|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Порядок передачи документов на хранение в архив
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия, которая в своей работе руководствуется законодательными и нормативными актами РФ[11]. По результатам экспертизы ценности документов, которая должна проводиться ежегодно, составляются сдаточные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 15), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 16). Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. В случае ликвидации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период ликвидационных мероприятий формирует и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
1. Документирование ОРД · Устав Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав спортивного добровольного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (строевой устав, дисциплинарный устав и т.д.). Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы федеральных государственных унитарных предприятий утверждаются уполномоченными государственными органами субъекта РФ или же органами местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 14.11.2002 №161− ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях». Как следует из ст. 9 Закона, содержание Устава должно включать: • полное и сокращенное фирменное название унитарного предприятия; • указание на место нахождения унитарного предприятия; • цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия; • сведения об органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия; • наименование органа управления унитарного предприятия (совет директоров, генеральный директор, директор); • порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами; • перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов; • сведения о размере уставного фонда, о порядке и об источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли. В отдельных случаях устав ФГУП должен содержать и иные предусмотренные законодательством РФ сведения. Например, устав казенного (разновидность ФГУП) предприятия должен содержать сведения о порядке распределения и использования доходов казенного предприятия. В соответствии с распоряжением Мингосимущества России от 16.02.2000 № 188-р «Об утверждении Примерного устава федерального государственного унитарного предприятия» (с изм. от 06.03.2001) структура устава ФГУП включает: 1. Общие положения. 2. Цели и предмет деятельности организации. 3. Имущество организации. 4. Права и обязанности организации. 5. Управление предприятием. 6. Филиалы, представительства и дочерние организации. 7. Реорганизацию и ликвидацию организации. Устав должен оформляться в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: • наименование организации; • наименование вида документа - УСТАВ; • дата документа; • регистрационный номер документа; • место издания документа; • гриф утверждения документа (если предприятие частное, указывают, кем документ зарегистрирован); • текст; • подпись.
· Положения Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов управления (таковы общие Положения о министерствах РФ, Положение о государственной автомобильной инспекции и т.д.), либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.). Положения разрабатываются по указанию руководителей организаций, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель разрабатывает проект положения и согласовывает с юридическим отделом и другими должностными лицами. Проект положения подписывает разработчик (руководитель структурного подразделения, деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение. Проект положения представляется на утверждение руководителю организации. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящего ведомства. Датой положения является дата утверждения документа или дата распорядительного документа, если в тексте не указана другая дата. Структура текста положения о подразделении организации включает: 1. Общие положения. 2. Задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Руководство. 6. Взаимоотношения. Пример положения о службе документационного обеспечения управления предприятием представлен в приложении 17. Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ о структурном подразделении состоит из реквизитов: • наименование организации; • наименование структурного подразделения; • гриф утверждения; • наименование вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ; • дата документа; • регистрационный номер документа; • гриф утверждения; • место издания документа; • заголовок; • текст; • подписи; • визы. Унификация текста положения о структурном подразделении определена в соответствующих нормативно-методических документах[12]
· Инструкция Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «о ведении делопроизводства в...»). Поскольку текст должностной инструкции носит характер указания, в ней рекомендуется применять четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа: “должен”, “следует”, “необходимо”, “имеет право”, “не допускается”, “рекомендуется”, “запрещается” и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, “Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические предложения...”) или в безличной форме (например, “Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого обращения...”). Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. Разновидностью инструкции является, например, должностная инструкция, которая состоит из нескольких разделов. Каждый раздел является логически законченной частью документа. В соответствии с «Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов» типовая структура текста должностной инструкции включает: 1. Общие положения. 2. Функции работника. 3. Обязанности работника. 4. Права работника. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения (связи по должности) работника. 7. Ответственность. 8. Оценка работы. Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно-правовыми документами. В соответствии с требованиями указанного документа в разделе «Общие положения» устанавливаются: 1. Задачи работника (например, для делопроизводителя − прием, регистрация входящих и отправление исходящих документов и т.д.). 2. Порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник. 3. Профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.). 4. Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности. В разделе «Функции работника» определяются: 1. Предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником. 2. Перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций. В разделе «Обязанности работника» указываются особенности: 1. Связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации. 2. Предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы. 3. Требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий. 4. Порядок исполнения поручений и т.д. В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе «Связи по должности» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и затем передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д. В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей. Формуляр-образец должностной инструкции состоит из реквизитов: • наименование организации - автора документа; • наименование структурного подразделения; • наименование вида документа− ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ; • дата документа; • регистрационный номер документа; • место издания документа; • заголовок документа (в дательном падеже); • гриф утверждения; • текст; • подпись автора. Пример оформления должностной инструкции приведен в приложении 18.
