Информативность и убедительность письма

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 8Следующая ⇒

Письменная речь, как и другие знаковые системы, служит средством фиксации содержащейся в документе информации. Язык и состав информации в документе взаимосвязаны как форма и содержание. С одной стороны, состав информации в документе определяет его язык, с другой - сложившиеся текстовые формулы документов влияют на состав информации.

К служебному письму могут обращаться неоднократно, поэтому его текст должен быть организован таким образом, чтобы каждый раз требовалось минимальное время на ознакомление с ним. Необходимо, чтобы текст письма был кратким и содержал лишь основныеданные. Дополнительные сведения следует включать в приложения. Аргументация в письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной (закон достаточного основания в формальной логике).

Использование сложившихся формулировок: «ввиду срочности заказа…», «в соответствии с предварительной договоренностью…», «в целях дальнейшей кооперации…» и т.д. облегчает процесс составления служебного письма и обеспечивает ему нужную информативность, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как буква закона.

Информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих юридическую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. В настоящее время в отечественной и зарубежной литературе по делопроизводству и корреспонденции много внимания уделяется искусству убеждать. В качестве средств, откровенно рекомендуемых экспертами по деловой коммуникации, можно встретить и апелляцию к человеческим инстинктам, и тактику шока, и средства вызвать интерес. Подобные рекомендации продиктованы, прежде всего, желанием приобрести заказчика - потребителя фирменной продукции. “Формируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика! ” - это предостережение в той или иной форме можно встретить в каждом пособии по деловой корреспонденции. К служебному письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера. Независимо от того, излагается в письме просьба или предложение, формулируется претензия или предупреждение, направляется письмо в арбитраж или в отдел сбыта другого предприятия, служебное письмо должно быть прежде всего убедительным.

Первым и основным условием убедительности любого документа является его доказательность. Точные, бесспорные факты - вот что особенно необходимо, если есть серьезное желание разобраться в сложном и трудном вопросе.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть крайнюю заинтересованность предприятия, фирмы, организации, учреждения в ее исполнении. Примером может служить письмо, в котором актуальность просьбы выражена в заключительной фразе. Например:

С целью учета аналитических данных по качеству и надежности прибора КНП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого нашим предприятием с 2003 г., прошу высылать в адрес института “Оптика” интересующие нас сведения к 10-му числу каждого месяца.

Ваши предложения и замечания позволят нам оперативно решать вопросы повышения качества и надежности прибора.

С уважением,

Директор института “Оптика” Личная подпись А.А.Смирнов

Убедительность письма зависит от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого направлено письмо. Проявление узкоместнических интересов, тенденциозный подбор фактов с целью «оправдать» позицию своего отдела, предприятия, организации создают натянутость в сфере деловых отношений между корреспондентами.

Письмо, посвященное сложному вопросу, т.е. многоаспектное, как правило, состоит из двух частей: вступления с изложением причин и вывода. Специалисты по деловой корреспонденции из психологических соображений рекомендуют начинать служебное письмо с изложения позиции предприятия, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, и наоборот − отказ, отклонение предложения располагать в конце письма.

Например:

Вами предлагается использовать для бокового борта самосвала профиль из стали СТ3 толщиной 3 мм. В настоящее время для этой цели используется прокат из низколегированной стали толщиной 2, 5 мм. Хотя за счет стоимости материала и достигается уменьшение стоимости кузова, ему сопутствуют нежелательные последствия. Предлагаемый Вами гнутый профиль ведет к увеличению трудовых затрат, так как в наших технических условиях вместо штамповки приходится производить подборку по длине.

В силу этого завод считает нецелесообразным использовать предлагаемый Вами профиль для изготовления самосвала.

С уважением,

Директор завода Личная подпись С.И. Моторин

Из письма видно, что предложение института быловнимательно изучено и апробировано на заводе. В письме излагаются как преимущества, так и недостатки нового метода, разработанного институтом по заказу завода.

