По возможности закрепления и хранения выделяют: воплощенную в материальных объектах, фиксируемую и не фиксируемую информацию.

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 8Следующая ⇒

Воплощенная в материальных объектах: сохранились материальные свидетельства о том, что при строительстве пирамиды Хеопса в Египте использовались важнейшие астрономические и математические вычисления;

Информация фиксируемая на носителях хранится бесконечно, не подвергаясь искажению, свидетельством чему являются наскальные надписи и рисунки.

Не фиксируемая информация хранится некоторое время в памяти людей, а затем посте пенно исчезает.

Слайд 83

По полноте информации выделяют: частичную и комплексную информацию.

Частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой, а комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения.

Для высшего звена необходима информация преимущественно общего характера качественная, внутренняя и внешняя, в зависимости от необходимости принятия решений, позволяющая делать анализ и прогнозы позволять делать вывод в разрезе «хорошо - плохо».

Для низового звена требуется постоянная узкоспециальная оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в количественной форме.

Руководитель должен иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только непосредственных подчиненных.

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для себя ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений.

При этом исходная версия объяснения, кочуя от одного субъекта к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство.

Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, не и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазон от 0 до 80-90 процентов.

Поскольку многие люди склонны считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководители организаций на Западе часто применяют их для распространения сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время доверием людей слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить их на свою сторону.

Стремительное нарастание объемов информации во второй половине XX в., связанное с новым этапом НТР и бурным экономическим ростом, привело к информационному кризису.

Слайд 84

Признаки информационного кризиса:

• возникновение избытка сведений по сравнению с возможностью их освоить (удвоение их объема в некоторых областях происходит раз в десять лет);

• рост удельного веса проблемной информации, дающей больше вопросов, чем ответов.

Следствием информационного кризиса являются следующие явления:

• увеличивается число повторных решений одних и тех же научно-технических проблем;

• снижается КПД научного труда, так как каждый результат приходится добывать ценой все больших усилий;

• усложняется выбор оптимальных вариантов;

• возрастают трудности управления.

Тест 8

Информационный кризис связан с нежеланием людей перерабатывать большие объемы информации.

А. Нет

Б. Да

В конечном итоге все это приводит к замедлению развития науки и производства, поэтому возникает потребность в целенаправленном управлении информацией (информационном менеджменте), которое зародилось в 1960—70-е гг.

Информационный менеджмент решает следующие задачи:

- создание информационных систем в различных сферах деятельности фирмы;

- разработка методов организации и контроля процессов получения, обработки и хранения сведений;

- текущее управление потоками информации.

На практике сложилось несколько подходов к информационному менеджменту, ставящих во главу угла разные факторы:

• экономический - соотношение затрат на получение информации и выгод, связанных с обладанием ею;

• аналитический - потребности в ней;

• организационный - влияние на внутренние процессы;

• системный - взаимосвязь со всеми аспектами деятельности организации как целого.

Всеобщая компьютеризация означала революцию в информационном обслуживании, которая по своей значимости аналогична внедрению в начале XX столетия в производство конвейера.

Основным носителем информации является документ.

Слайд 85

Документ – это материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Слайд 86

Документооборот – это поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки.

Документооборот в организации осуществляется обычно по определённой схеме. Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, содержащих чёткие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документов считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учёт и контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарём (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).

Оборот исходящей информации осуществляется обычно по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т.п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. На остающихся в организации копиях должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи руководителя.

Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или в подразделениях фирмы, которые готовили документ). Дела для хранения документов формируются по определённой системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объёма документооборота.

Слайд 87

Информационная база данных

Процесс управления и прежде всего выработка стратегии организации невозможны без обладания широкой информацией.

Эта информация состоит из сведений, почерпнутых из внутренних и внешних источников — документов (общих, служебных или специальных, например анкет), устных контактов (выступлений, интервью, бесед) и проч.

Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту разные источники, сопровождаться анализом.

Прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект, источник, срок и порядок получения данных о нем, нужный объем, размер выборки, методы сбор (опрос, наблюдение, эксперимент, имитация на основе математических моделей ориентировочные затраты.

Слайд 88

К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства), результаты предыдущих исследований.

Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны.

Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников организации (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных и личных контактов они имеют возможность «между делом» осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор необходимых сведений.

Другим источником информации служат партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений.

Слайд 89

Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях.

Через какое бы «сито» помещаемые в них сведения ни процеживались, за всем уследить невозможно, и многие данные, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно всплывают на поверхность.

Ряд материалов публикуется в открытой печати в соответствии с требованиями законодательства. Это касается, например, бухгалтерских балансов, отчетов о проведении годичных собраний в крупнейших акционерных обществах и т. п. Конечно, детальной информации в них не содержится, но иногда даже общих официальных сведений бывает достаточно, чтобы что-то подтвердить или опровергнуть.

Сегодня ситуация в деловой сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть и недостаточно для каких-то определенных выводов.

В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематического сборе (в том числе покупке) информации о научно-техническом, производственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, о личных особенностях склонностях их руководства и формировании соответствующих досье.

Такая деятельность, получившая название промышленной разведки, позволяет предугадать их будущую политику и соответствующим образом приспособиться к ней.

Слайд 90

Процесс промышленной разведки включает в себя:

- определение потребностей в конфиденциальных сведениях,

- их сбор, анализ и обработку полученных данных,

- выделение необходимой информации,

- ее обобщение и передачу заинтересованным лицам совершенствование методики работы.

Тест 9

Процесс промышленной разведки направлен на получение конфиденциальных данных, обладание которыми дает фирме конкурентное преимущество.

А. Да

Б. Нет

Нужно иметь в виду, что вопреки устоявшемуся мнению большая часть такой работы связана со сбором и изучением открытых материалов и лишь в отдельных случая) применяются приемы, связанные с нарушением законов.

Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому должна многократно перепроверяться.

Поэтому в крупных организациях создаются специальные подразделения, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных.

Такие базы стратегических данных состоят обычно из трех разделов.

Слайд 91

В первом разделе базы стратегических данных характеризуются производственный, технологический, научный, рудовой потенциал самой организации, проводимая ею научно-техническая политика, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства.

Все эти сведения лежат в основе модели ее функционирования и схемы внутренних взаимосвязей.

Кроме того, собирается информация о репутации фирмы и ее продукта (которая может существенно отличаться от собственных представлений), о реальных и потенциальных потребителях и тенденциях спроса, определяющих будущее организации, выбор продукта и рынка, о направлениях государственного регулирования.

Слайд 92

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 678 Следующая ⇒