Использование IDEF0 для описания и классификации бизнес-процессов в рамках системы качества МС ИСО семейства 9000

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 6Следующая ⇒

В 2000 году Международная Организация по Стандартизации (ISO) приняла новую версию стандартов серии 9000, содержащих перечень требований к системе качества (СК) организации.

Одно из принципиальных отличий новой версии стандартов – использование процессного подхода к менеджменту, а также к созданию и функционированию СК.

Основную идею процессного подхода в новой версии стандартов можно свести к следующим положениям:

· Деятельность организации необходимо представить в виде сети взаимодействующих между собой процессов.

· Менеджмент деятельностью организации должен основываться на менеджменте сетью процессов.

Большинство экспертов по СК сходятся на том, что наиболее приемлемым способом описания процессов является их графическое представление. Описание процессов должно отражать не только отдельные процессы, но также взаимосвязи и взаимодействия между процессами.

Процессы вместе с взаимосвязями и взаимодействиями представляют сеть процессов организации.

Описание сети процессов, составляющих деятельность организации – это сложная организационно-техническая задача, для решения которой требуются специальные средства описания и анализа.

Впервые это обстоятельство было осознано в середине 70-х годов при реализации комплексных проектов по заказам ВВС США. В то же время была предложена и реализована программа комплексной компьютерной поддержки производства (ICAM – Integrated Computer-Aided Manufacturing), в рамках которой, в частности, применялась методология структурного анализа систем. Позже на базе этого подхода была разработана методология функционального моделирования IDEF0, которая в 1993 году была принята в качестве федерального стандарта в США, а в 2000 году – в качестве стандарта в Российской Федерации.

Модель сети процессов в рамках системы качества должна отвечать на следующие вопросы:

Какие процессы в деятельности организации относятся к системе качества?
Какова структура этих процессов, включая выходы и потребителей процессов, входы и поставщиков и т.д.?
Как процессы взаимодействуют друг с другом?
Как в рамках процессов выполняются требования, определенные в МС ИСО семейства 9000?

Для того чтобы функциональная модель сети процессов отвечала на эти и другие вопросы в рамках СК, она должна строиться в соответствии с дополнительными требованиями (помимо тех, которые сформулированы в методологии IDEF0).

Ниже приводится далеко не полный перечень требований, которым должна отвечать функциональная модель процессов:

· Функциональная модель строится с точки зрения руководства системой качества организации. При таком подходе модель включает все процессы и элементы, влияющие на качество конечной продукции и процессов.

· Функциональная модель должна содержать процессы, определенные как обязательные в рамках требований МС ИСО семейства 9000. Перечень этих процессов приведен в МС ИСО 9001: 2000.

· Функциональная модель должна содержать элементы (объекты), регламентируемые в МС ИСО семейства 9000. Перечень таких элементов приведен в МС ИСО 9001: 2000.

· Функциональная модель должна охватывать все стадии жизненного цикла продукции, относящиеся к сфере деятельности организации.

Для того чтобы функциональная модель удовлетворяла перечисленным требованиям, она должна строиться как модель делового процесса.

Деловой процесс – это совокупность процессов (операций, действий) и взаимодействий между ними, результатом (выходом) которой является продукция и (или) услуги, поставляемые потребителям, а входами – материальные, информационные и трудовые ресурсы, поставляемые внешними поставщиками.

Таким образом, функциональная модель делового процесса будет охватывать процессы жизненного цикла, а также связанные с ними вспомогательные процессы и процессы менеджмента, входящие в состав деятельности организации. Это полностью согласуется с требованиями МС ИСО семейства 9000.

В МС ИСО 9001: 2000 к обязательным процессам относятся:

· Реализация ответственности высшего руководства в рамках системы качества.

· Менеджмент ресурсами (вспомогательными производственными процессами).

· Менеджмент основными производственными процессами (процессами жизненного цикла продукции).

· Процессы измерения, контроля и улучшения СК.

· К обязательным элементам относятся:

· Документы, содержащие политику, цели организации в сфере менеджмента качества.

· Документы, содержащие ответственность сотрудников организации (должностные инструкции).

· Записи качества, и т.д.

Соответственно, функциональная модель должна содержать все обязательные процессы и элементы в соответствии с требованиями МС ИСО семейства 9000.

В рамках IDEF0-модели дуги в зависимости от их положения на диаграмме подразделены на 4 категории: входные, выходные, управления и механизма.

Дополнительно дуги могут быть классифицированы в зависимости от категории объектов, которые они представляют на диаграмме. К числу таких категорий могут относиться:

· Материалы, сырье, продукция, ресурсы.

· Информация, данные, записи качества, документы.

· Распоряжения руководства, планы, графики, распорядительные документы.

· Стандарты, нормативная документация.

· Ответственные исполнители, сотрудники организации и т.д.

Для того чтобы выделить в IDEF0-модели элементы определенного типа, при моделировании используются заранее оговоренные соглашения о графическом стиле представления объектов различных категорий (цвете линии, толщине линии, типе линии). Для того чтобы выделить в IDEF0-модели процессы определенной категории, при моделировании используются заранее оговоренные соглашения о графическом стиле представления соответствующих функциональных блоков в модели по аналогии с соглашениями для дуг.

