Вопрос 1. Значение и история документоведения

Вопрос 1. Значение и история документоведения

В начале 19 века появились правила оформления документов.

О значении, придаваемом документоведению в современной России, говорят следующие факты:

- в кодексе РФ об административных правонарушениях предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в виде предупреждения или наложения штрафа на административное лицо (штраф от 3 до 5 мрод);

- штраф, полагаемый за невыполнение в срок законного предписания, предусмотрен для физического лица от 5 до 10 мрод, для юридического лица от 50 до 100 мрод.

Документационное Обеспечание и Управление ДОУ – отдел, занимающийся документами

Вопрос 2. Основные понятия и нормативные материалы по документоведению

Документ – это материальны объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом, для ее передачи во времени и в пространстве (ГОСТ).

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документированная информация или документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющая ее идентифицировать.

Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:

1. Стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации;

2. Ускорение процессов обработки и передачи информации;

3. Минимизация затрат на поиск и хранение данных.

Форма документа – установленная совокупность документов, расположенная в определенной последовательности.

Реквизит документа – это обязательный элемент, присущий определенному виду документов.

Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе изготовления документа.

Бланк документа – носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Схема расположения реквизитов документов – модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов.

Схема расположения реквизитов организационно-распорядительных документов приведена в ГОСТР 6.30-2003

Вопрос 3. Классификация документов

Документы классифицируются по следующим признакам:

1. По способу фиксации информации (письменные, графические, фото, видео, аудио, кино);

2. По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские);

3. По назначению (приказы, положения, протоколы, письма, заявления);

4. По степени сложности (простые и сложные);

5. По месту составления (внешние и внутренние);

6. По срокам исполнения (срочные и несрочные);

7. По сфере действия (служебные, деловые, офциально-личные);

8. По степени гласности (обычные, без ограничения доступа, с ограничением доступа);

9. По юридической силе (подлинники, копии, дубликат, отпуск).

Отпуск – полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами что и подлинник, и заверена, если необходимо оттиском печати.

Общероссийский классификатор управленческой документации.

Пример: 02710208 – анкета, где

02 – унифицирована система организационно-распорядительной документации;

71 – подкласс форм унифицированных документов (личная документация);

020 – номер формы внутри подкласса (анкета);

8 – контрольное число.

Правила оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003

Вопрос 1. Состав реквизитов документов

Вопрос 2. Правила оформления реквизитов

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Общие положения и требования к распорядительной документации

Основное назначение – регулирование и координации деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных задач. Особенность распорядительных документов в том, что они обязательны для выполнения. Распорядительные документы содержат решения, идущие вниз по системе управления (от руководителя к подчиненному). С помощью распорядительных документов разрешаются следующие проблемы и вопросы: решения вышестоящих организаций, если такие имеются, решения и предписания высшего руководства организации, решения руководителей структурных подразделений. Федеральные органы исполнительной власти также выпускают большое количество распорядительных документов. Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих организаций

2. Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности

С точки зрения порядка разрешения вопросов и принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности и документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. Как правило, в условиях коллегиальности, обычно издаются постановления, а приказы и распоряжения издаются единолично.

Примеры распорядительных документов

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, в целях разрешения производственных задач. Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу.

Приказ разрабатывается по поручению руководителя учреждения руководителями структурных подразделений. Приказ может оформляться как на бланке организации, так и на бланке приказа. Бланк приказа содержат следующие реквизиты: государственный герб, эмблему, наименование организации, слово «ПРИКАЗ» в качестве реквизита названия вида документа, дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись и визы.

Подготовка приказов включает в себя следующие стадии:

Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
Подготовка проекта приказа
Согласование проекта приказа
Подписание руководителей

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:

Констатирующая (в ней дается обоснование распорядительных действий)
Распорядительная (в этой части находится непосредственно распоряжение)

Каждое поручение выделятся в самостоятельный пункт, включающий следующее: наименование должности, фамилию и инициалы исполнителя или исполнителей, содержание поручения и срок выполнения данного поручения. Распорядительная часть начинается словом «ПРИЗАЗЫВАЮ», которое печатается большими (прописными) буквами.

