Вопрос 26. Обзоры архивных документов

 

Понятие обзора архивных документов

Обзор архивных документов — архивный справочник, включаю­щий систематизированные сведения о составе, содержании и по­исковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими.

Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедче­ский анализ.

Тематический обзор документов включает систематизирован­ные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источ­никоведческий анализ.

Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источ­никоведческого анализа, предполагающего определение источ­никоведческого значения рассматриваемых документов, их по­лноты и степени сохранности, достоверности, характера со­держащихся в них фактических данных.

Основной частью обзора являются аннотации архивных доку­ментов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор со­ставляется на весь архив, затем - на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.

 

Система построения обзора

Схема построения обзора архивного фонда:

ü структурная — при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора;

ü отраслевая (функциональная) — при отсутствии четкой струк­туры фондообразователя и соответственно фонда;

ü тематическая — группировка и изложение содержания документов по конкретным темам;

ü хронологическая — группировка и изложение содержания документов по хронологии;

ü номинальная — группировка и изложение содержания докумен­тов по их видам.

Схема построения тематического обзора документов:

ü отраслевая (функциональная);

ü тематическая;

ü хронологическая.

Аннотации документов в обзоре содержат сведения о содержа­нии документов, их источниковедческий анализ, основные раз­новидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются назва­ниями архивов и номерами фондов.

Справочный аппарат обзора состоит:

ü из титульного листа;

ü оглавления;

ü предисловия (в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппара­та, списка сокращений, указателя).

К тематическому обзору составляются:

ü список фондов, использовавшихся при его составлении;

ü библиография;

ü сведения о наличии документов по теме в других архивах.

 

Вопрос 27. Архивные указатели

 

Понятие архивного указателя

Архивный указатель — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объек­тов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть:

ü межархивными;

ü межфондовыми;

ü внутрифондовыми;

ü на документы одной описи;

ü нескольких описей фонда;

ü целого фонда;

ü нескольких фондов одного архива;

ü нескольких архивов.

Указатели могут составляться:

ü к заголовкам единиц хранения без их просмотра;

ü к отдельным документам с их просмотром.

По структуре своих рубрик указатели являются:

ü глухими (без аннотаций);

ü раскрытыми (с аннотациями).

По рубрикации указатели делятся:

ü на алфавитные;

ü систематические;

ü хронологические.

Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, ес­ли фонд имеет сложную структуру, большое количество опи­сей, часто используется.

Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости.

Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и по­исковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой от­сылок.

 

Основные виды указателей

Основные виды указателей:

ü тематический;

ü именной;

ü географический;

ü хронологический;

ü алфавитный;

ü систематический.

 

Вопрос 28. Архивная историческая справка

 

Понятие исторической справки

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит:

ü историю фондообразователя;

ü историю фонда;

ü характеристику документов фонда.

 

Содержание истории фонда

История фондообразователя включает:

ü историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразова­нии);

ü задачи и функции фондообразователя и их изменения;

ü масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций;

ü место фондообразователя в системе госаппарата, экономиче­ской, общественно-политической, культурной жизни;

ü изменения в названии и подчиненности фондообразователя;

ü структуру фондообразователя и ее изменения;

ü крайние даты деятельности фондообразователя.

 

3. Содержание истории фондообразования

История фонда включает:

ü дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты;

ü изменения в составе и объеме фонда и их причины;

ü степень сохранности документов;

ü особенности формирования, описания, систематизации документов;

ü сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах;

ü сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей;

ü состав научно-справочного аппарата.

Характеристика документов фонда включает:

ü состав документов фонда, их виды, их крайние даты;

ü особенности документирования, присущие данному фондообразователю;

ü порядок использования документов;

ü характеристику научно-справочного аппарата.

 

Вопрос 29. Архивное описание

Документов и дел

Понятие архивного описания

1. Под описанием документов и дел понимается:

ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

ü раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

ü Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Основными принципами описания являются:

ü соответствие описания первичному архивному документу;

ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уров­ней описания;

ü недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются:

ü название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

ü название структурной части;

ü индекс дела по номенклатуре дел;

ü заголовок дела;

ü аннотация;

ü крайние даты документов;

ü количество листов в единице хранения;

ü архивный шифр.

К элементам описания относятся:

ü информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем еди­ницы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

ü информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;

ü информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

ü информация об условиях доступа и использования — условия дос­тупа, авторские права, условия репродуцирования и использо­вания, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность доку­мента, внешние особенности;

ü дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.

 

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. В получении документов при приеме ребенка
2. В случае отсутствия любого из выше перечисленных документов, команда к соревнованиям на этапе «ПСР на акваториях» - не допускается или выступает вне основного зачета, по решению судейской коллегии.
3. Внутренняя опись документов,
4. Вопрос 20. Экспертиза ценности документов
5. Вопрос 21. Учет документов в архивах
6. Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах
7. Вопрос 32. Первичная реставрация и консервация архивных документов
8. Вопрос 39. Учет использования архивных документов
9. ДОКУМЕНТООБОРОТ. ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
10. Документопоток – это поток документов, которые циркулируют между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки этих документов.
11. ЕСЛИ НЕТ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ РАСХОДЫ