Должностной и численный состав службы ДОУ

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 8Следующая ⇒

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является

Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих^{^[2]}. Согласно нормативным документам, работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Эта категория включает:

• заведующего службой делопроизводства (управляющий делами, зав.

канцелярией, зав. общим отделом);

• заведующего протокольным отделом;

• начальника секретариата;

• заведующего архивом;

• зав. отделом подготовки документов, копировальным бюро, экспедицией.

Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения.

Основная функция руководителя — это планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала в службе ДОУ.

Специалисты. В эту категорию включены:

• документовед;

• помощник руководителя;

• референт;

• редактор;

• архивист;

• инспектор;

• секретарь руководителя;

• корректор.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможна должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2: 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители. К ним относятся:

• экспедитор;

• делопроизводитель;

• машинистки и стенографистки;

• технические секретари;

• курьеры;

• операторы организационной техники.

Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно существующей в стране классификации, преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Какой же должен быть численный состав делопроизводственных служащих на предприятии? Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять для министерств и ведомств — 12-15%; для промышленных предприятий и организаций — 0, 5% общего числа работающих^{^[3]}.

2.2.2. Нормативная регламентация работы службы ДОУ

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляются в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам^{^[4]}, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Структура Положения о службе ДОУ .

1-й раздел «Общие положения»устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации. Например, «Канцелярия является самостоятельным подразделением НПО Союз и подчиняется непосредственно директору». Далее в Положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации, стажу практической работы.

Следующим пунктом является перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется в своей работе служба ДОУ. Например, «Управление делами» в своей деятельности руководствуется:

• действующим законодательством;

• постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;

• уставом организации;

• правилами внутреннего трудового распорядка;

• распорядительными документами руководства организации; • нормативно-методическими документами по делопроизводству;

• инструкцией по делопроизводству в организации.

Если служба ДОУ имеет свою печать, то в Положении дается ее описание, условия хранения и использования.

2-й раздел «Цель и основные задачи службы ДОУ».Как правило, основной целью службы делопроизводства является организация работы с документами. При формулировке задач службы их нельзя сводить к задачам ее руководителя.

3-й раздел «Функции».Описание функций должно включать подробное перечисление функций, выполняемых каждым структурным подразделением службы ДОУ, если они есть (секретариат, группа регистрации, архив, группа контроля за исполнением документов). При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.

4-й раздел «Права».Содержит перечисление прав для реализации возложенных на службу ДОУ задач. Одним из таких прав является право проверять правильность оформления документов и организацию работы с документами в структурных подразделениях, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций. Служба ДОУ может иметь право не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками).

Поскольку должностные обязанности руководителя службы ДОУ не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), в Положение вводят раздел «Руководство».

5-й раздел «Руководство» подразделяется на 3 подраздела:

• обязанности руководителя службы ДОУ;

• права руководителя службы ДОУ;

• ответственность руководителя службы ДОУ.

6-й раздел «Взаимоотношения»с другими структурными подразделениями. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, юридическим отделом, функциональными структурными подразделениями.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные ивзаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения, в которых содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием; образование, опыт работы в учреждении; кем назначается и освобождается от занимаемой должности; какими нормативными документами руководствуется в своей деятельности.

Например:

1.1. Инспектор по учету и регистрации корреспонденции является работником, осуществляющим прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

1.2. Инспектор подчинен непосредственно начальнику Управления делами.

1.3. На должность инспектора назначаются лица, имеющие специальное образование по организации делопроизводства и практический опыт работы в учреждении.

1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации по представлению начальника Управления делами.

1.5. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

* уставом университета;

* действующим законодательством РФ;

* правилами внутреннего трудового распорядка;

* приказами (указаниями) руководителя организации и начальника ДОУ;

* нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

* настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи и обязанности. В этом разделе формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, которые должны включать особенности подготовки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений.

Например: …«Основной задачей заведующего архивом является организация и ведение архивного дела на предприятии, обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов.

Для выполнения возложенных на него задач заведующий архивом обязан:

* руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

* оказывать максимальную помощь в поиске необходимых документов;

* инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;

* контролировать своевременность поступления в архив документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения;

* руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, сроки хранения которых истекли;

* осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

* организовывать работу по выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

* составлять установленную отчетность;

* принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в организации; * сохранять конфиденциальность информации».

3. Права. В этом разделе перечисляются такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право возврата документов на доработку и т. д.

Например: «Инспектор имеет право:

* проверять сохранность, правильность адресования поступающей корреспонденции и своевременно возвращать ее почтовому отделению;

* не принимать от структурных подразделений неправильно оформленные документы, предназначенные для отправления;

* докладывать начальнику Управления делами о несвоевременно полученных документах, требующих срочного исполнения».

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

4. Ответственность. В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная или материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

Например, «Инспектор несет ответственность за:

* не использование предоставленных прав, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей;

* нарушение инструкции по делопроизводству организации;

* нарушение трудового распорядка, а также данной должностной инструкции».