Работник службы делопроизводства должен организовать ознакомление сотрудников предприятия с содержанием приказа. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указана какая-то другая конкретная дата. Сроки хранения приказа по основной деятельности: по работе предприятия в целом – от 10 лет до ликвидации организации; по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для решения оперативных вопросов. Составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Могут быть изданы как руководителем предприятия, так и его заместителями или руководителями самостоятельных структурных подразделений. Имеет те же реквизиты, но распорядительная часть текста документа начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Так же как приказы проходит процесс согласования, имеет те же сроки хранения. Имеет порядковый номер в пределах календарного года.

РЕШЕНИЕ – документ коллегиального органа, составляемый по организационным и производственным вопросам. Имеет те же реквизиты, но согласования не проходит. Распорядительная часть текста документа начинается словом «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ». Многие решения имеют постоянных срок хранения.

УКАЗАНИЕ – распорядительный документ, составляемый в целях разрешения вопросов, связанных с выполнением приказов, поручений и инструкций. Текст так же делится на две части. Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ». Подписывается руководителем предприятия либо его заместителем. Указания также проходят согласование.

Примеры информационно-справочных документов

ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях и деловых встречах. Оформляется или на общем бланке организации или на чистом листе бумаги. Содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, наименование организации, дата, регистрационный номер протокола, заголовок к тексту, текст и подписи. Заголовок к тексту в протоколе представляет собой название коллегиального органа, заседание которого состоялось в родительном падеже и полностью печатается строчными буквами (маленькими). Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии председателя и секретаря соответствующего совещания, фамилии участников заседания и приглашенных, если участников и приглашенных больше 15, то указывают их общее количество, оформляют их отдельным списком и делают отметку «список участников прилагается». Фамилии присутствующих должны быть записаны в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. Если место одно и тоже, то указываются только фамилии и должности. В протоколах заседаний совета директоров должны быть указаны все фамилии присутствующих, не зависимо от количества присутствующих. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсуждение вопросы, расположенные по степени сложности и важности (в порядке убывания). Вопросы формируются в именительном падеже, и сразу же указывается фамилия и должность основного докладчика.

Основная часть содержит по каждому вопросу повестки дня разделы: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими лицами. Протокол датируют тем числом, когда происходило данное событие.

Существует два вида протоколов: полные и краткие.

Полные: содержания доклада и выступлений приводятся полностью или прилагаются.

Краткие: содержание докладов формируется в тезисной форме, в разделе «выступили» указываются только фамилии выступивших. Также возможет вариант краткой формы протокола, в котором указываются сведения о председателе и секретаре, количество участников, перечень рассмотренных вопросов и формулировка принятых решений.

Протоколы имеют постоянный срок хранения.

АКТ – документ, составленный нескольким лицами для подтверждения установленных событий и фактов. Часто для составления акта создают специальную комиссию, для чего выпускают специальный распорядительный документ. Акты разнообразны по содержанию и значению. Акт оформляется либо на общем бланке организации, либо в особой унифицированной форме, утвержденной ГОСТом в зависимости от вида акта.

Акт имеет следующие основные реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, название документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок, текст и подписи. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывают основания его составления и состав комиссии, основная часть содержит установленные факты и описание проделанной работы. Подписывается акт без указания должностей (председатель и члены комиссии).

ЗАПИСКИ бывают докладные, объяснительные и служебные.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, а также содержащий выводы и предложения составителя.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины каких-либо действий, фактов, происшествий. Объяснительные записки делятся на две группы: сопровождающий основной документ и поясняющий его содержание, составленный в связи с каким-либо происшествием или поведением отдельного работника.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – документ, составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического характера, информационного или хозяйственного обеспечения и адресуемое руководителю или специалисту другого структурного подразделения. Как правило, пишется между подразделениями.

Все записки пишутся на листе формата А4 и содержат следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, название документа, должность и фамилия адресата, дата и подпись составителя.

СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера, выдаваемый заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов. Справки в зависимости от их адресной направленности делят на внешние и внутренние. Внутреннюю справку оформляют на обычном листе бумаге с подписью, а внешнюю на бланке предприятия с подписью руководителя (главный бухгалтер) и печатью.

Деловая переписка

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, обеспечивающий оперативный информационный обмен между организациями. К переписки относятся следующие документы: служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факс, электронное сообщение и другие.

