Потребности в документной информации

Для организации документной деятельности большое зна­чение имеет вопрос о потребностях в документной информа­ции. Понятие «информационных потребностей» (а понятия «информационная потребность» и потребность в документ­ной информации» мы рассматриваем как синонимы, т.к. ин­формационная потребность предполагает потребность в до­кументе, потребность в информации о документе, потреб­ность в сведениях, извлеченных из документов) появилось в 60-70-е гг. XX в. и этому вопросу было посвящено большое число публикаций. Проблематика информационных потреб­ностей возникла из практики информационного обслужива­ния. В условиях лавинообразного роста числа документов ста­ло ясно, что без изучения спроса на документную информа­цию нельзя рационально и эффективно организовать работу с документами. Запросы потребителей, их характер, динамика изменений, выделение доминирующих групп по разным при-* знакам (принадлежности к отрасли, роду деятельности, про-, фессии, должности, возрасту и т.п.) влияют на все последую­щие этапы процессов деятельности. Без изучения запросов подготовка, сбор, аналитико-синтетическая обработка, поиск являются неконкретными и приводят в выдаче либо непол-, ной, либо излишней информации.

Есть несколько точек зрения на природу потребностей во­обще и потребностей в документах, в частности. В понятие «потребность» как бы объединяются объективные отноше­ния, которые побуждают к деятельности, и состояние субъекта

(личности, группы, общества), которое отражает эти отно­шения. С одной стороны, потребность определяют как нужду в чем-то необходимом для поддержания жизнедеятельности организма, человеческой личности, социальной группы, об­щества в целом. В таком плане потребность в документах рас­сматривают с точки зрения их участия в жизнедеятельности людей с целью поддержания социальных параметров их жиз­ни. С другой стороны потребности возникают в процессе дея­тельности человека. В частности, потребности в документах отражают потребность в знаниях и рассматриваются с точки зрения разности между уровнем знаний, накопленных в об­ществе о предмете деятельности потребителя, и его индиви­дуальным уровнем знаний в этой области с учетом осозна­ния им путей решения проблем, составляющих предмет этой деятельности.

Потребности в документной информации базируются на общей теории потребностей личности. Широко известна так называемая «Пирамида Маслоу», представляющая собой иерар­хически упорядоченные уровни потребностей человека. Ее ос­нову, базовый уровень составляют физиологические потреб­ности (витальные), без удовлетворения которых жизнь невоз­можна. Это потребность в пище, воде, сне, тепле и т.д. Далее следуют: потребность в безопасности, в принадлежности к социальной группе, любви, уважении, власти. И на вершине пирамиды — потребность в самовыражении, творчестве.

Потребности в документной информации в явном виде в формулировках уровней, выделенных Маслоу, нет, но в скры­том виде она присутствует, позволяя путем использования документной информации удовлетворять разные виды потреб­ностей. И на самом верхнем уровне иерархии — потребности в творчестве, самовыражении - продуцирование текстов, со­здание документов и есть самый распространенный способ ее удовлетворения.

Потребности носят объективный характер, поскольку обус­ловлены родом и спецификой деятельности потребителей информации — тематикой, характером работы. С другой сторо­ны, потребности субъективны, поскольку зависят от квали­фикации потребителя, его способности к восприятию, пере­работке информации, отдельных качеств его характера.

В зависимости от задач изучения потребностей в современ­ной науке применяются различные классификации:

• по их роли и значению в жизни человека - профессио­нальные, обусловленные родом занятий, и непрофесси­ональные, обусловленные интересом;

• по принадлежности к отраслям и сферам деятельности;

• по их функциональной роли в жизни человека — доми­нирующие и второстепенные;

• по субъекту потребности — общие, частные, единичные. Общие потребности в документной информации — есть

потребности, свойственные миру потребителей в целом. Час­тные потребности обусловлены спецификой какой-либо де­ятельности и характерны отдельным группам потребителей. Единичные представляют собой бесконечное разнообразие ин­дивидуальных потребностей в документах. Эти понятия диа­лектически взаимно связаны. С одной стороны, частные по­требности в документах не существуют вне потребностей кон­кретных индивидов. С другой стороны, частные потребности нельзя определить как простую сумму индивидуальных по­требностей, ибо они представляют собой относительно са­мостоятельную систему, формирующуюся в соответствии с целями и основными направлениями деятельности конкрет­ного коллектива или социальной структуры. Индивидуальные потребности также отражают эти общие направления деятель­ности, но своеобразно, в соответствии с конкретными усло­виями ее протекания.