ТЕМА 3. ФУНКЦИОНАЛЬНО-СТОИМОСТНЫЙ АНАЛИЗ (ABC)

Для того чтобы предприятие или компания ответила на вопрос, сколько стоит не только данный продукт или услуга, но и та или иная операция, необходимо наличие формализованного описания ее бизнес-деятельности. Имея такое описание можно проводить функционально-стоимостной анализ (ФСА). Сегодня практически каждое предприятие использует методологию ФСА для решения задач повышения конкурентоспособности своей продукции.

ФСА – методология непрерывного совершенствования продукции, производственных технологий, организационных структур. Задачей ФСА является достижение наивысших потребительских свойств продукции при одновременном снижении всех видов производственных затрат.

Основные идеи ФСА:

· Потребителя интересует не продукция как таковая, а польза, которую он получит от ее использования.

· Потребитель стремится сократить свои затраты.

· Интересующие потребителя функции можно выполнить различными способами, а, следовательно, с различной эффективностью и затратами.

· Среди возможных альтернатив реализации функций существуют такие, в которых соотношение качества и цены является наиболее оптимальным для потребителя.

Метод ФСА работает по следующему алгоритму:

· Определяется последовательность функций, необходимых для производства товара или услуги.

· Для каждой функции определяются полные годовые затраты и количество рабочих часов.

· Для каждой функции на основе оценок из пункта 2 определяется количественная характеристика источника издержек.

· После того как для всех функций будут определены их источники издержек, проводится окончательный расчет затрат на производство конкретного продукта или услуги.

Еще одним из важных критериев, характеризующих функцию, либо бизнес-процесс помимо стоимости является время выполнения данной функции, либо бизнес-процесса.

Для снижения стоимости, трудоемкости и времени с помощью функционально-стоимостного метода можно так реорганизовать деятельность, чтобы было достигнуто устойчивое их сокращение. Для этого необходимо сделать следующее:

· Сократить время, необходимое для выполнения функций.

· Установить ненужные функции.

· Сформировать ранжированный перечень функций по стоимости, трудоемкости или времени.

· Выбрать функции с низкой стоимостью, трудоемкостью и временем.

· Организовать совместное использование всех возможных функций.

· Перераспределить ресурсы, высвободившиеся в результате усовершенствований.

Очевидно, что вышеперечисленные действия улучшают качество бизнес-процессов. Повышение качества бизнес-процессов осуществляется за счет проведения сравнительной оценки и выбора рациональных (по стоимостному или временному критерию) технологий выполнения операций или процедур.

Связанность методов IDEFO и ФСА заключается в том, что оба метода рассматривают предприятие, как множество последовательно выполняемых функций, а дуги входов, выходов, управления и механизмов IDEFO – модели соответствуют стоимостным объектам и ресурсам ФСА-модели.

Поставив в соответствие каждой функции ее стоимость можно проводить следующие виды анализа:

· Исследование распределения затрат по функциям, а также выполнение наиболее дорогих функций с целью их первоочередного совершенствования.

· Определение по каким функциональным направлениям следует осуществлять деятельность самостоятельно, а по каким пользоваться услугами сторонних организаций, либо сочетать два способа в определенной пропорции.

· Проведение стоимостного моделирования бизнес-процессов, определяя при этом структуру бизнес-процесса с наиболее оптимальной стоимостью.

AllFusion Process Modeler предоставляет возможность проводить стоимостный анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC). ABC является широко распространенной методикой, используемой международными корпорациями и государственными организациями (в том числе Департаментом обороны США) для идентификации истинных движителей затрат в организации.

ABC представляет собой соглашение об учете, используемое для сбора затрат, связанных с работами, с целью определить общую стоимость процесса. ABC основан на модели работ, потому что количественная оценка невозможна без детального понимания функциональности предприятия. Обычно ABC применяется для того, чтобы понять происхождение выходных затрат и облегчить выбор нужной модели работ при реорганизации деятельности предприятия (Business Process Reengineering, BPR).

ABC может проводиться только тогда, когда модель работы последовательная (следует синтаксическим правилам IDEFO), корректная (отражает бизнес), полная (охватывает всю рассматриваемую область) и стабильная (проходит цикл экспертизы без изменений), другими словами, создание модели работы закончено.

ABC включает следующие основные понятия:

• Объект затрат - причина, по которой работа выполняется, обычно, основной выход работы. Стоимость работ есть суммарная стоимость объектов затрат.

• Движитель затрат - характеристики входов и управлений работы, которые влияют на то, как выполняется и как долго длится работа.

• Центры затрат, которые можно трактовать как статьи расхода.

При проведении ABC в AllFusion Process Modeler сначала задаются единицы измерения времени и денег. Для задания единиц измерения следует вызвать диалог Model Properties (меню Model /Model Properties) и выбрать закладку ABC Units (Рис. 41).