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Структура

Кадровая документация включает в себя следующие комплексы документов:

Законодательные акты и нормативно-справочную документацию
Плановая документация
Организационно-правовая документация
Организационно-правовая документация
Персональная документация
Договорная документация
Распорядительная документация
Учетная документация
Отчетная и отчетно-справочная документация

Плановая кадровая документация

Плановая документация – комплекс документов, который включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования кадрового состава и документы по нормированию труда.

Основной документ планово-кадровой документации – программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития.

Персональная документация

Комплект персональных документов служит для установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений человека с фирмой или организацией. Однако, сам по себе факт их выдачи или наличие эти отношения могут не устанавливать.

Комплект персональных документов включает:

Документы, выдаваемые гражданами соответствующими государственными органами и подтверждающие сведения, которые граждане сообщают о себе.
Документы, выдаваемые учреждением для подтверждения различных целевых фактов и его предоставления (пропуск, командировка, грамоты, справки, подтверждающие место работы и др.)
Документы, составляемые в целях установления, изменения и прекращения трудовых отношений (заявления, жалобы, объяснительные)
Служебные документы, характеризующие профессиональные и другие качества работника, не предназначенные для передачи этому работнику (аттестационные листы, результаты тестирования, протоколы комиссий)

Договорная документация

Комплект договорной документации регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя. Основные документы: коллективный и трудовой договора.

Коллективный договор – документ, который регулирует социально-трудовые отношения в организации.

Трудовой договор является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. Имеет типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания сторонами. Аннулируется путем издания соответствующего приказа.

Процедура приема на работу

1 шаг – Объявление вакансий, получение резюме, подбор кандидатуры

2 шаг – информирование кандидата об обязанностях, связанных с конфиденциал документами

3 шаг – если ваш кандидат согласен, заполнение заявления о приеме, автобиографии, личного листка, передача в отдел кадров копий документов об образовании, рекомендательных писем и характеристик.

4 шаг – проводят собеседование по представленным документам с работником отдела кадров

5 шаг – собеседование экспертов с кандидатом, с целью выяснения их личных и моральных качеств, если должность требует то мед справка

6 – получение от претендента на должность согласие на работу с конфиденц инф

7 – подписание о неразглашение тайны

8 – инструктаж и ознакомление с должностной инструкцией и инструкцией по обеспечению инф безопасности организации

9 – составление договора и его подписание

10 – подписание и составление приказа (всё что о защите информации 3 месяца испытательного срока)

11 – пока на испытательном сроке изучение моральных качеств сотрудника, обучение и проверка знаний

12 – анализ результатов в течении испытательного срока, составление нового трудового договора и приказа о приеме на работу, либо увольнение как непрошедшего испытательный срок

13 – допуск к конфиденциальной информации

Процедура увольнения

Написание заявления об увольнении, с раскрытием причин увольнения и желательно с местом предполагаемой работы, или докладная записка
От увольняющегося работника прием сотрудником службы безопасности всех документов, носителей информации и т.д, оформление акта приема
Проведение сотрудником службы безопасности беседы с работником с целью напоминания ему о необходимости сохранения тайны
Подписание работником обязательств о неразглашении им конфиденциальных сведений
Документальное оформление увольнения:

¾ прием от работника пропуска для входа в здание

¾ выдача трудовой книжки

¾ провождение до выхода из здания сотрудником безопасности

¾ приказ об увольнении

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ

Конфиденциальный документ – документ ограниченного пользования.

К конфиденциальной информации относятся все виды закрытой информации за исключением гостайны. Работу с гостайной полностью регламентируется российским законодательством. Законодательно конфиденциальная информация частично регламентирована в следующих законодательных актах: закон «О защите информации», закон «О коммерческой тайне». Постановление правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут быть отнесены конфиденциальной информации».

Для того, чтобы обозначить, что документ является конфиденциальным, на нем ставится гриф. Создание конфиденциального документа проводится только в случае необходимости.

Организации сами регламентируются правила работы с конфиденциальными документами, издаются следующие дополнительные документы:

1. перечень конфиденциальных документов и перечень конфиденциальных сведений (оформляется 1 раз в год, создается постоянно действующая экспортная комиссия (ПДЭК))

2. Инструкция по работе с конфиденциальными документами или положение о безопасности документации (оформляют доступ к конфиденциальной информации)

Учет конфиденциального документа начинается с черновика, который оформляется только на специально учтенных носителях. К бумажным носителям конфиденциальной информации относятся: спецблокнот, рабочая или стенографическая тетради, отдельные листы бумаги, оформленные и учтенные определенным образом.