5. Взаимоотношения (взаимосвязи по должности). В разделе определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. В разделе должно быть описано, кто и от каких структурных подразделений получает документацию, кому предоставляют информацию, с кем сотрудничают по определенным вопросам.

Например: «Секретарь структурного подразделения взаимодействует:

* с канцелярией и другими структурными подразделениями по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов;

* с административно-хозяйственной частью — по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями;

* с информационным отделом — по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении».

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция по делопроизводству — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

• Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004.

• ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

• Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив. 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «...кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.

Тематические разделы (основная часть Инструкции) состоят из двух составных частей: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе «Документирование» определяются:

• вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;

• виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;

• общие правила документирования;

• правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений; • порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;

• порядок работы исполнителей с документами.

Раздел «Организация документооборота» должен включать в себя:

• порядок приема, обработки и распределения входящих документов;

• порядок передачи документов внутри организации; • порядок подготовки и обработки исходящих документов;

• порядок учета количества документов.

Раздел «Регистрация документов» включает:

• общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

• перечень документов, не подлежащих регистрации;

• характеристику форм регистрации;

• описание принятой технологии и порядок индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» устанавливает:

• принципы построения информационно-справочной работы в организации;

• характеристику справочных массивов;

• порядок систематизации и классификации справочной информации;

• информационно-поисковую систему по документам организации.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» включает:

• перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю;

• порядок постановки на контроль;

• технологию контроля;

• типовые сроки исполнения;

• обобщение и анализ данных об исполнении документов.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

• общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях;

• порядок составления номенклатуры дел организации;

• правила формирования в дела отдельных категорий документов;

• порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов.

Раздел «Подготовка документов к последующему хранению и использованию» включает:

• организацию проведения экспертизы научной и практической ценности документов;

• правила оформления дел для передачи на хранение;

• требования к описанию документов постоянного и временного хранения;

• порядок передачи дел в архив учреждения.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочноиллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:

• схемы документопотоков;

• оттиски печатей и штампов;

• образцы бланков;

• образцы заполнения форм документов;

• перечни контролируемых документов;

• формы номенклатуры дел и др.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Методика разработки Табеля создана ВНИИДАД. Она включает в себя следующие этапы:

• отбор форм документов для включения в Табель;

• определение формы и структуры Табеля;

• согласование и утверждение Табеля.

Рассмотрим эти этапы более подробно.

Отбор формы документов для включения в Табель. В Табель включаются не только формы документов, описанных в Общероссийском классификаторе управленческой документации, но и те документы, которые появились в организации в результате сложившейся практики работы. Их следует дополнительно проверить на предмет необходимого и оптимального состава реквизитов.

Определение формы и структуры Табеля. Табель имеет табличную форму. Перечень граф зависит от глубины проводимой систематизации и соответствует списку параметров карт форм документов, которые заполнялись на первом этапе разработки Табеля. Например, Табель может иметь такие графы:

Наименование формы документа.

Код формы.

Дата утверждения, наименование организации, утвердившей форму документа.

Периодичность издания.

Назначение.

Составитель документа.

Внутреннее согласование.

Внешнее согласование.

Подпись.

Утверждение.

Оттиск печати.

Адресат.

Регистрация, контроль исполнения.

Место хранения.

Примечания.

Перечень граф Табеля может быть более узким. Однако необходимый минимум должны составлять 1, 3, 4, 5, 15-й пункты.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов. Как и в любом классификационном справочнике, применяющемся в деятельности службы ДОУ, в основу составления может быть положена организационная структура или классификация управленческих функций и задач. Предпочтение следует отдать тому принципу систематизации, который менее всего подвержен изменениям, т.

е. функциональному принципу. В любом случае, формы документов внутри каждого раздела должны располагаться в порядке их значимости.

Согласование и утверждение Табеля. После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. При завершении согласования Табель подписывает руководитель службы ДОУ. На последнем этапе Табель утверждается руководителем предприятия.

После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Работники службы ДОУ обязаны поддерживать Табель в рабочем состоянии, т.

е. своевременно вносить в него необходимые согласованные изменения: внедрение новых форм, отмена ранее действующих, а также осуществлять контроль за порядком его использования.

Целесообразно создавать Табель в двух видах:

• на бумажном носителе в качестве эталона с живыми подписями и печатью, который должен находиться в службе ДОУ;

• в электронном виде с целью возможного использования его всеми сотрудниками организации.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько лучших образцов (не менее 3-5). Далее следует дать развернутую характеристику каждого вида документа по следующей схеме:

• назначение документа, информация, которую он должен нести;

• оптимальный состав реквизитов (с учетом последних требований

ГОСТ 6-30-2003);

• унифицированный текст документа.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде. Это могут быть отдельные файлы, подготовленные в распространенной программе Microsoft Word. Некоторые формы документов могут быть уже заложены в программах автоматизации, внедренных в организации.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 Следующая ⇒