Порядок составления и хранения документов

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 3

К оформлению документов предъявляются особые требования. Важнейшим из них является своевременность оформления. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после её окончания. Точность, ясность и полнота содержания операции – также требуются при составлении документов. Документы должны быть заполнены четко, аккуратно и разборчиво.

Документы, составленные в разных хозяйственных подразделениях (в цехах, на складах, в отделе сбыта и др.) после выполнения отраженных в них хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые документы подлежат обработке, цель которой – подготовить документы для последующих записей в регистры синтетического учета, составления отчетов. Обработка документов состоит в их проверке, расценке (таксировке), группировке и контировке.

Проверка должна осуществляться с точки зрения законности операций, соблюдения требований по их правильному оформлению, точности арифметических расчетов. Исходя из этого проверка бывает: по существу, формальная и арифметическая.

1) Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, оформленной этим документом, соблюдения норм и расценок. Например, согласно действующему законодательству сумма платежа наличными деньгами не должна превышать 100 000 руб. в рамках одного договора между юридическими лицами и ИП.

В случае обнаружения ПКО на сумму, превышающую этот лимит, эта операция выявляется незаконной.

2) Формальная проверка устанавливает полноту и правильность заполнения всех реквизитов документа, подлинность подписей должностных лиц. Если при проверке выявлена подделка документов, недостоверные подписи, злоупотребления, то такие документы задер-живают и передают главному бухгалтеру для рассмотрения и принятия соответствующих мер.

3) Арифметическая проверка состоит в проверке правильности всех арифметических расчетов, содержащихся в документе. Проверяются не только внутренние документы, но и документы, поступившие от другого предприятия, учреждения. В случае выявления ошибки в «чужих» документах, например, предприятия-поставщика, составляется бухгалтерская справка, в которой проводятся правильные расчеты, а предприятию поставщику посылается письменное сообщение о выявленной ошибке.

Справка-расчет прилагается к документу, в котором обнаружена ошибка, для дальнейшего отражения в учете правильных записей. Исключение составляют ошибки, обнаруженные в выписке банка (необоснованное списание или зачисление денег). В своем учете предприятие показывает эти ошибочные суммы, но относит их на расчеты по претензиям, о чем уведомляет банк.

Расценка (таксировка) документов состоит в проставлении в соответствующих графах цены и суммы, т.е. в денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Это, как правило, складские документы, в которых на местах проставляются только количественные, натуральные измерители (накладные, требования, лимитно-заборные карты и др.). Документы, в которых одним из обязательных реквизитов является денежный измеритель (ПКО, РКО и др.), расценке не подлежат.

Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет сократить число записей в учетных регистрах. Например, ведомости приходования готовой продукции.

Контировка документов состоит в составлении бухгалтерских проводок, т.е. указании корреспондирующих счетов, на которых отражается операция, оформленная документом. Проводки можно составлять как на бланке самого документа, так и другим образом. На бланках отдельных документов (ПКО, РКО, авансовый отчет и др.) для этого предусмотрены специальные графы. Кроме того, можно воспользоваться мемориальными ордерами или сделать запись в журнале хозяйственных операций.

От правильно составленных бухгалтерских проводок зависит достоверность учетных показателей, а своевременность и качество учета еще зависит от правильной системы документооборота.

Срок хранения архивов учетных документов

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив.

Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг:

1) Налоговый кодекс РФ;

2) Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;

3) Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Каждый из них утверждает разный срок хранения одних и тех же бумаг. В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Так написано в пункте 1.4 раздела I перечня из приказа Министерства культуры.

Т.о. хранение архивов первичных документов нужно обеспечить как минимум в течение пяти лет. В то же время срок хранения документов налогового учета – четыре года. Сохранность документов налогового учета нужно обеспечить строго в течение четырех лет. Об этом сказано в п.п.8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. При этом четыре года нужно отсчитать со следующего дня после окончания налогового периода (года или квартала), в котором компания использовала этот документ.

К примеру, у вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Дата выписки документов – 10 августа 2015 года. Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете. Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года.

Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Ведь он не является первичным документом (письмо Минфина России от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154). Поэтому на него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Задача счета-фактуры исключительно налоговая – подтвердить право на вычеты по НДС. К тому же срок хранения в четыре года установлен и в перечне Минкультуры (п. 368 перечня).

Отсчет четырех лет по счету-фактуре нужно начать со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету. Допустим, вычет счета-фактуры был заявлен в III квартале, тогда точка отсчета – 1 октября 2015 года. Получается, что компания может уничтожить документ только после 1 октября 2019 года.

По некоторым документам эти сроки установлены в пределах 1-5-10 лет, а, например, лицевые счета работников должны храниться 75 лет.

Учетная политика

В соответствии с действующим законодательством все хозяйствующие субъекты должны самостоятельно формировать свою учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности.

Под учетной политикой (далее – УП ) организации (ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации») понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. При определении учетной политики у организации имеется выбор, который касается, в основном, способов оценки и списания материально-производственных запасов и хозяйственного инвентаря в производство; оценки основных средств и нематериальных активов, незавершенного производства; возможности применения ускоренной амортизации, вариантов формирования различных резервов, ремонтных и страховых фондов, порядка признания доходов и расходов и т.д.

Разработка таких правил может проводиться централизов анным, децентрал изованным и смешан ным образом.

В первом случае предполагается строгое ведение учета по правилам, разработанным государственными органами. В условиях рыночной экономики такое централизованное воздействие на хозяйственную свободу организаций может отрицательно сказаться на эффективности их работы.

Во втором случае предлагается полная самостоятельность выбора правил бухгалтерского учета для каждой организации, что снижает возможности необходимого внешнего контроля.

В третьем случае происходит рациональное сочетание общих правил и принципов и механизмов выполнения указанных правил и принципов, разрабатываемых самостоятельно каждой организацией с учетом специфики ее хозяйственной деятельности. Каждая организация сама разрабатывает свою учетную политику, т. е. правила ведения бухгалтерского учета.

Формирование и раскрытие учетной политики

УП организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством РФ возложено ведение бухучета организации, и утверждается руководителем организации. УП должна регламентировать ведение как бухгалтерского, так и налогового учета. Поэтому ее удобно разбить на две соответствующие части.

К основным правилам ведения бухгалтерского учета на предприятии, которые должны найти свое отражение в УП, можно отнести следующее:

1) рабочий план счетов бухгалтерского учета организации, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

2) критерии при отнесении активов к ОС или стоимостный порог, выше которого активы учитываются в бухучете как ОС, а ниже – как материально-производственные запасы;

3) порядок переоценки основных средств

4) способы начисления амортизации по объектам основных средств;

5) срок полезного использования объектов основных средств

6) порядок определения срока полезного использования объектов нематериальных активов;

7) способы начисления амортизации по объектам нематериальных активов;

8) порядок оценки материально-производственных запасов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) при отпуске их в производство и ином выбытии;

9) порядок создания и использования различных резервов при принятии решения об их создании;

10) классификация доходов и расходов организации на доходы (расходы) от обычных видов деятельности и прочие доходы (расходы) с учетом специфики деятельности организации.

11) формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности

12) порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

13) правила документооборота и технология обработки учетной информации;

14) другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета

Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т. п.) организации. Бухгалтерскую и налоговую учетную политику должен утвердить руководитель организации своим приказом или распоряжением. Форма приказа - произвольная.

Положения учетной политики могут быть либо в самом приказе, либо в приложении к нему. Налоговое законодательство не содержит никаких специальных требований к порядку составления учетной политики для целей налогообложения. Поэтому организация может выбрать то, что будет удобнее:

1) составить единую учетную политику по организации в целом и сделать в ней отдельные разделы - бухгалтерская политика, политика по налогу на прибыль, политика по НДС и т.д.;

2) составить для бухучета и каждого налога отдельный документ.

ЛЕКЦИЯ № 5. На тему 7. Инвентаризация имущества и обязательств. На тему 8. Стоимостное измерение.

⇐ Предыдущая 1 23