Рис. 41. Настройка единиц измерения валюты и времени

Если в списке выбора отсутствует необходимая валюта (например, рубль), ее можно добавить. Символ валюты по умолчанию берется из настроек Windows. В Number of decimals in diagrams указывается количество знаков после запятой, которые будут отражаться на диаграммах при выводе на дисплей стоимости процессов, а в Number of decimals in reports - в отчетах. Диапазон измерения времени в списке времени Time Unit от секунд до лет. В Decimals in frequency values указывается количество знаков после запятой, которые будут отражаться на диаграммах при выводе на дисплей частоты выполнения функций, а в Decimals in duration values указывается количество знаков после запятой, которые будут отражаться на диаграммах при выводе на дисплей времени выполнения функций.

Затем описываются центры затрат (Cost centers). Для внесения центров затрат необходимо вызвать диалог Cost Center Editor (меню Model /Cost Centers Editor (Рис. 42).

Рис.42. Диалог Cost Center Editor

Каждому центру затрат следует дать подробное описание в окне Definition. Для задания стоимости работы (для каждой работы на диаграмме декомпозиции) следует щелкнуть правой кнопкой мыши по работе и на всплывающем меню выбрать Costs (Рис. 43).

Рис. 43. Задание стоимости работ в диалоге Activity Properties

В диалоге Activity Properties (Costs) указывается частота проведения данной работы в рамках общего процесса (окно Frequency) и время выполнения функции (Duration). Затем следует выбрать в списке один из центров затрат и в окне валюты задать его стоимость. Аналогично назначаются суммы по каждому центру затрат, т. е. задается стоимость каждой работы по каждой статье расхода. Если в процессе назначения стоимости возникает необходимость внесения дополнительных центров затрат, диалог Cost Center Editor вызывается прямо из диалога Activity Properties соответствующей кнопкой.

Общие затраты по работе рассчитываются как сумма по всем центрам затрат. При вычислении затрат вышестоящей (родительской) работы сначала вычисляется произведение затрат дочерней работы на частоту работы (число раз, которое работа выполняется в рамках проведения родительский работы), затем результаты складываются. Если во всех работах модели включен режим Compute from Decompositions, подобные вычисления автоматически проводятся по всей иерархии работ снизу вверх (Рис. 44).

Рис. 44. Вычисление затрат родительской работы

Этот достаточно упрощенный принцип подсчета справедлив, если работы выполняются последовательно. Встроенные возможности AllFusion Process Modeler позволяют разрабатывать упрощенные модели стоимости, которые тем не менее оказываются чрезвычайно полезными при предварительной оценке затрат. Если схема выполнения более сложная (например, работы производятся альтернативно), можно отказаться от подсчета и задать итоговые суммы для каждой работы вручную (Override Decompositions). В этом случае результаты расчетов с нижних уровней декомпозиции будут игнорироваться, при расчетах на верхних уровнях будет учитываться сумма, заданная вручную. На любом уровне результаты расчетов сохраняются независимо от выбранного режима, поэтому при выключении опции Override Decompositions расчет снизу вверх производится обычным образом.

Результаты стоимостного анализа могут существенно повлиять на очередность выполнения работ. Рассмотрим пример, изображенный на Рис.45.

Рис. 45. Диаграмма декомпозиции работы «Проверка кандидата»

Предположим, что при принятии на работу фирма проводит следующие три работы:

• проведение физического осмотра кандидата (медосмотр) - стоимость 500 руб.;

• проведение психического тестирования кандидата - стоимость 300 руб.;

• проверка данных кандидата (запрос в милицию)- стоимость 200 руб.

Предположим также, что с точки зрения технологии очередность проведения работ несущественна, а вероятность выявления негодности кандидата одинакова (50 %). Пусть необходимо проверить восемь кандидатов. Если проводить работы в убывающем по стоимости порядке, то стоимость проверки составит: 500*8 + 300*4 + 200*2 = 5600 руб.

Если проводить работы в возрастающем по стоимости порядке, то стоимость проверки составит: 200*8 + 300*4 + 500*2 = 3800 руб.

Следовательно, с целью минимизации затрат первой должна быть выполнена наиболее дешевая работа, затем - средняя по стоимости и в конце - наиболее дорогая (Рис. 46).

Рис. 46. Упорядочение работ по стоимости

Результаты стоимостного анализа наглядно представляются на специальном отчете AllFusion Process Modeler - Activity Cost Report (меню Tools/Report/Activity Cost Report). Отчет позволяет документировать имя, номер, определение и стоимость работ, как суммарную, так и раздельно по центрам затрат (Рис. 47).

Рис. 47. Диалог настройки отчета по стоимости работ

Результаты отображаются и непосредственно на диаграммах. В левом нижнем углу прямоугольника работы может показываться либо стоимость

(по умолчанию), либо продолжительность, либо частота проведения работы. Настройка отображения осуществляется в диалоге Model Properties (меню Model /Model Properties) в закладке Display (Рис. 48).

Рис. 48. Диалог настройки дисплея

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 Следующая ⇒