По форме потребности в документной информации могут быть эпизодические (ситуативные), возникающие в результа­те определенного стечения обстоятельств, вынуждающих к поиску и использованию тех или иных документов, и посто­янные, обусловленные характером деятельности человека, ста­бильностью его интересов. Они более глубокие по характеру, базируются на знании уже достаточно большого круга основ­ных документов и заключаются, в основном, в отслежива­нии новинок.

По содержанию потребности в документной информации могут быть тематические, представляющие нужду потребите­лей в некоторой неопределенной совокупности документов

одного отраслевого содержания, и конкретные, удовлетворить которые способен лишь определенный документ. Тематичес­кие, в свою очередь, могут различаться по предпочтениям определенным видам изданий, глубине ретроспекции (т.е. по­требности в документах прошлых лет изданий. Чем более ста­рые документы необходимы, тем большая глубина ретроспек­ции), оперативности предоставления и т.д.

Потребности в документной информации первоначально проявляются в виде установки на информацию. Установка на информацию — одна из форм существования потребностей в документной информации, выражающая отношение потре­бителя к имеющейся информации, сложившаяся в процессе его деятельности. Установки формируются всем социально-историческим процессом удовлетворения потребностей субъек­та и, с одной стороны, зависят от содержания самой потреб­ности, а с другой — определяются производством документ­ной информации в обществе и существующими средствами ее доведения до потребителей.

Будучи выражением взаимосвязи субъекта и условий его деятельности потребности в документной информации обна­руживают себя в неосознанных влечениях и осознанных моти­вах поведения. Осознанные обществом, социальными группа­ми, индивидами потребности выступают в качестве их инте­ресов. Человеческие потребности, как правило, имеют пред­метную направленность, которой предшествует так называе­мое поисковое поведение. Общая, неконкретизированная по­требность стимулирует поиск определенных способов и пред­метов ее удовлетворения. Осознанные и вербализованные по­требности есть запрос. Под запросом понимается текст, выра­жающий на естественном языке определенную потребность в документах. Но в то же время сформулированный запрос не всегда соответствует истинной потребности. Специалисты, за­нимающиеся поиском документов, констатируют частую не­адекватность выражений потребностей специалистов в сфор­мулированных запросах. Запросы зачастую дезориентируют, а не направляют поиск. Чтобы адекватно, т.е. полно и точно выразить в запросе свою реальную потребность, человек дол­жен достаточно четко представить не только стоящие перед ним производственные, исследовательские задачи, но и свои

собственные познавательные возможности, уровень своей ком­петентности, способности понимать информацию-по данной проблеме и т.д. Мешают сделать это в полной мере следующие факторы: случайность образа предмета потребности, имеюще­гося в сознании автора запроса, психолингвистические огра­ничения в словесной коммуникации специалиста, трудности с вербализацией потребности и т.д.

Особенность всех потребностей, в том числе и потребнос­тей в документной информации, — их динамический харак­тер, изменчивость, развитие на базе удовлетворения потреб­ностей новых, более высоких, что связано с включением лич­ности в различные формы и сферы деятельности. Потребности не стоят на месте. Реализованная потребность в отношении одного документа зачастую приводит к необходимости поиска других, с ним связанных. Поэтому знание реальных потребно­стей и прогноз их развития на ближайшее будущее помогает оптимизировать всю документную деятельность. Для этого не­обходимы постоянные исследования потребностей в докумен­тах, анализ динамики их изменений.

