Состав научно-справочного аппарата к архивным документам

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 5

Архивный справочник. Система научно-справочного аппарата. Функции СНСА. Разработка информационно-поисковых систем. Справочники, выполняющие контрольно-учетную и информационно-поисковую функцию. Уровни информации СНСА: фонд – дело – документ.

Типы и виды архивных справочников,

Их целевое назначение

Каталоги: систематический, предметный, именной, географический, по истории учреждений, документов по личному составу. Путеводители: по фондам архива, краткий справочник по фондам, тематический. Указатели: предметный, географический, именной. Обзоры документов: обзор фонда, тематический обзор. Опись дел. Справочники к документам ведомственных архивов.

ЛИТЕРАТУРА

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: создание описи.//Секретарское дело, 1999, №2.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: описание документов и дел.//Секретарское дело, 1999, №4.

Архивы России: Москва и Санкт-Петербург: Справочник обозрение и библиографический указатель. М., 1997.

Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства.//Отечественные архивы, 2000, №3.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. М., 2000.

Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. М., 1994.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что такое архивный справочник?

2. Дайте определение системы научно-справочного аппарата.

3. Назовите основные разновидности архивных путеводителей и их назначение.

4. Для чего создаются архивные указатели?

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1. Архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел – это:
1)	путеводитель;	3)	архивный каталог;
2)	обзор архивного фонда;	4)	архивная опись.
2. Межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям) – это:
1)	путеводитель;	3)	архивный каталог;
2)	обзор архивного фонда;	4)	архивная опись.
3. Архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов – это:
1)	путеводитель;	3)	архивный каталог;
2)	обзор архивного фонда;	4)	архивная опись.
4. Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом – это:
1)	путеводитель;	3)	архивный каталог;
2)	обзор архивного фонда;	4)	архивная опись.
5. Архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов – это:
1)	указатель	3)	архивный каталог;
2)	путеводитель;	4)	архивная опись.
6. Расположите справочники, согласно иерархии комплексов архивных документов (в порядке убывания):
1)	внутренняя опись дела;	3)	лист фонда;
2)	Центральный фондовый каталог Росархива	4)	паспорт архива.

Модуль VII. «Организация и использование документов АФ РФ»

Комплексная цель: показать цели и порядок использования архивных документов, а также технические аспекты поиска и работы с документами архивов.

Цели и порядок использования документальных фондов государственных архивов

Цели использования документов, хранящихся в архивах: политические, организационно-управленческие, научные, экономические, культурно-просветительные, учебные, удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан. Формы использования архивных документов.

Технические аспекты поиска и работы

С архивными документами

Архивная справка. Архивная копия. Архивная выписка. Поиск архивного документа. Правила работы с архивным документом в читальном зале архива.

Организация публикационной деятельности государственных архивов

Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов. Публикация документов в виде сборников, тематических подборок в журналах, газетах, хрестоматиях.

Система руководства и контроля

Ведомственных архивов

Ведение книги выдачи дел из хранилища. Журнал регистрации архивных справок, копий и выписок из документов. Журнал регистрации посещений исследователями читального зала.

ЛИТЕРАТУРА

Автоматизированные архивные системы. М., 1993.

Гримстед П.К. Российские архивы в переходный период.//Новая и новейшая история, 1994, №1.

Козлов В.П. Российское архивное дело: Архивно-источниковедческие исследования. М., 1999.

Организация использования документов ГАФ СССР. М., 1991.

Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектования и использования Архивного Фонда Российской Федерации.//Отечественные архивы, 1999, №2.

Пшеничный А.П. Работа архивов с министерствами и ведомствами//Советские архивы, 1980, №2.

Пшеничный А.П. Система государственного управления и архивные учреждения.//Советские архивы, 1991, №3.

Тарасов И.Н., Викторова Т.Н. Новые аспекты сотрудничества Росархива с министерствами и ведомствами.//Вестник архивиста, 1995, №2.

Щегельский А.В. К вопросу о рассекречивании архивных документов.// Отечественные архивы, 1995, №1.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Перечислите цели использования архивных документов.

2. Какие бывают формы использования архивных документов?

3. Что такое архивная копия?

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1. Документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов, называется:
1)	архивная справка;	3)	архивная выписка;
2)	архивная копия;	4)	информационное письмо.
2. Документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом, называется:
1)	архивная справка;	3)	архивная выписка;
2)	архивная копия;	4)	информационное письмо.
3. Фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом, называется:
1)	архивная справка;	3)	архивная выписка;
2)	тематическая подборка;	4)	информационное письмо.
4. Документ, составляемый архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащий сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, называется:
1)	архивная справка;	3)	архивная выписка;
2)	архивная копия;	4)	информационное письмо.
5. Каков срок ограниченного доступа к документам, содержащим государственную тайну?
1)	5 лет;	3)	30 лет;
2)	10 лет;	4)	75 лет.
6. Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива, не должен превышать
1)	5 дней;	3)	15 дней;
2)	10 дней;	4)	30 дней.

Модуль VIII. «Технология хранения документов в архивах».

Комплексная цель: дать представления об основных требованиях, предъявляемых к эксплуатации архивных помещений и архивного оборудования, ознакомить с работами, ведущимися по восстановлению документов.

Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Создание оптимальных условий для хранения документов в архиве. Основные параметры, предъявляемые к помещениям, где хранятся документы. Оборудование помещений. Эффективная эксплуатация помещений. Правила работы в помещениях архива.

