|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Информационно-справочных документовСтр 1 из 4Следующая ⇒
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К лабораторной работе по дисциплинам “Документоведение”, “Защита и обработка конфиденциальных документов“ Уфа 2004 Составители: Сигачева Т.Н., Козина Т.Л. УДК 651.75 (07) ББК 65.050.2(я7)
Создание образцов информационно-справочных документов на основе бланка предприятия: Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам «Документоведение», «Защита и обработка конфиденциальных документов» / Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т: Сост. Т.Н. Сигачев, Т.Л. Козина. – Уфа, 2004. – 62 с.
Рассмотрены виды деловых писем, необходимые реквизиты и типы бланков для их оформления. Определены требования к языку, стилю, тексту деловых писем. Для создания образцов деловых писем используется пакет Microsoft Word. Предназначены для студентов специальности 075400 “Комплексная защита объектов информатизации”.
Табл. 1. Ил.8. Библиогр.: 9
Рецензенты: Ф.Х. Кутдусов, Л.Ф. Розанова
©Уфимский государственный авиационный технический университет, 2004
Содержание
Лабораторная работа
Создание образцов Информационно-справочных документов На основе бланка предприятия Цель работы Целью лабораторной работы является изучение требований, предъявляемых к современному деловому письму, признаков официального делового стиля, используемого при их составлении, получение практических навыков составления типовых деловых писем, телеграмм и факсов на основе формуляра и бланка предприятия, разработанного с использованием пакета Microsoft Word. 2. задание 2.1. Ознакомиться с требованиями к содержанию и стилю современных деловых писем. 2.2. Составить типовые деловые письма, факсы, телеграммы по предложенным ситуациям. 2.3. Создать с использованием пакета Microsoft Word бланки писем предприятия с необходимыми реквизитами. 2.3. Оформить составленные документы на соответствующих бланках
Теоретическая часть
Место делового письма в системе управленческой Документации. Культура официальной переписки
Среди документов, создаваемых в сфере управления, переписка занимает ведущее место. Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. В состав переписки входят деловые письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, телетайпограммы и другие документы. Виды деловой переписки определяются способами передачи деловой информации. Деловое (служебное) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста – пересылкой по почте. Культура официальной переписки определяется тремя принципами: лаконизм делового письма; достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; ясность и недвусмысленность языка сообщения. В деловом письме требования, предъявляемые к официальной переписке, приобретают большую значимость в силу того, что основной спектр деловых отношений регулируется правом, системой юридических норм, за которыми следуют экономические, финансовые и иные санкции. Деловое письмо должно соответствовать и этическим требованиям, сложившимся в практике деловых отношений. Официальное письмо является одним из главных каналов связипредприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется преддоговорное общение, выясняются отношения между предприятиями. Отсутствие навыков составления официальных писем довольно характерно для секретарей, референтов, специалистов и руководителей. Для того чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Их невыполнение затрудняет работу с официальными документами и лишает письма юридической и практической значимости.