Создание черновика документа:

На специально учтенном носителе. Черновик учитывается и регистрационный номер черновика переносится потом и на сам изданный документ. Все использованные черновики отправляются в специальную урну, которая опечатана.

Согласование проектов документов проводятся лицами, имеющими допуск к конфиденциальной информации или знающие ее в связи со своей деятельностью. Издается документ в специальном помещении и только на определенной проверенной технике.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Составление и оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их индексов или номеров и сроков хранения.

Имеет определенную форму, как правило, это документ, представленный в виде таблицы (индекс, заголовок дела, дата заведения и дата закрытия, количество листов, срок хранения, примечания). Номенклатура дел составляется на 1 год, в конце календарного года составляется на следующий год. Ее утверждает руководитель предприятия, подписывает руководитель подразделения делопроизводства либо того подразделения, которое занимается делопроизводством, согласовывается с руководителем архива организации.

Перечень организационных документов, возникающих в ходе работы организации.

Назначение номенклатуры:

1. Выступает в роли своеобразного плана распределения исполненных документов по делам

2. Является учетной формой для заведенных дел

3. Устанавливает индексы или номера и сроки хранения дел

4. Используется для проверки наличия дел

Заголовок дела:

1. Рекомендуется, чтобы в делах хранились документы одного срока хранения.

2. Рекомендуется не делать слишком широким

Объем дела – меньше 250 листов! Если больше, то открывается дело с таким же заголовком Том2.

Переходящее дело – дело, не закрытое в течение одного календарного года.

Формирование и хранение дел

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дело постоянного и долговременных сроков хранения должны иметь твердую обложку.

Оформление дела включает в себя следующие действия:

1. Оформление обложки дела

2. Заведение карточки учета выдачи дела

3. Заведение и заполнение внутренней описи документов дела

4. Внесение документов в дело

5. Закрытие дела, которое производится в виде составления заверительной надписи, подшивки и опечатывания

Обложка

Карточка учета выдачи дел

Внутренняя опись документов

дела №___ том №____

Если необходимо изъять документ из дела, то вместо изъятого документа в дело помещается справка-заместитель.

Лист-заверитель дела

Оформляется последним листом или наклеен на обложку с внутренней стороны.

При формировании дела листы нумеруются.

Листы каждого тома дела при закрытии дела проверяются, прошиваются плотной ниткой в 4 прокола, концы нитки опечатываются либо пломбируются. В случае переплета ничего не прошивается и не опечатывается.

ЭКСПЕРТИЗА ДОКУМЕНТОВ

Как правило проводится ежегодно, при небольшом количестве документов 1 раз в несколько лет.

Для уточнения сроков хранения документов необходимо руководствоваться следующими документами:

1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (2003)

2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (2001)

3. Методические рекомендации «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций» (1997)

4. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007)

В случае разночтения в этих документов выбирается максимальный.

Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные данными перечнями, то срок их хранения следует определять постоянно действующей экспертной комиссией на основе следующих критериев:

1. Содержание документа (уникальность и значимость информации)

2. Происхождение документа

3. Внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюции, физическое состояние)

В помещениях архивов должен поддерживаться следующий температурно-влажностный режим:

Для бумажных документов: 17-19 градусов, 50-55%

Для пленочных материалов: черно-белые – 15 градусов, 40-55%;

Цевтные 2-5 градусов 40-55%

Для документов на дисковых носителях 15-20 градусов, 50-65%

Контролируется регулярным изменением параметров.

ВВ простых архивах допускается: в кондиционируемых помещениях измерять параметры 1 раз в неделю, без кондиционера – 2 раза. Приборы размещаются в главном проходе на стеллаже. Материалы покрытия стен, полов и потолков не должны выделять вещества и собирать пыль.

Высота хранилища зависит от технологического оборудования, применяемого при хранении, но не менее 2, 25 м и не выше 4 м.

В архивах не должны проходить газовые, канализационные трубопроводы. В ином случае они изолируются. Электропроводки

Лекция АРХИВ