Место и роль документов в управлении на современном этапе

Место и роль документов в управлении на современном этапе

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:

1. Она должна быть своевременной.

2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.

Основные функции документа:

информационная

организационная

коммуникативная

юридическая

воспитательная

учебная

Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

по способу документирования

рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.

по сфере использования

организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.

по содержанию

простые;
сложные.

по месту составления

внутренние;
внешние.

по степени гласности

открытые;

с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).

по происхождению

официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

по юридической силе

оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

по форме изложения (степени унификации)

индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);

примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);

унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

по срокам исполнения

срочные (с указанием срока исполнения);
несрочные.

по срокам хранения

временного хранения (до 10 лет);
долговременного хранения (свыше 10 лет);
постоянного хранения.

Делопроизводство в Древней Руси

На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период ( Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.

В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения. В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются.

Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.

Коллежское делопроизводство

Коллежское делопроизводство- организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, как правило, президентом, вице-президентом, 2-3 советниками.

В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. На решение государственных дел полагалась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.

При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название “архив”.

ХVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

Подготовка и передача документов на архивное хранение.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов- это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

экспертизу ценности документов;

оформление документов, сдаваемых в архив;

составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

обеспечение сохранности дел;

передачу дел в архив.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

постоянного хранения;

временного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются.
Уничтожение документов и дел оформляется актом.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.
Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:

документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;

нумеруют листы дела в правом верхнем углу;

в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;

на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;

переплетают дело;

на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.