Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах

Понятие режима хранения документов

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

ü температурно-влажностного режима;

ü светового режима;

ü санитарно-гигиенического режима;

ü охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

ü строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;

ü оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;

ü применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;

ü применением специальных средств хранения и перемещения документов.

Требования к зданиям и помещениям архива

Требования к зданиям и помещениям архива:

ü архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;

ü не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;

ü архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;

ü архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;

ü хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;

ü в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;

ü отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;

ü в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;

ü хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;

ü в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;

ü в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:

ü посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

Световой режим

Световой режим:

ü постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

ü освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным;

ü при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

ü уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

Температурно-влажностный режим

Температурно-влажностный режим:

ü документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;

ü резкие колебания температуры и влажности воздуха не допускаются;

ü для поддержания температурно-влажностного режима в помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;

ü архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию температурно-влажностного режима;

ü температурно-влажностный режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режима — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

Санитарно-гигиенический режим

Санитарно-гигиенический режим:

ü архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;

ü обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;

ü в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;

ü в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;

ü запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;

ü окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;

ü ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насекомых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфекции и дезинсекции.

Охранный режим

Охранный режим:

ü обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений;

ü вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке.

Оборудование архивохранилищ

Оборудование архивохранилищ:

ü применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;

ü оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами;

ü не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:

ü расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

ü расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

ü расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;

ü расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;

ü расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;

ü высота стеллажа - 220—240 см;

ü ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами - 35-40 см;

ü ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;

ü расстояние между полками по высоте — 35—40 см;

ü при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;

ü документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение документов в архивохранилище:

ü документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;

ü документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений;

ü документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно;

ü обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы;

ü учетные документы хранятся отдельно от документов архива;

ü в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения;

ü при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;

ü коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;

ü связки документов формируются не более 20 см толщиной;

ü коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;

ü коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение топографических указателей:

ü помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения - буквами, стеллажи и полки - цифрами;

ü нумерация комнат производится от входа слева направо;

ü нумерация стеллажей и полок производится от входа в хранилище слева направо;

ü нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;

ü односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;

ü в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели;

ü постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;

ü пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива;

ü в совокупности постеллажные и пофондовые карточки являются единым топографическим указателем, определяющим место хранения документов фонда.

⇐ Предыдущая 7 8 9 10 111213 14 15 16 Следующая ⇒