II Организация работы с документами

II Организация работы с документами

ü Службы ДОУ

2.1. Организационные формы службы ДОУ

2.2.2. Факторы, определяющие выбор формы службы ДОУ

Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение — служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации.

Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.

Какую же организационную форму службы ДОУ выбрать организации? Этот вопрос решается руководством организации и самой службой ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Что собой представляют организационные структуры службы ДОУ?

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

Управление делами.

Канцелярия.

Общий отдел.

Секретарь.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат — это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

• приемная;

• секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

• секретариат коллегии;

• протокольное бюро.

Какие же функции выполняет секретариат? В его функции входит:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) — это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

• экспедицию;

• бюро переписки;

• бюро учета и регистрации документов;

• компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем.

5. Центральный архив организации.

6. Инспекция.

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствияпринятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения документов, контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

• подготовка обращений к рассмотрению руководством;

• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

• организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировалъно-множителъное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации − осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

• подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

• организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативных структурах — общее собрание членов кооператива.

Регистрация документов

Обрабатывая входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, в службе ДОУ проводят ее регистрацию.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения^{^[7]}.

Хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. Поэтому оптимизация, рационализация и автоматизация делопроизводства всегда начинаются со знакомства с самой системой регистрации.

Цель регистрации − обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

Процесс регистрации − это перенос с документа реквизитов и занесение их

в определенную регистрационную форму (журнал, карточку, форму базы данных ПЭВМ), позволяет создать базу данных о документах организации, что является основой последующей работы с документами (контроль за сроками их исполнения, информационно-справочная работа по документам).

Принципы регистрации документов:

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (на электронном носителе).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. К ним относятся, например:

• рекламные письма;

• поздравительные письма и телеграммы;

• приглашения, программы конференций, семинаров, совещаний;

• печатные издания (книги, каталоги, журналы, брошюры);

• пакеты с пометкой «лично»;

• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

• информационные материалы.

В каждой организации должен быть перечень нерегистрируемой корреспонденции, который утверждается руководителем и при необходимости обновляется. Как правило, такой перечень помещается как приложение к инструкции по делопроизводству.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие − в день поступления, создаваемые − в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов может производиться в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно могут регистрироваться приказы руководителя по основной деятельности и приказы по личному составу.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов, например:

• плановая документация − в плановом отделе;

• снабженческая документация − в отделе снабжения;

• протоколы и решения коллегиальных органов − в секретариате;

• распорядительные документы, подписанные руководством организации, − в службе ДОУ;

• документы, поступающие из вышестоящих организаций или

направляемые им, − в службе ДОУ.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству в организации.

Документы регистрируются в традиционных журналах, регистрационноконтрольных формах (РКФ) или электронных формах базы данных организации.

В настоящее время существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется регистрационноконтрольная форма (приложение 10).

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, по классификатору видов документов и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Для создания оптимальной поисковой системы установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер документа;

• дата и индекс поступления;

• заголовок к тексту (краткое содержание документа);

• резолюция (исполнитель, поручение, автор, дата);

• срок исполнения документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его вдело.

Состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов может дополняться другими реквизитами:

• гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя переадресация документов по исполнителям;

• количество листов документа;

• наличие приложений;

• перенос сроков исполнения;

• срок хранения документа и др.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники, например:

• классификатор видов деятельности;

• классификатор видов документов;

• классификатор корреспондентов;

• номенклатура дел и др.

Существенно расширяет возможности поиска полнотекстовая база данных, которая позволяет вести поиск необходимых документов не только по реквизитам документа, но и по отдельным фразам или ключевым словам документа.

Автоматизированная система регистрации, созданная, например, с помощью системы управления базами данных «СУБД − Microsoft Access», позволяет сформировать запросы поиска документа не только для разового использования, но и создать необходимую «библиотеку запросов» по различным параметрам поиска.

Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации»^*.

ü Контроль исполнения документов и сроки исполнения

Сроки исполнения

Следует помнить, что срок исполнения − это конечная дата работы над

документом. Сроки исчисляются в календарных днях:

• для входящих документов − с даты поступления документов в

организацию (с даты, указанной в регистрационном штампе);

^* ¹ Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24 -ФЗ от 20 февраля 1995г. (в ред. от 10 января 2003 г.) // СЗ РФ. 1995. № 8; СЗ РФ. 2003. № 2.

• для отправляемых и внутренних документов − с даты их подписания или утверждения;

• для решений коллегиальных органов − с даты заседания или совещания.

• Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются постановлением Правительства Российской Федерации № 604 от 18 июня 1998 г. «Регламент Правительства Российской Федерации» (в редакции постановления Правительства Российской Федерации № 760 от 5 октября 2000 г.) и другими нормативными актами, в том числе ГСДОУ.

Индивидуальные сроки исполнения документа определяются руководителем организации и фиксируются в резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом пункте − по заданиям и

поручениям.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки^{^[8]}:

• документы с конкретной датой исполнения − в конкретный срок;

• имеющие в тексте пометку «срочно» − исполняются в трехдневный срок;

• имеющие пометку «оперативно» − в десятидневный срок;

• остальные − до месяца.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

• типовые сроки – принятием нового акта;

• индивидуальные - руководителем, который их установил.

Продление сроков исполнения допускается с разрешения установивших их учреждений или руководителей. Для этого необходимо письменно оформить новый срок сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано серьезными, аргументированными обстоятельствами. О всехслучаях изменения срока исполнения документов исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

• задания последующих лет – не реже одного раза в год;

• задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

• задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания и информация о них фиксируются в РКФ.

Документ считается выполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения заинтересованным организациям и лицам. На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

ü Хранение документов

Основные требования к организации оперативного хранения документов

С момента заведения до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. За сохранность документов и дел несут ответственность руководители подразделений и отвечающие за делопроизводство сотрудники.

Дела хранят в специальных запирающихся шкафах в вертикальном положении корешками наружу. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел, которую помещают на внутренней стороне шкафа. Каждое дело на корешке имеет индекс по номенклатуре дел.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются на срок не более одного дня. После истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Классификация писем

Все служебные письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Таковы письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письмаизвещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые «сопроводительные». Они выполняют роль ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам, и фиксируют факт отправки.

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения различного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой инструмент, язык которого представляет определенные трудности при стандартизации.

Классифицировать деловые письма – значить построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие ситуаций, их можно типизировать, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.

Прежде всего, письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

1. Письма, требующие письма-ответа. 2. Письма, не требующие письма-ответа.

К письмам, принадлежащим первой группе, условно можно отнести: письмо-просьбу, письмо-обращение, письмо-предложение (письмопредставление) и т.п. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны содержать регистрационный индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

К письмам, не требующим ответа, можно отнести:

• письмо-предупреждение;

• письмо-напоминание;

• письмо-приглашение.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, например, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, которое оно сопровождает.

Если содержание служебного письма разделить на аспекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах. Простое служебное письмо – письмо одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты деловых писем:

1. Факт напоминания – письмо-напоминание.

2. Выражение гарантии – письмо гарантийное.

3. Указание на ранее достигнутое соглашение, свершившийся факт – письмо-подтверждение.

4. Информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях – информационное письмо.

5. Указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо.

6. Предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. – письмопредупреждение.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным (многоцелевым). Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими ключевыми словами, которые облегчают поиск документов и процесс его изучения.

По тематическому признаку проводится условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, относится к деловой корреспонденции, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь терминологией и фразеологией.

Следует отметить, что тематическая классификация очень удобна при инвентаризации корреспонденции. Для этих целей деловую переписку можно разделить, например, на следующие виды:

• по технологии;

• по оборудованию и энергетике;

• по производству.

Отбор ключевых терминов для каждого типового письма позволяет облегчить механизацию и компьютеризацию делопроизводства на предприятии, организации и учреждении.

По структурным признакам служебную переписку можно разделить: на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную).

Регламентированное письмо составляется по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.), всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула – это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. По языковым формулам «Прошу», «Высылаем», «Подтверждаем» можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Оформление дат и чисел в документах

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2004 г., в мае 2005 г., но: за 8 месяцев 2004 года, в 2005 году, план на 2005 год, с 2000 по 2005 год, в 2003-2004 годах; в первом полугодии 2004 г., но: в 1-м квартале 2005 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28, 5 метра, 28, 5 кв. метра, но: 28, 5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих, но 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и З- секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

[1] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» (с изм. От 8 июня 2001 г.).

[2] Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд России. 2000.

[3] Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. М.: Экономика, 1988.

[4] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004

[5] Соответствует Нормам времени на работы по ДОУ, утвержденным постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 №23.

[6] Утверждены Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 № 118.

[7] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

[8] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. − ВНИИДАД. М.: 2004.

[9] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000.

[10] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. ВНИИДАД. М., 2004.

[11] Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива № 2 от 19 января 1995 г.) М.: Росархив, 1995.

[13] С.И.Ожегов Словарь русского языка. М.: Рус.язык., 2003.