Докуменгопроизводство

Организационная структура документной деятельности представлена социальными институтами, осуществляющи­ми подготовку документа, его тиражирование, распростра­нение, хранение, поиск и т.д. Для успешного осуществления основных процессов работы с документами важно опреде­лить закономерности их появления. Механизм возникнове­ния новой информации лежит в русле исследований твор­ческой деятельности человека и мало пока изучен. Почему в одни исторические периоды наука и художественно-творчес­кие виды деятельности вдруг делают гигантские шаги, а в другие — находятся в покое, повторяя пройденное? Ответа пока нет. Но то, что появляющаяся информация неизбежно имеет тенденцию оформления в документ, — это бесспорно. Развитие общества идет по пути умножения документов и рост их находится в зависимости от темпов роста обществен­ного производства.

Источником возникновения многообразия документов прежде всего является наука. В сфере науки документальная

фиксация информации играет глобальную роль. Во-первых, отдельные ветви науки существуют и функционируют исклю­чительно в виде текстов, в форме документов. Это — практи­чески все гуманитарные науки, задача которых осознание, проникновение в сущность социальных процессов, а результатом является создание текста. Способность к распростране­нию в обществе эти знания приобретают в форме документа: монографии, статьи, диссертации, депонированной рукопи­си и т.д. Кроме того, документы сами становятся объектом изучения гуманитарных наук, поскольку опосредованно несут в себе отражение социальных процессов и явлений.

Документы также участвуют в промежуточных процессах научного исследования: информируют об аналогичных и смеж­ных исследованиях, фиксируют промежуточные результаты (в форме научных отчетов, тезисов докладов).

В естественных и технических науках роль документов не менее значима. Правда, в качестве объекта изучения выступает не сам документ, а природные и искусственно воссозданные человеком феномены. Результаты такой научной деятельности воплощены в технологии, что предполагает их практическое использование. Это, в свою очередь, фиксируется в научно-|технической, технологической, патентной, нормативной документации, конструкторских чертежах и т.д.

Таким образом, начальный, промежуточный и конечный результаты научной деятельности немыслимы без документаль ной фиксации. В сфере науки документы являются одновременно объектом изучения, вспомогательным средством, способствующим оптимальному ведению исследования, и его конечным результатом.

Источником возникновения документов является и современное промышленное производство. Документы регулируют всюпроизводственную деятельность, начиная с разработки внедряемого в производство образца и до сдачи его в торговую сеть, отправки потребителю. Это — технологическая, конст­рукторская, патентная, нормативная документация, экономи­ческие расчеты эффективности, промышленные каталоги и прейскуранты, паспорта изделий.

Еще одним важным источником производства документов яв-

ляется управление. Система управления может быть рассмотрена

Как особая функция в социальной структуре общества на федеральном, отраслевом, региональном, местном уровнях и как подсистема любой сферы деятельности, включая отдельное предприятие. Процесс принятия управленческого решения • н уществляется на основе получения и переработки (анализа, > «шоставления, синтеза) информации и подготовки на этой «н'нове документа. Информация в управлении — это совокуп­ность нормативных, инструктивных, директивных, технико-тономических сведений, необходимых для решения задач 1*.гюития и функционирования управляемого объекта. Она не­разрывно связана с инструментарием, обеспечивающим - 1юр, хранение и обработку информации. Важнейшим источ­ником информации в управлении является экономика, проте-ь.иощие в ней разнообразные процессы. Особенности той или иной стороны производственно-хозяйственной деятельности оставляют различия видов информации. А фиксация на носи-пчнгх по установленным правилам управленческих действий, i с документирование, приводит к появлению управленческих «окументов.

Источником, увеличивающим многообразие документов, является и образование, т.е. способ передачи знаний, вырабо-миных предыдущими поколениями последующим. Эти знания, естественно, зафиксированы в документах, как не приспособленных для обучения (рукописях, монографиях, статьях и ц).), так и специально адаптированных целям обучения (учеб­ники, учебные пособия, сборники задач и упражнений, хрес-тматии и др.).

