следует выполнять действия?

4) кто должен выполнять действия, предусмотренные решением?

5) в какие сроки необходимо закончить выполнение действий?

Проект документа до его подписания руководителем обязательно проходит процедуру согласования, которая, как правило, включает рассмотрение его заинтересованными сторонами – включенными в подготовку и реализацию решения сторонами. Проект документа готовит инициатор решения по одобрению ЛПР (часто имеется другой документ – основание с резолюцией ЛПР). Затем в фиксированном (электронном или печатном) виде проект доводится до сведения заинтересованных должностных лиц, которые с ним знакомятся, в случае необходимости, вносят свои правки и при полном согласии с текстом документа согласовывают его на специально отведенном для этого месте своей визой, в которую входит наименование должности, подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), а также дата согласования. Согласование проводится по принципу «снизу вверх» по иерархии управления. После согласования документ подписывается руководителем и передается на исполнение.

Разработка плана реализации решения, как правило, делается уже в оформленном ранее документе. Так, например, приказ включает перечень ответственных лиц, их действий и сроки исполнения. Однако, бывают случаи, когда документ не совсем ясно или тщательно планирует решение. Тогда в документ вносятся дополнения и изменения, что, конечно, влияет на сроки исполнения. Поэтому важно, чтобы первоначальный документ с решением готовился более тщательно. Доведение решения до исполнителей проводится в соответствии с правилами делопроизводства и документооборота секретарем руководителя или специальным подразделением путем ознакомления с решением под подпись на специальном листе ознакомления.

Планирование решения может проводиться с применением следующих подходов:

1) бюджетный – основан на увязке решений с бюджетом организации;

2) сценарный – планирование с учетом множественности вариантов осуществления решения, сценарий – предполагаемый или возможный ход событий или описание будущего, составляемое с учетом достоверных предположений и оценкой вероятности, обычные варианты сценариев: пессимистический, оптимистический и уравновешенный;

3) системный поход – состоит в том, что все аспекты решения формируются с учетом их взаимосвязи и взаимозависимости, ведущий метод – дерево целей, увязанное с организационной иерархией.

Форма плана может быть текстовой, табличной или графической, или сочетанием этих форм – в соответствии с порядком, принятым в организации.

Хозяйственный эксперимент

На практике все большее значение для разработки и принятия управленческих решений играет метод хозяйственного экспериментирования, суть которое заключается в практической проверке варианта управленческого решения или его части, проведенная в ограниченном масштабе, позволяющая оценить эффективность и целесообразность варианта, определить и устранить его возможные недостатки и после принятия решения распространить на аналогичные хозяйственные объекты.

Цель любого эксперимента – проверка гипотез о причинно-следственной связи между явлениями. Экспериментатор создает или изыскивает определенную ситуацию, приводит в действие гипотетическую причину и наблюдает за изменениями в естественном ходе событий, фиксирует их соответствие или несоответствие гипотезам. Зависимые переменные фиксируются до и после воздействия экспериментального фактора.

Хозяйственный эксперимент – процесс опытной проверки предположений относительно экономического или социального эффекта, определенного решением изменения в формах и методах организации производства, труда и управления. Выводы, полученные на основе хозяйственных экспериментов, выявляются после их проверки на других экспериментальных объектах и являются основой для принятия централизованных решений хозяйственных комплексов.

Хозяйственные эксперименты различаются по характеристикам.

По характеру объекта исследования выделяют реальные и мысленные эксперименты. Реальный эксперимент проводится на фактическом материале, мысленный – исследование информации об объекте с помощью воображения.

По специфике поставленной задачи могут быть эксперименты:

- проективные (направлены в будущее) и рестроспективные (направлены в прошлое);

- однофакторные и многофакторные (по количеству проверяемых зависимых переменных).

По характеру ситуации различают эксперименты контролируемые (искусственные, лабораторные) и неконтролируемые (естественные, полевые).

Сложность хозяйственного эксперимента заключается в том, что, как правило, он проводится в действующей социально-экономической системе, а его объектом становится человек, работающий в ней. Поэтому на хозяйственный эксперимент воздействует множество субъективных факторов, и велика вероятности неудачи. Однако эксперимент, порой, единственная возможность проверить на небольшом участке и с невысоким уровнем затрат, как внедряемое изменение может повлиять на результаты управления.

