Вопрос 39. Учет использования архивных документов

Цели учета использования архивных документов

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива, прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.

Учетные документы архива подразделяются:

ü на первичные;

ü обобщающие;

ü итоговые.

Первичные документы ведомственного архива

Первичные документы ведомственного архива — это:

ü журнал учета подготовленных информационных документов;

ü журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий;

ü журнал регистрации выданных копий, архивных справок и выписок из документов;

ü журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;

ü журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;

ü книга выдачи дел из хранилища;

ü лист использования дела;

ü личное дело исследователя.

Первичные документы государственного архива

Первичные документы государственного архива:

ü карточка учета форм использования документов;

ü карточка учета тем исследований в читальном зале;

ü журнал регистрации пользователей в читальном зале;

ü требования на выдачу дел;

ü личное дело пользователя;

ü картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей;

ü журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную;

ü карточка учета изданий архива;

ü лист использования дела.

Вторичная обобщающая информация

На основе вышеуказанных документов создается вторичная обобщающая документация — сводные таблицы:

ü работы архива по формам использования по годам;

ü количества поступивших и исполненных запросов по годам, периодам;

ü категорий потребителей информации по годам;

ü тематики исследований по годам;

ü количества публикаций по видам;

ü количества использованных фондов по годам и дел по годам и фондам;

ü количества выданных копий по годам.

Аналитические обзоры

Итоговой аналитической информацией, основанной на первичной и вторичной информации, являются аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития.

Анализ использования архивных документов проводится на основе изучения интенсивности и эффективности использования.

Интенсивность использования изучается на основе следующих показателей:

ü количество обращений пользователей в архив за год;

ü количество обращений пользователей по целям использования за год;

ü категории потребителей информации.

Отдельным показателем интенсивности использования документов является число обращений:

ü к хронологическим группам документов;

ü разным темам исследования;

ü разным видам исторических источников;

ü к каждому фонду за год;

ü к фондам разных категорий за год.

Эффективность использования изучается на основе показателей:

ü количественных — отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения, отношение количества использованных дел к количеству результативно использованных дел, отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов;

ü неколичественных — качественные показатели работы архива в области использования документов (качество работы, отклик общественности на эту работу);

ü абсолютных — количество публикаций, ссылок, копий, связанных с документами архива.

Вопрос 40. Технотронные архивы

Понятием виды технотронных архивов

Технотронные архивы — архивы, хранящие кинофотофоновидео-документы и научно-техническую документацию. Основные виды работы архивариуса в них — комплектование, учет, научно-справочная работа. Использование технотронных документов сходно с использованием документов на бумажных носителях информации. Специфика работы определяется спецификой носителей информации.

Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Видеодокумент — документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.

Научно-техническая документация — совокупность научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство. К научно-техническим документам относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация, документация по изобретательству и рационализации. Поскольку носителем научно-технической документации является бумага, то работа с ней более приближена к работе с традиционной документацией.

Ведущие технотронные архивы

Ведущими технотронными архивами являются РТА кинофотодокументов, РГА фонодокументов, РГ научно-технический архив. В остальных архивах технотронные документы хранятся в специализированных отделах. Кинофотофоновидеодокументы, в зависимости от функционального назначения составляют две группы:

ü документы, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя включаются в состав их фондов;

ü документы, являющиеся результатом деятельности фондообразователя, организуются самостоятельно и учитываются самостоятельно.

При этом их хранение обосабливается в соответствии с требованиями к их хранению. Научно-техническая документация поступает в архив и хранится в составе фонда ее разработчика. Если эта документация создана организацией-соразработчиком, она поступает в составе фонда организации-генпроектировщика.

При нефондовом хранении кинофотофонодокументов:

ü кино- и видеодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы или видеожурналы, отдельные киновидеотелесюжеты различной цветности (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой киновидеодокументы систематизируются по времени из изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя);

ü фотодокументы систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера, слайды (диапозитивы) различной цветности, позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы, диафильмы (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой фотодокументы систематизируются по авторам, объектам, местам съемки);

ü фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации — фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, лазерной (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой фонодокументы систематизируются по выпускающим организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи).

Внутрифондовая организация научно-технических документов определяется их комплектностью.

В состав комплекта входит совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления или проектировании объекта капитального строительства. Каждый комплекс вносится в опись под отдельным номером.

⇐ Предыдущая 8 9 10 11 12 13 141516 17 Следующая ⇒