Или ЗАО «Электроценромонтаж» Главному бухгалтеру В.В. Гуляеву Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно: Администрации районов Московской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес: И.П. Иванову ул. Кирова, д. 6, кв. 12, г.Новосибирск, 630102 В реквизите «адресат» допускается центровать каждую строку по отношению к самой длинной строке: Председателю садового товарищества «Синие зори» А.Г. Сизову 17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату: Сидоровой Г.И. Петрову М.В. Прошу подготовить ответ в Министерство образования РФ Личная подпись 09.09.2004 Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 18. Заголовок к тексту письма включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, отражать основной вопрос, затронутый в письме, и отвечать на вопрос: о чем (о ком)?, например: " О представлении к награждению", " Об оказании финансовой помощи", " О выделении средств" и т.д. Заголовок должен быть кратким и емким помещается перед текстом письма, слева и содержит одну фразу. Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. В сопроводительных письмах и письмах, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается. 19. Отметку о контроле за исполнением письма обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Текст пишется только на русском языке при направлении писем: 1) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ; 2) на предприятия, в организации, объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ. В письмах используют следующие формы изложения: · от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу решить»); · от первого лица множественного числа («просим направить», «просим предусмотреть»); · от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «комитет считает необходимым»). 21. Отметка о наличии приложения. Если в тексте письма упоминается о наличии приложения, то отметку о нем оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложения, которые не упомянуты в тексте, то указывают наименование каждого прилагаемого документа, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их номеруют, например: Приложения: 1. Справка об итогах работы на 6 л. в 1 экз. 2. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы - число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения формируют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. 22. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное – при оформлении на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия): Исполнительный директор ЗАО «Пилот» Подпись И.Г. Григорьев или на бланке Исполнительный директор Подпись И.Г. Григорьев При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывают. Документы, отправляемые от имени организации, подписываются руководителем или его заместителем, письма на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Генеральный директор Подпись А.В. Петров Главный бухгалтер Подпись Н.И. Иванова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например: Начальник управления Начальник управления образования культуры Подпись Г.А. Петров Подпись И.В. Соловьев В реквизите «подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Исполнительный директор ЗАО «Кристалл» Подпись Ю.М. Аксенов В письмах не допускается ставить в реквизите «подпись» предлог «за», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименованием должности. Каждая организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании письма. Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемых документов указаны в федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации». Юридическая сила документа, передаваемого с помощью автоматизированных, информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических устройств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима использования таких подписей. На практике часто применяют совместные письма. Они составляются на чистом листе бумаги и подписи руководителей располагают на одном уровне, например: Директор школы № 25 Директор ПУ № 13 Подпись Г.В. Петров Подпись Н.И. Сидоров 27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу, например: И.П. Семенов 36-45-12
Классификация писем
Классификация деловых писем основана на классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Деловые письма делятся на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения: письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение. По функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы: · письма, требующие ответа - это письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение; письмо-представление; ответы на эти письма имеют определенную форму в зависимости от характера исходного письма; письма-ответы всегда содержат индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. · письма, не требующие ответа – это письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение.
Рисунок 4 – Образец продольного бланка письма организации
Отдельные виды писем
Письмо-просьба. Приизложении просьбы необходимо выделить обоснование или заинтересованность в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма - просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Письмо - просьба может излагаться: а) от первого лица единственного числа («Прошу...»); б) от первого лица множественного числа («Просим...») (образец письма приведен в приложении); в) от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, администрация, совет трудового коллектива, кооператив... просит...) (образец письма приведен в приложении); г) от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (дирекция и профсоюзная организация просят...). ООО «Отис» Ферина ул., д.12, Директору ЗАО «Ролик» г.Уфа, 450000, И.И. Хорову Тел.: (3472) 391024 Чернышевского ул., 123, г. Уфа, 450000 29.10.2002 № 000056 На № от Об информационном обеспечении Просим сообщить условия предоставления информации о рынке сбыта вашей продукции. Сопроводительное письмо. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки и является средством контроля за соблюдением дисциплины и сохранностью отправляемых документов, например: Направляем перечень необходимых хозяйственных материалов для подготовки школы к новому учебному году. Приложение: на 1 л. в 1 экз. Договорное письмо. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Например: Направляем подписанный с нашей стороны договор №_____ от _______. Справка о финансировании будет выслана _____. Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора. Письмо-подтверждение направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий и т.п., и также телеграмм и телефонных сообщений. Ключевые слова письма – подтверждения образуются от глагола подтверждать, заканчивается просьбой, предложением, замечаниями и указаниями. Например: О получении документации Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за быстрое выполнение заказа. Подтверждаем получение Вашего письма. Наше решение будет сообщено до _______. Письмо-напоминание направляется тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ; состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами письма-напоминания являются слова, образованные от глагола напоминать. Пометка «вторично», помещаемая на поле письма уже подчеркивает факт напоминания, и ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма. Пример письма - напоминания: Письмом № 197 от 24.02.2004 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности наш завод имеет возможность дополнительно изготовить и поставить Вашему кооперативу в 2004 г. Различные химические реактивы на сумму до 1 млн. руб. Однако до настоящего времени ответа мы не получили. Напоминаем о нашем предложении и просим в 10-дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от получения указанных химических реактивов. Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 25.02.2004. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск. Письмо-извещение содержит сообщение или утверждение, является ответом на запрос и начинается со слов «сообщаем», «извещаем», «доводим до Вашего сведения», «ставим Вас в известность». Например: В ответ на Ваше письмо от 01.03.2004, сообщаем, что, к сожалению, мы не можем пока выслать Вам наш последний каталог токарно-карусельных станков, так как он еще находится в печати. Информационное письмо – разновидность письма-извещения, цель которого – своевременное информирование другого предприятия или заинтересованного лица в сложившейся ситуации, доставка информации одного и того же содержания в несколько адресов. В зависимости от значимости письмо подписывается соответствующим должностным лицом, руководителем предприятия, организации, учреждения. Одним из видов информационного письма является циркулярное письмо. Источником рассылки писем выступает руководящая организация, которая информирует подчиненные ей предприятия по тому или иному вопросу или дает соответствующие распоряжения. Циркулярное письмо подписывается руководителем организации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности – также и главным бухгалтером или руководителем финансово-бухгалтерской службы. Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц (нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций). Например: Институтом в декабре 2004 г. планируется проведение научно практического семинара на тему «Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы развития». Приглашаем Вас принять участие в семинаре, выступить с докладом. Доклады, представляющие наибольший научный интерес, войдут в сборник научных трудов, издание которого планируется на 2004 г. Сведения об участии в научно-практическом семинаре, а также тему предполагаемого выступления просим сообщить до 01.09.2004 по адресу: ... Письмо-приглашение адресуется конкретным лицам, коллективам и организациям или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты- приглашения, так и трафареты. Пример письма-приглашения: Уважаемый… 16 апреля с.г. а 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю проект и прошу принять участие в его обсуждении. Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ___________ Приложение: Проект линии теплопередачи на 32 л. в 1 экз. Председатель ученого совета института Секретарь ученого совета Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется организации или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем, гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени- отчеству к лицу, которому оно адресовано. При этом слово гарантия вообще может не упоминаться в тексте. Например, работники почты выработали свою словесную формулу: наложенным платежом, являющуюся средством выражения гарантии (образец письма приведен в приложении). Гарантироваться может оплата за выполненную работу, срок и качество ее выполнения, жилплощадь, трудоустройство, поставка товара и выполнение услуг. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в него как составная часть. В таких письмах используются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантирует, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), например: Просим в срок до 01.10.2004 г. изготовить типографским способом 1200 пригласительных билетов на областной праздник, посвященный 60-летию системы начального профессионального образования. Оплату гарантируем. Приложение: образец пригласительного билета. Помимо своей юридической функции, гарантийное письмо выражает и этические отношения. Моральная сторона таких писем выражается в стиле письма, свидетельствующем о доброжелательном отношении к организациям, предприятиям и лицам, которым оно адресовано. Например: Уважаемый Александр Иванович! Завод «Прогресс» просит Вас оказать техническую помощь в разработке рабочих чертежей. Оплату завод гарантирует со своего расчетного счета №___________ в ________________ Если в течении 12 месяцев со дня пуска в эксплуатацию (и не более 24 месяцев от даты отгрузки) в оборудовании обнаружатся дефекты в отделке или конструкции, мы обязуемся в кратчайший срок устранить их за свой счет или бесплатно заменить дефектное оборудование. Обязуемся уплатить также стоимость перевозки. Письма-запросы и письма-ответы. Характер информации в письме - запросе предлагает вариантность ожидаемой информации в письме - ответе. Так, письмо, содержащее предложение, требует ответа: принимает ли его другая сторона или нет. Аналогичной реакции требует письмо, содержащее просьбу. В сфере деловой переписки действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, что получает свое отражение в языке вторичной ответной корреспонденции. Этот принцип требует: а) ссылки на первичное письмо и его тему; б) соблюдения идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, прежде всего в терминологии; в) совпадения объема информации и аспектации содержания в обоих видах писем; г) соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания. Письмо-ответ может начинаться с выделения любого аспекта, это зависит от мнения другой стороны, от степени значимости затронутого вопроса, но ни один из пунктов письма не должен оставаться без ответа. В противном случае письмо должно включать указание на следующее письмо, посвященное данному аспекту, которое будет отправлено впоследствии. Такие письма можно разделить на следующие виды: а) письмо-запрос (ему соответствует письмо-справка, письмо-извещение); б) письмо-просьба (ответ может быть либо положительным, либо отрицательным); в) письмо, включающее конкретное предложение. К нему примыкает письмо-приглашение (ответ также может быть либо положительным, либо отрицательным). Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой самостоятельный расчетный счет в банке. Письмо-запрос состоит: из введения, в котором излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой (в случае необходимости) на соответствующие нормативные материалы, решения правительства, прежние письма, указания вышестоящих органов. Например: В связи с... просим срочно сообщить, имеется ли у Вас возможность принять дополнительный заказ на изготовление и поставку нашему предприятию в III и IV кварталах 2004 г. 100 т лаков и красок согласно прилагаемому проекту спецификации. Ожидаем вашего ответа в течение 10 дней. Письмо–запрос может быть коммерческим документом, представляющим собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и т.п. и (или) направить предложение на поставку товара. В запросе, как правило, указывается наименование товара (услуг) и условия, на которых партнеру желательно получить товар; например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. Примеры: Благодарим за каталог, который Вы прислали, и сообщаем, что мы заинтересованы в импорте инструментов. Просим сделать нам предложение на 100 резцов с приложением всех необходимых чертежей и указанием рода упаковки. Ввиду того, что резцы нам нужны срочно, просим указать в предложении срок, в который Вы сможете отгрузить половину указанного количества. Если продавец не может сразу выслать покупателю предложенный товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности: а) принятие вопроса к рассмотрению; б) выяснения возможностей поставки интересующего покупателя товара; в) отказ поставить интересующий покупателя товар; г) изменение условий поставки (например, количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.п.); д) обещание направить предложение на поставку интересующего покупателя товара. Пример ответа на запрос: Благодарим за запрос от ______ на поставку _____________________ (наименование товара) В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления Вам предложения на интересующий Вас товар. Наше решение сообщим в ближайшее время. Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), т.е. заявление о возможности заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено покупателю как в ответ на его запрос, так и по инициативе продавца. При этом обычно указываются наименования предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара, например: Мы можем предложить Вам ___________________________ (наименование товара) Цена- Количество- Срок поставки- Качество- Условия платежа- Упаковка- При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие; если покупатель не согласен с каким-либо условием (с количеством товара, ценой, сроками поставки и т.п.), то он сообщает об этом продавцу; и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки (предмет сделки, качество товара, цена, сроки поставки и т.д.). Рекламационное письмо – документ, представляющий собой предъявление претензии стороне, нарушившей принятые на себя по контакту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта (договора). Рекламация должна содержать следующие данные: а) основание для предъявления претензий; б) доказательства – ссылки на нормативные акты и документы, например, на технические условия, акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, коммерческий акт и т.п.; в) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию; например - требование замены некачественного товара качественным или уценки товара; в случае рекламации по качеству – требование скидки с общей стоимости партии товара; требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с невыполнением контракта. Рекламация предъявляется в письменном виде, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. И в определенный срок, если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон. Пример письма - рекламации: Международные письма
3.8.1.Стандарты международной организации по стандартизации на оформление переписки. При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации, которые выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств. Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии " Документация и информация" (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены: 1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975); 2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979); 3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990). Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводятся требования к размещению и оформлению 20 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12 (табл. 1). Таблица
Реквизиты писем в России и международных писем
В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле – 20 мм; верхнее – 10, текстовая область для формата А4 – 183х280, для формата A5L – 183х131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое – 10, верхнее – 20 мм. При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4, 233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2, 54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителей документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field) ( рис. 8).
Рис. 8. Размещение полей (зон) на бланке международного письма
Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено от одного до четырех адресатов. В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993. Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др. На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу. Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телегра Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-03-25; Просмотров: 702; Нарушение авторского права страницы
Рис. 3. Образец углового бланка письма организации
2, 54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.