· Приказ Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данной организацией. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность). Приказ - основной распорядительный документ. Приказами оформляются: решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д. Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами. Подготовка проекта приказа включает следующие стадии: • изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия: справок отчетов, писем; • подготовка текста документа; • согласование документа (визирование); • подписание приказа; • доведение приказа до сведения исполнителей. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии, «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть (преамбула) приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки (от нулевого положения табулятора) прописными буквами, без кавычек. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительные пункты строятся, как правило, по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица, до сведения которых доводится приказ) указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, то один из последних пунктов распорядительного документа должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу …». Последний пункт приказа формулируется таким образом: «контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы и фамилия)». Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле отсутствует. Дата приказа - это дата подписания приказа, иногда начала его действия, если это не отражено в тексте приказа. Подписывает приказ руководитель организации, а в его отсутствие - заместитель. На проекте документа всегда должна быть указана фактическая должность лица, который его подписывает. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ. Проект приказа до подписания согласовывается с внешними организациями (если есть необходимость), визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза состоит из следующих элементов: должность визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия), дата, например: Юрисконсульт
Личная подпись М.И.Пухова 23.10.2004
Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, когда приказ затрагивает их интересы: органами государственного контроля; коллегиальными и общественными организациями. Совместный приказ оформляется грифом согласования или листом согласования. Гриф согласования состоит из элементов: слова СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например: СОГЛАСОВАНО
Директор завода “Звезда” Личная подпись А.И.Рыбаков 28.09.2004.
или согласование с коллегиальным органом: СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Научно-технического совета от 12.05.2004 № 08/04-12
С приказов можно делать копии и выписки согласно списку рассылки. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя. Подлинники приказов хранятся в службе ДОУ и не выдаются для пользования. Формуляр-образец приказа состоит из реквизитов: • наименование организации; • наименование вида документа − ПРИКАЗ; • дата документа; • регистрационный номер (в порядке календарного года); • место издания (город); • текст; • заголовок к тексту (начинается с предлога “О”, “Об”: Об итогах...); • подпись; • визы согласования документа. Приказы оформляются на общих бланках или на специальных бланках, где типографским способом нанесено наименование вида документа - ПРИКАЗ. Образец оформления приказа приведен в приложении 19.
· Распоряжение Указание Распоряжение, указание - правовые акты, издаваемые единолично руководителем (его заместителями, руководителями структурных подразделений, главными специалистам и др.), в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации. Имеет обязательную силу для подразделений организаций, которым оно адресовано. Данные документы являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словами «Обязываю», «Предлагаю», - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: “в соответствии”, “в связи”, “в целях”... Эти разновидности распорядительных документов составляются и оформляются аналогично приказам. Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением. Формуляр-образец распоряжения, указания состоит из реквизитов: • наименование организации; • наименование вида документа − РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ; • дата ирегистрационный номер; • место составления; • заголовок; • текст (констатирующая и распорядительная части); • подпись. Образец распоряжения представлен в приложении 20.
· Постановление решение Постановление, решение − правовые акты, принимаемые органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления стабильных норм и правил. Различают постановления и решения, в которых решаются организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей, утверждением плана), и постановления и решения, адресуемые для исполнения другими органами, предприятиями, учреждениями, должностными лицами. Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления и решения, обязательные для исполнения. В постановлениях и решениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто постановления и решения утверждают различные нормативные документы. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ», «ПОСТАНОВИЛ» прописными буквами на отдельной строке. Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) - действие - срок исполнения. Решение и постановление подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр-образец решения, постановления состоит из реквизитов: • наименование организации; • наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ; • дата документа (дата принятия на заседании коллегиального органа); • регистрационный номер; • место издания; • заголовок к тексту; • текст; • подписи (председатель, секретарь); • визы (визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение решения, юрисконсультом). Образец решения представлен в приложении 21.
· Выписка ВЫПИСКА - копия документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. В выписке берется только та часть текста, которая нужна для работы. Реквизиты бланка и констатирующая часть (если она есть) пишутся полностью Формуляр-образец выписки из организационно-распорядительных документов состоит из реквизитов: • наименование организации; • наименование вида документа − ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА; • дата ирегистрационный номер (те же, что и у документа); • место составления; • заголовок; • часть текста (приводится констатирующая часть и необходимый пункт распорядительной части); • подпись (кроме личной подписи); • заверительная подпись (отделяется 2-3 интервалами). Слово " Верно", пишется с новой строки от левого поля. Наименование должности, личная подпись, расшифровка личной подписи – с новой строки. На следующей строке – дата заверения. Образец выписки из приказа представлен в приложении 22.
