Порядок каталогизации архивных документов

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 17Следующая ⇒

Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

ü определения вида каталога;

ü разработки схемы классификации в нем документной информации;

ü выявления и отбора документной информации для каталогизации;

ü описания документной информации на каталожных карточках;

ü индексирования каталожных карточек;

ü систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

ü определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;

ü отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;

ü в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются:

ü уровень и профиль архива;

ü структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;

ü интенсивность и задачи использования документов;

ü наличие и качество других архивных справочников;

ü кадровые и материально-технические возможности архива.

Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и документов личного состава.

Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым — предметные — именной и географический.

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

ü систематический — по отраслям знаний и практической деятельности общества;

ü тематический — по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;

ü по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;

ü по истории административно-территориального деления — по видам административно-территориальных единиц, а внутри их — по алфавиту наименований;

ü хронологический — по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;

ü именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;

ü географический — по алфавиту географических и топографических объектов;

ü ведомственный по личному составу — данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;

ü названий фондов — при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.

Виды архивных каталогов

Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

В международной документалистике приняты:

ü универсальная десятичная классификация;

ü классификация при помощи двоеточия.

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри- к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового
описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

ü индекс классификационного деления;

ü наименование рубрики и подрубрики;

ü обозначение даты и места события;

ü информационные сведения (описание содержания);

ü название архива;

ü название фонда;

ü архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

ü язык;

ü способ воспроизведения;

ü фамилия составителя;

ü дата составления;

ü в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

ü научно-методическое обеспечение работы;

ü индексирование карточек;

ü систематизацию их по индексам и рубрикам;

ü составление отсылочного аппарата к каталогу;

ü усовершенствование каталога;

ü ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

ü буквенными;

ü цифровыми;

ü комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний.

В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.

Вопрос 25. Архивные путеводители

Понятие архивного путеводителя

Архивный путеводитель - архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов.

Виды архивных путеводителей

В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри- и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются:

ü на путеводитель по фондам архива;

ü краткий справочник по фондам архива;

ü тематический путеводитель по фондам архива;

ü путеводитель по архивам.

Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.

Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим.

При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведений, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри их материал располагается исторически и логически.

Структура путеводителя

Путеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необходимости — аннотации к документам. Путеводители помимо сведений об основных архивных фондах могут содержать сведения о неаннотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать развернутую библиографию, в которой указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них.

⇐ Предыдущая 4 5 6 7 8910 11 12 13 Следующая ⇒