|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
ТЕМА 6. Документационное обеспечение разработки и реализации управленческого решения.
6.1. Оформление управленческих решений. Управленческий документ: сущность, требования. Разработка и реализация управленческого решения в организации практически всегда сопровождается процессом его документирования. Документирование управленческого решения – это перевод решения из устной формы, не фиксируемой в пространстве и времени, в зафиксированную форму (электронную или печатную), в которой управленческое решение продолжает существовать и изменяться вплоть до его окончательной реализации. По своей сути, это зафиксированная на определенном носителе информация (решение, отраженная в тексте) с реквизитами, которые помогают определить цель, время, правомочность и условия разработки управленческого решения (справочная часть). Такая информация представляет собой собственно управленческий документ. Директор Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела, профессор РГГУ М.В. Ларин указывает, что в сфере управления документ выступает как инструмент, средство или способ осуществления процессов управления. Это главная функция управленческого документа, а все остальные его характеристики являются свойствами или факторами, позволяющими управленческому документу выполнить его основную функцию. Под целью управленческого документа понимается тот результат, который должен быть получен по завершению исполнения документа, что соответствует и цели управленческого решения. Е.Н. Колесник предлагает следующий состав требований, которым должен отвечать управленческий документ, чтобы не стать фактором, обуславливающим не совпадение цели документа и реально полученных результатов, после его исполнения[5]: 1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить сведениям, опубликованным в действующих нормативно-правовых актах и других документах, определяющих действия участников процесса управления. Невыполнение этого требования может привести либо к тому, что цели документа будет невозможно достичь, либо достигнутые цели будут аннулированы в установленном порядке. 2. Мотивированность. Желательно, чтобы содержание документа побуждало к достижению его целей. Если управленческий документ не отвечает этому требованию, то это не значит, что цели документа не будут достигнуты. Тем не менее, побуждение имеет большое значение в управлении. Поэтому в любом случае, если документ мотивирует исполнителя, достижение его целей будет более вероятным и наоборот - отсутствие в документе побуждающих положений может сделать цели документа не достижимыми. 3. Юридическая значимость и юридическая сила. Документ отвечает требованию юридической значимости, если он может быть признан как свидетельство, доказательство в органах, уполномоченных определять, можно ли документ использовать как свидетельство, доказательство. Другими словами, это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Поэтому, во-первых, документ должен быть издан органом, уполномоченным на издание таких документов, во-вторых, он должен иметь все положенные реквизиты, оформленные в соответствии с действующими нормативными документами. Отсутствие этих признаков приводит к тому, что документ может быть не принят лицами, от решения которых зависит достижение целей документа. Юридическая сила документа – это его способность вызывать правовые последствия. Таким образом, ДОУ является именно обеспечивающей подсистемой управления, которая ни в коем случае не должна подчинять себе управленческий процесс. Подмена целей средствами давно известна и носит название организационной патологии, приводящей к отсутствию эффективности управления. Нельзя также впадать и в другую крайность, выражающуюся в пренебрежении к ДОУ как к подсистеме, якобы тормозящей принятие управленческих решений. Здесь стоит вспомнить известное изречение: «Кто ясно мыслит, тот ясно излагает». То есть, оптимально организованный управленческий процесс в обязательном порядке должен сопровождаться грамотной фиксацией управленческой информации, позволяющей отслеживать реализацию всех функции процесса управления.
Требования к форме и тексту управленческого документа. Реквизиты. Официально-деловой стиль. К форме управленческого документа, так же как и к его сути, предъявляются определенные требования, которые необходимо соблюдать в целях эффективного управления. Все управленческие документы, фиксирующие принятое управленческое решение, являются официальными и оформляются в определенном порядке. Обязательным элементом оформления официального документа является реквизит, а совокупность реквизитов, расположенных в документе в установленном порядке носит название – формуляр служебного документа. Формуляр документа стал складываться еще в Междуречье несколько тысяч лет назад. Одними из старейших реквизитов являются текст, дата, печать, подпись. ГОСТ Р 6.30-2003 содержит 30 основных реквизитов, каждый из которых оформляется определенным образом. Несмотря на то, что этот стандарт носит рекомендательный характер, многие организации, в первую очередь органы государственной власти и местного самоуправления принимают его за основу. Все 30 реквизитов, включенных в стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие. Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы (таблица 6.1).
Таблица 6.1 Группы реквизитов
Правила оформления указанных в таблице реквизитов устанавливаются в организации, прежде всего, специальным локальным актом – Инструкцией по делопроизводству, которая, в свою очередь, как правило, опирается на действующий в настоящее время национальный стандарт по оформлению организационно-распорядительной документации (до настоящего времени – ГОСТ Р 6.30-2003). Основным реквизитом управленческого документа является текст, оформленный специфическим языком делового общения, который называется официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления, система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных задачами управленческого общения. Требования к официально-деловому стилю вытекают из ранее рассматриваемых свойств управленческой информации, и они должны быть сохранены и, следовательно, определенным образом выражены в языке и стиле документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней. Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения. Основные черты официально-делового стиля: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность, краткость текста. Нейтральный тон изложения обеспечивает официальный тон, сводит к минимуму личный, субъективный момент в текстах документов (из них исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.)). Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмысленности и достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов — языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок. Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности. Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требований, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах управленческих документов.
Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-03-17; Просмотров: 2847; Нарушение авторского права страницы