· Справка · Справки · Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержит информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению. · Справка: 1. Документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству. · 2. Документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера. · Справки первого вида составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. · Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные. · В справке фиксируют сведения определенного отрезка времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, “О........ за третий квартал 2004 года”. · Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы, графики и т.д. · Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель; составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывают главный бухгалтер и руководитель организации. · Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляются на общем бланке формата А4, а внутренние справки - на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. · Датой справки является дата ее подписания. · Адресат оформляется, как и на других документах. · Образец справки представлен в приложении 23. · Справки второго вида - справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. Выдаются по запросам заинтересованных лиц или учреждений. · Это, как отмечалось выше, наиболее многочисленная группа справок. · Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. · Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: “настоящая справка”, “действительно учится”... · Текст заверяется подписью и печатью. · Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в такую трафаретную справку от руки (нельзя пользоваться красными или зелеными чернилами) или на пишущем устройстве. Образец трафаретной справки представлен в приложении 24.
· Докладная записка
Докладная записка - документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога “о” (“об”). Как и оформление справок, оформление этого вида документов зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Формуляр-образец внутренней докладной записки состоит из реквизитов: • наименование структурного подразделения; • название документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; • дата документа; • регистрационный номер; • адресат; • заголовок; • текст; • отметка о наличии приложения (если оно есть); • подпись. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке учреждения и подписывается его руководителем. Формуляр-образец внешней докладной записки состоит из реквизитов: − наименование организации; − дата документа; − регистрационный номер; − место составления документа; − адресат; − заголовок к тексту; − текст документа; − отметка о наличии приложения (если оно есть); − подпись; Пример внутренней докладной записки представлен в приложении 25.
· Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель. Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляется отдельными работниками и может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителем.
Формуляр-образец объяснительной записки состоит из реквизитов: • наименование организации (если объяснительную записку подписывает руководитель); • наименование структурного подразделения (если объяснительную записку подписывает составитель); • наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА • дата документа; • регистрационный номер документа; • заголовок к тексту; • текст документа; • подпись. Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения. Текст объяснительной записки печатается через полтора интервала. Пример внутренней объяснительной записки приведен в приложении 26.
· Акт Акт – официальный документ, составленный, несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожение документов, акты аварий и т.д.). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытаний изделий и т.д.). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия. Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения, если их составление предписано распорядительным документом). Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для составления акта (номер и дата документа на основании которого создана комиссия). Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, инициалы, фамилия), члены комиссии (должность, инициалы, фамилия). В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при работе комиссии. В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, сущность и характер проделанной работы; фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст акта может делиться на пункты и подпункты, может содержать таблицы, диаграммы, графики. Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила …», «комиссия предлагает…» и т.д.). При наличии приложений отметка о них указывается после текста. В конце текста (перед отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены. С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, которых они касаются. При этом ставится согласующая отметка: «с актом ознакомлены, подпись, дата». При наличии замечаний акт визируется с отметкой: “Замечания прилагаются”. Акты оформляются на общем бланке, внутренние могут быть оформлены не на бланке. Пример акта приведен в приложении 27. Формуляр-образец объяснительной записки состоит из реквизитов: • наименование организации; • наименование вида документа - АКТ; • дата документа (дата актируемого события проставляется сразу, независимо, когда подписан акт); • регистрационный номер; • место составления; • гриф утверждения (при необходимости); • заголовок к тексту; • текст; • отметка о наличии приложения (при необходимости); • подписи.
· Протокол Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов. Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: • наименование организации; • наименование вида документа; • дата документа (дата заседания); • номер документа (номер протокола); • место составления протокола (место проведения заседания); • заголовок к тексту; • текст; • подписи. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» пишутся с прописной буквы от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных, информация о которых с указанием должности (для приглашенных специалистов из других организаций − должность и название организации). Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую в строчку через один интервал. Если членов коллегиального органа больше пятнадцати, то указывают общее количество, а в скобках - регистрационный лист прилагается (форма регистрационного листа приведена в приложении 28). Фамилии приглашенных добавляются с наименованием должности, с включением названия организации. Вводная часть протокола заканчивается разделом ПОВЕТСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся от начала левого поля и после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и печатаются от 1го положения табулятора. Вопросы располагаются по степени важности и сложности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименования должности и фамилию докладчика записывают в родительном падеже, например: ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О внедрении новой технологии производства дисков колес. Сообщение гл. технолога А.В.Семенова. 2. Об изменении режима труда и отдыха на предприятии. Сообщение начальника отдела кадров П.С.Торопова.
Не должно быть вопроса, сформулированного словом “разное”. Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» пишут прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже), ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада, сообщения в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то вместо содержания доклада пишут − «Доклад прилагается». Ход обсуждения доклада отражается в разделе − ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать наименование должности), после тире со строчной буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица «я осуществляю...»; от третьего лица «Петров сказал, что...»; в безличной форме «Ивановым предложено...». Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывается «Выступление прилагается». Вопросы и ответы оформляются в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова «вопрос» и «ответ» не пишут, пишут инициалы и фамилию, тире, затем содержание вопроса или ответа. Например: Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-04-11; Просмотров: 1644; Нарушение авторского права страницы