Этапы поиска документной информации

Этапы поиска документной информации:

ü установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;

ü установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;

ü определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;

ü определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;

ü визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.

В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по кото­рому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хра­нящиеся в ней документы.

 

 

Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей

 

Характеристика информационного обеспечения пользователей

Информационное обеспечение пользователей может быть либо
по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов.

Исполнение запросов осуществляется при наличии в запросе на­звания организации или фамилии, имени, отчества запра­шивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хроноло­гических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее ин­формация в запросе, тем больше исходных данных для его вы­полнения.

Инициативное информирование предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и со­держании хранящихся документов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня доку­ментов по какой-либо конкретной теме с указанием их хроно­логии и поисковых данных.

 

2. Понятие, содержание запроса и виды ответов архива

Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты.

Сроки исполнения ответа на запрос:

ü 5 дней — для пересылки непрофильного запроса в другой ар­хив и извещения об этом запрашивающего;

ü 15 дней — для исполнения запроса по научно-справочному ап­парату архива;

ü 30 дней — при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов.

Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архи­ва. Ответом архива являются архивная справка, архивная вы­писка, архивная копия.

Архивная справка — официальный документ, имеющий юриди­ческую силу и содержании) архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов.

Архивная выписка — копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводя­щий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.

Составление архивной справки предполагает изучение научно-справочного аппарата архива для выявления необходимых доку­ментов, изучение выявленных документов, составление справки.

Основными требованиями к тексту справки являются точ­ность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список исполь­зованных документов с их поисковыми данными. Справка пе­чатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива.

При выполнении ответов на запросы возможны их следующие варианты:

ü справки, выписки, копии - бесплатно;

ü тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов — могут быть плат­ными договорными услугами.

При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с пол­ным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов.

Если архив предпринимает инициативное информирование потребителей о наличии в нем тех или иных документов, в этом случае составляются списки потенциальных потребите­лей, тематики возможной информации. Затем происходит вы­явление документов по данной тематике и составление ин­формационных писем, в которых указываются перечень и стоимость информационных услуг архива. Итогом работы должны стать договор о сотрудничестве с потребителем или его заказ на копирование информации.

 

Вопрос 37. Работа читального зала архива

Понятие читального зала

Для работы исследователей с архивными документами в архиве
создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы.

Исследователи допускаются в читальный зал на основании лич­ного заявления или отношения организации, учреждения, пред­приятия, заинтересованных в их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место ра­боты, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается.

 

Порядок работы в читальном зале

При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и личное дело, в котором находятся заявления и отношения исследователя, анкета, заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов.

Исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают до­кументы для работы с ними.

Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного блан­ка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом.

Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10—20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально — на 10 дней со дня выдачи.

При наличии фонда пользования подлинные документы в чи­тальный зал не выдаются.

При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после полу­чения дело просматривается работником архива. В случае де­фектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер.

При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала, передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается. В случае порчи доку­ментов или их хищения исследователи подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной ответственности.

 

 

Вопрос 38. Формы массового использования архивных документов

 

Понятие форм массового использования архивных документов

К формам массового использования архивных документов относятся:

ü экспонирование на выставках;

ü использование в средствах массовой информации;

ü проведение информационных мероприятий;

ü выдача во временное пользование;

ü публикация.

 

Содержание форм массового использования архивных документов

Выставки документов организуются архивом самостоятельно,
вместе с другими архивами, музеями, организациями. На их базе могут проводиться экскурсии, научно-практические, методические, информационные мероприятия.

Выставка организуется на основе концепции и тематико-экспозиционного плана. Концепция определяет структуру и со­держание экспозиции. Тематико-экспозиционный план способ­ствует выявлению и отбору документов, иллюстративного, ве­щевого, вспомогательного материала. Он определяет место и средства показа документов в будущей экспозиции. Художествен­ное оформление выставки осуществляется на основе дизайнер­ских и эскизных проектов. Подготовка документов к экспони­рованию состоит из их реставрации, изготовления копий и му­ляжей. При возможности подлинники документов не выставля­ются. В случае же их экспонирования они должны быть за­щищены как от воздействия внешней среды, так и от хищений.