Художественно-творческая деятельность — еще один ис-тчник многообразия документов. Познание человеком объект явной реальности представляет собой не только проникнове­ние в сущность явлений с помощью разума. Действительность дана людям в целостном эмоциональном восприятии, кото­рое формирует художественное знание. Все явления реального мира существуют в состоянии определенного соотношения. мдержания и формы, гармония которых вызывает эстетичес-ute переживания. Благодаря воссозданию их целостного образа в словах, красках, линиях, звуках люди могут транслиро-мкь свои ощущения, переживания, тонкие нюансы психологических взаимоотношений, вызывая адекватную реакцию,

душевный отклик у людей, разделенных пространством и вре­менем. Являясь образно-эстетическим способом отражения действительности, художественно-творческая деятельность своим результатом имеет художественные тексты, музыкаль­ные, сценические и изобразительные произведения, художе­ственные фильмы. Создаваемые в этой сфере документы пре­имущественно воздействуют на органы чувств силой и дина­мичностью образных, звуковых и цветовых раздражителей, что обеспечивает положительный эмоциональный фон. Ценность подобной документной информации заключается в ее непов­торимом, субъективно пропущенном через авторский внут­ренний мир и социальный опыт отражении реальности.

Документы не всегда несут в своем содержании абсолют­но новую и оригинальную информацию, являющуюся пло­дом научных исследований и художественно-творческого ос­мысления действительности. Наоборот, совершенно новые и оригинальные идеи появляются крайне редко. Чаще всего текст документов являет собой результат логической и художествен­ной переработки известных фактов, сведений, они нацелены на их популяризацию, распространение, систематизацию, учет и т.п., что преломляется в создании разных по целям документов.

Подготовку документов осуществляет автор. Автор может быть индивидуальный — физическое лицо, своей творческой деятельностью создающий текст. Авторов может быть и не­сколько.

В таком случае их называют соавторами. В качестве автора может выступать и юридическое лицо — коллектив, предпри­ятие, социальная структура и государство в целом. Безуслов­но, проект документа, его первоначальный текст может быть создан только творческим трудом одного или нескольких че­ловек. Но в процессе его коллегиального обсуждения в текст вносятся поправки, дополнения, документ зачастую утверж­дается голосованием, в результате чего индивидуальный ха­рактер его подготовки теряет свое значение и автором стано­вится коллектив, утвердивший его текст.

В процесс подготовки документа также входит его редакти­рование. Редакционный этап — центральная стадия издательс­кого процесса. Ее началом следует считать прием рукописи от

и втора, концом - передачу рукописи в производство. В редак­ционной подготовке нуждаются все без исключения рукописи. Редактирование осуществляет многообразные задачи, связан­ные с разными видами редакции: логической, стилистичес­кой, лексической, грамматической, синтаксической. Редактор работает с рукописью, в его задачи входит:

• проверка соответствия текста лексико-стилистическим и грамматическим нормам языка;

• умение анализировать (а в случае необходимости и из­менить) смысловые связи в тексте;

• умение организовать и оформить текст в соответствии с определенными целевыми установками и нормами из­дательского дела.

Соответственно, можно говорить о логической, лингвис­тической и издательско-оформительской культуре редактиро­вания. Аналитическая работа редактора над текстом аналогич­на анализу любого иного объекта и основана на двух операци­ях, осуществляемых в большей или меньшей мере стихийно или осознанно: мысленном делении текста на некоторые со­ставные части (единицы текста); исследовании и оценке свя­зей, которые их характеризуют.

Критерии, влияющие на эти операции, определяются раз­нообразными подходами к тексту. В зависимости от задач анали­за одна и та же текстовая конструкция разбивается на смысло­вые, грамматические и стилистические единицы и исследуется со стороны соответствующих связей. В результате редакторской работы текст документа обретает законченные формы.

Важнейшей задачей следует считать также техническую об­работку рукописи - вычитку, которая устраняет возможные недочеты рукописи, оставшиеся после редактирования и пе­репечатки. В типографиях, которые используют печатные фор­мы, различают следующие виды оттисков, которые подверга­ются вычитке:

• гранка — колонки связанных вместе строк;

• верстка — композиционно законченный набор полосы;

• сводка - оттиск сразу нескольких полос, расположен­ных в том порядке, в каком они будут печататься на листе бумаги в печатной машине;

• чистый лист — оттиск с приправленной в машине печат­ной формы, полученный в процессе печати тиража;

• сигнальный экземпляр — пробный экземпляр готового печатного документа.

Оттиски, полученные с гранок набора, читает типограф­ский корректор; наборщик исправляет ошибки и делает но­вый оттиск, который посылают в издательство. Вычитке подвергаются все виды оттисков. Рабочий экземпляр коррек­турных оттисков подписывается в печать.