По мнению специалистов по деловой корреспонденции, особенно трудно составить письмо-отказ. «Не начинайте излагать письмо с констатации отказа. Прежде чем сформулировать отказ, необходимо объяснить, чем он вызван» - советует один из авторов британского пособия по делопроизводству^∗. Например, в приведенном выше письме отказ не производит резкого впечатления, поскольку ему предшествует убедительное логическое объяснение.

Специфическим лингвистическим приемом повышения убедительности служебного письма может служить использование параллельных синтаксических конструкций, которые облегчают

восприятие текста и позволяют значительный объем информации представить в виде одного распространенного предложения. Например:

Справочно-информационный фонд проводит следующие виды работ:

− готовит экспресс- информацию по тематике отрасли;

− оказывает помощь при подготовке рукописей к печати.

Для большей убедительности изложения и когда необходимо указать конкретного исполнителя, конкретное лицо как инициатора действий, используется не страдательный, а действительный залог. Например:

«Ст. технолог завода Дмитриев Н.Н. грубо нарушает правила техники безопасности. По его вине...»

Одной из языковых форм, имеющих в то же время точный юридический смысл, является утверждение через отрицание. Например:

Wayne Murilin Baty. English for business. Arizona State University. Wads worth publishing Company. Belmont. P.341.

Министерство не возражает; Коллегия не отклоняет.

Составителям служебных писем нередко приходится давать оценку действиям другого предприятия или организации, объяснять собственное поведение, называть виновников, предупреждать и даже обвинять, т.е. выражать личное отношение к описываемым фактам (нетерпение, досаду,

возмущение). Примером может служить извлечение из докладной записки гл. энергетика завода на имя директора:

«... Категорически возражаю против выпуска приказов по заводу, не согласованных предварительно с начальниками цехов и отделов. Это снижает действенность и авторитет заводских приказов. Разве можно определить сроки и содержание намечаемых работ в отделе, не зная его специфики? »

Употребление риторического вопроса в приведенной выше докладной записке также является одним из средств повышения убедительности делового письма.

Учитывая изменения, происходящие в сфере производственных отношений, следует отказываться от сугубо нейтрального стиля изложения в пользу личного, персонифицированного. Однако деловое письмо выглядит более убедительным и соответствует нормам делового этикета, когда оно выражает интересы, коллектива, а не отдельной руководящей личности. Поэтому, если нужно подчеркнуть заинтересованность, то служебное письмо следует излагать от имени коллективного лица («Мы») или указывать название предприятия, учреждения, организации.

При составлении служебного письма необходимо выделять и определять как можно четче все ключевые моменты и тщательно проверять текст с точки зрения полноты отражения информации, ясности, простоты и тона изложения, а также норм и правил русского языка.

· Объяснительная

· ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА: НАЗНАЧЕНИЕ И ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

· Понятие управленческой деятельности весьма многогранно и для документального оформления ее различных сторон используются соответственно различные виды документов. Согласно Методическимуказаниям по практическому применению государственного стандарта РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41, в системе организационно-распорядительной документации (ОРД) выделяют следующие основные группы документов:

· - распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

· - организационные (устав организации, положение об организации (структурном подразделении организации), структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция работнику и др.);

· - справочно-информационные (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.).

· Справочно-информационные документы содержат сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Такие документы не содержат поручений, не обязывают выполнять их.

· Объяснительная записка:

· - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

· - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

· Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.

· 1. Документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений. Они оформляются на общем бланке организации.

· 2. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций. В этом случае объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Ее назначение - прояснить ситуацию по указанным вопросам с точки зрения виновника событий.

· Объяснительная записка помогает разобраться в причине событий и даже снять вину с его участников, если они окажутся невиновными.

· Текст записки должен быть объективным, убедительным и давать четкие разъяснения. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Дата объяснительной записки - это дата ее составления и подписания. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 Следующая ⇒