Этапы хозяйственного эксперимента, в целом, соответствуют этапам эксперимента классического:

1. Постановка проблемы, определение объекта и предмета исследования, целей и задач эксперимента, выдвижение гипотез.

2. Разработка программы эксперимента, описание экспериментальной ситуации и сценария эксперимента.

3. Выбор экспериментального (на котором будет проводиться эксперимент) и контрольного (без внедрения изменений) объекта.

4. Подготовка ресурсного обеспечения эксперимента.

5. Реализация программы эксперимента.

Требования к форме и тексту управленческого документа. Реквизиты. Официально-деловой стиль.

К форме управленческого документа, так же как и к его сути, предъявляются определенные требования, которые необходимо соблюдать в целях эффективного управления.

Все управленческие документы, фиксирующие принятое управленческое решение, являются официальными и оформляются в определенном порядке. Обязательным элементом оформления официального документа является реквизит, а совокупность реквизитов, расположенных в документе в установленном порядке носит название – формуляр служебного документа. Формуляр документа стал складываться еще в Междуречье несколько тысяч лет назад. Одними из старейших реквизитов являются текст, дата, печать, подпись. ГОСТ Р 6.30-2003 содержит 30 основных реквизитов, каждый из которых оформляется определенным образом. Несмотря на то, что этот стандарт носит рекомендательный характер, многие организации, в первую очередь органы государственной власти и местного самоуправления принимают его за основу. Все 30 реквизитов, включенных в стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие. Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы (таблица 6.1).

Таблица 6.1

Группы реквизитов

Реквизиты бланка и ограничительные отметки	Реквизиты, определяющие юридическую силу документа	Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки)
Государственный герб РФ (01)	Автор документа (наименование организации) (08)	Адресат (15)
Герб субъекта РФ (02)	Регистрационный номер документа (12)
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03)	Дата документа (11)	Ссылка на регистрационный номер и дата документа (ограничительная отметка) (13)
Код организации (04)	Гриф утверждения документа (16)	Резолюция (17)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)	Текст документа (20)
Идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП) (06)
Код формы документа (07)	Подпись (22)	Заголовок к тексту (ограничительная отметка) (18)
Наименовании организации (08)	Гриф согласования документа (23)	Отметка о контроле (ограничительная отметка) (19)
Справочные данные организации (09)	Оттиск печати (25)	Отметка о наличии приложения (21)
Наименование вида документа (10)		Визы согласования документа (24)
Место составления или издания документа (14)		Отметка о заверении копии (26)
Ограничительная отметка для даты документа (11)		Отметка об исполнителе (27)
Ограничительная метка для регистрационного номера документа (12)		Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)
Ограничительная отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа (13)		Отметка о поступлении документа в организацию (29)
Ограничительная отметка для реквизита адресат (15)		Идентификатор электронной копии документа (30)
Ограничительная отметка для размещения заголовка к тексту (18)

Правила оформления указанных в таблице реквизитов устанавливаются в организации, прежде всего, специальным локальным актом – Инструкцией по делопроизводству, которая, в свою очередь, как правило, опирается на действующий в настоящее время национальный стандарт по оформлению организационно-распорядительной документации (до настоящего времени – ГОСТ Р 6.30-2003).

Основным реквизитом управленческого документа является текст, оформленный специфическим языком делового общения, который называется официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления, система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных задачами управленческого общения. Требования к официально-деловому стилю вытекают из ранее рассматриваемых свойств управленческой информации, и они должны быть сохранены и, следовательно, определенным образом выражены в языке и стиле документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения.

Основные черты официально-делового стиля: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения обеспечивает официальный тон, сводит к минимуму личный, субъективный момент в текстах документов (из них исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.)).

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмысленности и достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов — языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требований, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах управленческих документов.

Тема 1. Методология разработки управленческого решения

12 3 4 5 6 7 8 9 Следующая ⇒