Физико-химические и биологические факторы разрушения документов. Техника и режим хранения документальных фондов

Факторы, оказывающие неблагоприятное воздействие на физико-химическое состояние документов: солнечный свет, пыль, резкие перепады температуры, повышенная влажность, наличие в воздухе вредных примесей. Применение специального оборудования в архивохранилищах. Борьба с биологическими вредителями.

Реставрация и консервация документов

Простейшая реставрационная работа. Задачи реставрации. Дезинфекция и дезинсекция документов и хранилищ. Реставрация работы. Консервация документов.

ЛИТЕРАТУРА

Архив фирмы (негосударственной организации). М., 1998.

Архивоведение. Ставрополь, 1999.

Еремченко В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях.//Отечественные архивы, 1992, №5.

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996.

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

Положение об «Архивном Фонде Российской Федерации»//Отечественные архивы, 1994, №3.

Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранение документов и организации их в делопроизводстве»//Отечественные архивы, 1993, №3.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Перечислите факторы, оказывающие неблагоприятное воздействие на физико-химическое состояние документов.

2. Что такое реставрация документов?

3. Как проводится дезинфекция документов в архивах?

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1. Какова ширина главных проходов (между рядами стеллажей) в архивохранилище?
1)	80см;	3)	120см;
2)	100см;	4)	150см.
2. Расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом должно составлять:
1)	75 см;	3)	120 см;
2)	100 см;	4)	150 см.
3. Дезинфекция – это
1)	обеззараживание документов от грибов;	3)	удаление пыли с документов;
2)	обеззараживание документов от насекомых;	4)	борьба с грызунами в архивохранилище.
4. Дезинсекция - это
1)	обеззараживание документов от грибов;	3)	удаление пыли с документов;
2)	обеззараживание документов от насекомых;	4)	обеззараживание документов от бактерий.
5. Реставрация документа – это
1)	восстановление первоначального вида документа;	3)	удаление пыли с документов;
2)	создание условий, обеспечивающих длительную сохранность документа;	4)	обеззараживание документов от грибов;
6. Консервация документа – это
1)	восстановление первоначального вида документа;	3)	удаление пыли с документов;
2)	создание условий, обеспечивающих длительную сохранность документа;	4)	обеззараживание документов от грибов;

Вопросы к экзамену (часть 1)

1. Предмет и задачи архивоведения.

2. Роль и место архивоведения в системе научной деятельности и государственного управления.

3. Зарождение архивного дела в Древнерусском государстве.

4. Архивы в период феодальной раздробленности.

5. Архивная деятельность в период складывания единого русского государства.

6. Архивная деятельность в годы царствования Петра I.

7. Архивная деятельность в годы царствования Екатерины П.

8. Архивное дело в России в XIX столетии: основные направления развития и организационные формы.

9. Архивная деятельность в начале XX в.

10. Изменения структуры и организации деятельности архивных органов в первые годы Советской власти

11. Архивное дело в РСФСР.

12. Архивное дело в СССР (30-80 гг. XX столетия).

13. Архивная деятельность в Российской Федерации.

14. Понятия «архивный документ» и «архив»

15. Органы управления архивами Российской Федерации и их функции.

16. Современный состав Архивного Фонда и его классификация.

17. Организационная структура и функции государственных архивов.

18. Ведомственные архивы и их функциональные особенности.

19. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов).

20. Организация документации и документооборота в пределах архивов (второй уровень организации документов).

21. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (третий уровень организации документов).

22. Понятие и задачи экспертизы ценности документов.

23. Принципы отбора и критерии оценки документации.

24. Оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятиях, в организациях и учреждениях.

25. Методика отбора документов на государственное хранение.

26. Экспертные органы в области архивного дела и их функции.

27. Организация работы по экспертизе ценности документов в государственных архивах.

28. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов и порядок их оформления.

29. Комплектование архивов и его источники.

30. Организация комплектования

Вопросы к экзамену (часть 2)

1. Государственный учет документов в архивах Российской Федерации.

2. Особо ценные документы Архивного Фонда РФ

3. Страховой фонд документов

4. Порядок комплектования страхового фонда

5. Порядок размещения документов в архивных учреждениях РФ.

6. Обеспечение сохранности документов в государственных архивах

7. Обеспечение сохранности документов в ведомственных архивах.

8. Проверка наличия документов в архивных учреждениях РФ

9. Проверка состояния документов в архивных учреждениях РФ.

10. Состав научно-справочного аппарата к архивным документам

11. Классификация архивных справочников

12. Целевое назначение архивных справочников.

13. Опись дел в системе справочной документации архива.

14. Справочники к документам ведомственных архивов.

15. Цели использования документальных источников из государственных архивов.

16. Порядок работы с архивными материалами.

17. Правовой статус архивов и фондов с ограниченным доступом

18. Принципы использования охраняемой документации.

19. Технические аспекты поиска архивных документов

20. Анализ архивных документов.

21. Организация публикационной деятельности государственных архивов.

22. Система руководства и контроля в ведомственных архивах.

23. Устройство помещений архива

24. Оборудование помещений архива

25. Эксплуатация помещений архива.

26. Физико-химические факторы разрушения документов

27. Биологические факторы разрушения документов

28. Техногенные факторы разрушения документов.

29. Технология и режим хранения документальных фондов государственных и ведомственных архивов.

30. Реставрация и консервация документов.

Основные понятия, применяемые в архивоведении

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

Архивное дело - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

Владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

Временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

⇐ Предыдущая 1 2 3 45