В средствах массовой информации документы используются для подготовки информационных материалов в прессе, на радио и телевидении. В периодической печати возможны основанные на документах статьи и сообщения, обзоры и публикации до­кументов. В телевидении и на радио документы используются для теле- и радиопередач, в тематических программах, информациях, хрониках, интервью, репортажах, готовящихся сотруд­никами архива совместно с работниками радио и телевидения.

К информационным мероприятиям относятся встречи с общественностью, экскурсии в архив, презентации, Дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы, читательские конференции, за­нятия для студентов и школьников. На них могут проходить выступления архивных работников, знакомящих обществен­ность с архивными документами, показ документов, ознаком­ление с работой архивов. Особое внимание уделяется проведе­нию занятий со студентами и школьниками. Они имеют тема­тический характер, проходят в форме лекций, семинаров, пра­ктических и факультативных занятий.

Выдача дел и документов во временное пользование производит­ся на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3 месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. Выдаваемые де­ла должны быть полностью оформлены, иметь листы исполь­зования. На их место на время отсутствия помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранили­ще проверяется их состав и физическое состояние. При обна­ружении дефектов составляется дефектный акт, а их виновни­ки привлекаются к ответственности.

Самым распространенным видом использования документов явля­ется их публикация. Выделяются научные, научно-популярные, учебные издания. Все они основываются на научных принципах подготовки документов к изданию, но отличаются спецификой отбора, источников, приемов передачи текста документа, соста­вом научно-справочного аппарата. В соответствии с составом публикуемых документов издания могут быть пофондовыми, тематическими, видовыми. Публикации могут быть в корпусе, серии, сборнике, в виде альбома, буклета, плаката, могут быть публикации в периодических и продолжающихся изданиях.

Существуют следующие этапы подготовки публикации:

ü выявление и отбор документов;

ü выбор и передача текста документа;

ü археографическое оформление документа;

ü составление научно-справочного аппарата;

ü формирование макета публикации.

Подбор документов определяется темой, типом, видом издания.

Отбор документов проводится на основе принципов историзма, научной объективности, методов источниковедческого анализа до­кументов.

Источниковедческий анализ предполагает установление под­линности, места, времени, условий создания, внешних особен­ностей, авторства, достоверности, политической направленности, полноты, представительности, научной значимости, новизны ин­формации, степени сохранности, способа воспроизведения текста документов.

Документальная публикация состоит из предисловия, включаю­щего историческую и археографическую части, текстов доку­ментов, примечаний, указателей, содержания с перечнем пуб­ликуемых документов.

При публикации могут применяться хронологический, темати­ческий, географический, авторский, номинальный признаки систематизации или их сочетания.

Систематизация документов закрепляется их общей порядко­вой нумерацией.

Каждый документ сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой.

В редакционном заголовке указываются порядковый номер доку­мента в публикации, его разновидность, автор, адресат, крат­кое содержание, дата, место создания, делопроизводственный номер.

В археографической легенде сообщаются поисковые данные (шифр) документа, его подлинность, язык, способ воспроизведения, внешние особенности, в случае необходимости — сведения о более полной его публикации.

Основным пособием по публикации архивных документов являют­ся Правила публикации исторических документов в СССР.

⇐ Предыдущая891011121314151617Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. Безопасность и опасность: свойства и условия возникновения. Этапы защиты от опасностей.
2. Биология – теоретическая основа медицины. Методы исследования и этапы развития биологии.
3. В поисках Божественного вдохновения
4. В поисках более продуктивных представлений
5. Вопрос 2. Основные этапы развития торговли в России
6. Глава 4. «С чего начать? или Основные этапы «запуска» модели ученического самоуправления»
7. Глава з i Психометрические основы психодиагностики: основные этапы конструирования теста
8. Главные этапы бюджетирования: формирование финансовой структуры, создание структуры бюджетов
9. Диспансеризация населения. Этапы ее проведения.
10. Дыхание, его значение. Органы дыхания. Основные этапы дыхания.
11. Задачи, организация экспертизы, ее этапы.
12. И основные этапы ее развития