Вопрос 20. Экспертиза ценности документов

Понятие экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

Критерии происхождения:

ü роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;

ü значимость выполняемых ею функций;

ü время и место образования документа;

ü значимость отраженных в документе событий.

Критерии содержания:

ü уникальность и типичность информации документа;

ü ее повторяемость в других документах;

ü вид документа;

ü подлинность документа.

Критерии внешних особенностей документа:

ü форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

ü юридическая достоверность документа;

ü физическое состояние документа.

При экспертизе ценности личных документов необходимо учитывать:

ü значимость фондообразователя и его документов;

ü объективность и субъективность документов;

ü взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами;

ü физическую сохранность документов.

При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать:

ü значимость учреждения или лица, в деятельности которых образовался документ;

ü значимость содержания документа;

ü время и место создания документа;

ü подлинность и копийность документа;

ü юридическую силу документа;

ü дублетность, повторяемость документа;

ü поглощенность содержания документа;

ü физическое состояние документа.

Задачи и этапы экспертизы

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

ü отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профильности государственных архивов;

ü определение сроков хранения документов;

ü обеспечение полноты состава архивного фонда;

ü отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.

Этапы экспертизы ценности документов:

ü в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;

ü в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

ü в государственном архиве — при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

Экспертные комиссии

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

ü в учреждениях, организациях, предприятиях — экспертная комиссия;

ü в министерствах, ведомствах, главках — Центральная экспертная комиссия;

ü в госархивах — экспертно-проверочная комиссия;

ü в Росархиве — Центральная экспертно-проверочная комиссия.

ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Кроме того, архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков.

Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.95. Согласно данному положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.

Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться как эксперты представители других организаций. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. В основе работы ЭК находится архивное законодательство, типовые и ведомственные перечни документов. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Задачи экспертной комиссии:

ü организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводство при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

ü организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;

ü организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Функции экспертной комиссии:

ü организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;

ü осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел;

ü дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения;

ü рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения — описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на госхранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

ü рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на согласование ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения — сводную номенклатуру дел учреждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

ü рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК госархива — предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

ü рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения — акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, о отметкой ЭПК, документов до 1945 года включительно, рассматриваемых ЭПК госархива, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

ü совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же основных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости, в основном за счет контрольно-руководящих функций. Росархив, как высшая архивная инстанция, организует экспертизу научной и практической ценности документов в пределах Российской Федерации и отбор их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны.

В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы:

ü протоколы их заседаний;

ü описи дел постоянного хранения;

ü описи дел временного хранения;

ü акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типовые и ведомственные перечни документов — систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранении. Выделяются типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. В настоящее время наиболее распространены:

ü Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

ü Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

ü Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