Составление номенклатуры дел

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 8Следующая ⇒

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел входят: дела, журналы регистрации, справочные картотеки.

Номенклатура предназначена для организации группировки исполненных дел, систематизации и учета дел и оперативного их поиска и использования в работе.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации: положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел предшествующих лет.

Сводная номенклатура дел организации (приложение 11) составляется службой ДОУ на основании номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи службы ДОУ.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации и при необходимости с экспертно-проверочной комиссией архивного органа, куда передаются дела на государственное хранение, и утверждается руководителем. Номенклатура дел согласовывается с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений и располагаются в соответствии со структурой организации.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе и номенклатуру дел организации.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 15-04, где 15 − обозначение структурного подразделения, 04 − порядковый номер заголовка дела.

Однородным делам, имеющимися в большинстве структурных подразделений (копии приказов, планы и отчеты, должностные инструкции и др.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях дело с копиями приказов руководителя организации будет учтено под одним номером − «05». Личные дела сотрудников вносят в

номенклатуру также под одним номером.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.

Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дел состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автора документа); название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа); дата (период), к которой относятся документы. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством образования и науки о материальнотехническом обеспечении.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал, месяц), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты НПО «Молния» о работе по освоению новой техники.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню^{^[9]}, а при его отсутствии − по типовой или примерной номенклатуре дел или

согласованной с государственным архивным органом.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляют резервные номера.

2.6.3. Формирование и оформление дел

Формирование дел − группирование исполненных документов в дело в

соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным оформлением дел осуществляется службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• документы внутри дела располагаются в хронологической, вопроснологической последовательности или их сочетании;

• документы органов коллегиального управления группируются в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (совещаниям);

• положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

• документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

• переписка (письма) группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

• помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

• по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

Оформление дела − подготовка дела к хранению в соответствии с

установленными правилами^{^[10]}.

Дела подлежат оформлению и при их заведении и по завершении года. Оформление − это комплекс работ по подготовке дела к хранению, включающий:

• описание дела на обложке;

• брошюровку;

• нумерацию листов;

• составление заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

• нумерацию листов в деле;

• составление листа-заверителя дела;

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

• подшивку и переплет дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата дела (указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве), количество листов, срок хранения дела (приложение 12).

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Нумеруют листы простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем − очередным номером −

каждое вложение в конверте.

Внутренняя опись документов дела (приложение 13) составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела и т.д.).

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе

(приложение 14) и отражает при необходимости особенности физического состояния дела (например наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, заверительные надписи не составлять.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 Следующая ⇒