Задачи закрепления текста на материальном носителе, ти­ражирование документа решает полиграфическое производство.

Сегодня полиграфические предприятия располагают самы­ми разнообразными технологиями, учитывающими специфи­ческие особенности документов, качество материальных но­сителей, необходимый тираж и т.д.

Суть полиграфического процесса состоит в следующем: от­редактированному тексту путем верстки придают окончатель­ный вид документа, т.е. размещают текст, рисунки, фотогра­фии, декоративные элементы и т.д. Если раньше, чтобы изда­ние вышло в свет, ему необходимо было пройти большой путь — от автора до типографии, где текст набирался вручную на­борщиком или линотипистом, то сегодня весь текст набирают на компьютере. Таким образом, формируется оригинал-ма­кет, который с помощью копировально-множительной тех­ники будет размножен в нужном количестве экземпляров. Ори­гинал-макетом в издательской практике принято называть ру­копись, полностью подготовленную к сдаче в типографию для воспроизведения средствами полиграфической техники.

Этот процесс осуществляется при посредстве переснятых с оригинал-макета пленок и специальных форм. Форма должна иметь печатающие и пробельные участки. Печатающие участ­ки воспринимают краску и переносят ее на воспринимающую поверхность, а пробельные участки краску не воспринимают и соответственно не переносят на оттиск. Это достигается раз­личными средствами. Различают высокую, глубокую и плос­кую печать. При высокой печати печатающие участки делают возвышенными, а пробельные — углубленными. Механичес­ким прессованием лист плотно прижимают к форме и таким образом воспроизводят текст. При глубокой печати краска

шливается в углубления, которые и переносят изображения па лист. Плоская печать использует свойства некоторых мате­риалов дифференцированно относиться к типографской крас­ке, либо притягивать ее, либо отталкивать. Например:

- электрофотография — способ копирования, основанный на свойствах некоторых полупроводниковых материалов, заряженных электричеством, образовывать изображения проецируемого оригинала. Этот принцип положен в ос­нову широко распространенного ксерокопирования;

- гектография - основана на способности желатинового слоя воспринимать специальные чернила, которыми на­писан исходный текст и переносить их на прижимаемые к желатиновому слою листы бумаги;

- литография — способ плоской печати с литографского камня или металлической пластины, на которых печата­ющие элементы путем химической обработки сделаны воспринимающими жирную типографскую краску, а про­бельные — отталкивающими;

- светокопирование — способ, основанный на свойстве со­единений, входящих в состав покрытия светочувстви­тельной бумаги разлагаться под действием ультрафиоле­товых лучей;

- офсетная печать осуществляется путем нанесения на алюминиевую пластину гальванопокрытия, которое впос­ледствии протравляется на пробельных участках.

Репрографические методы предназначены для факсимиль­ного воспроизведения оригинала документа без посредничества печатных форм. Они основаны на использовании оптической неоднородности материалов по отражению, поглощению и про­пусканию света. Факсимильное воспроизведение документа оп­тическими методами сводится к получению его неискаженного изображения на каком-либо светочувствительном слое.

Каждый из методов тиражирования документов различа­ется по ряду технических и экономических характеристик: максимальному количеству оттисков, скорости, дешевизне, удобству, компактности и т.д. В результате тиражирования до­кументы печатаются в нужном количестве экземпляров и осу­ществляют дальнейшее движение к потребителю.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. E) Воспитание сознательного отношения, склонности к труду как основной жизненной потребности путем включения личности в активную трудовую деятельность.
2. E) Потребности общества и личности.
3. Блок 1. Тема: Потребности и ресурсы
4. Внимание, потребности, эмоции
5. Вопрос 19. Определение потребности в оборотных средствах корпорации. Понятие производственного и финансового циклов.
6. Глава V ПОТРЕБНОСТИ «БИОЛОГИЧЕСКИЕ»
7. Изучение потребности в персонале
8. Искусственно созданные потребности
9. Материальные носители документной информации
10. Материальные потребности общества.
11. Неудовлетворенные потребности людей
12. Нормирование оборотных средств.определания потребности в оборотных средствах.