Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Тема 3 Общая характеристика современных информационных технологий, используемых в работе с документами



3.1. Компьютерные технологии создания документов. Классификация программ подготовки документов. Современные универсальные пакеты офисных программ. Возможности текстовых процессоров по созданию типовых и структурированных документов. Программные средства подготовки табличных документов. Программы демонстрационной графики (программы для создания презентаций). Виды компьютерной графики и программы создания графических изображений.

3.2. Базы и банки данных как средство хранения и обработки документированной информации. Современные технологии баз данных. Назначение и функции систем управления базами данных (СУБД). Фактографические и документальные базы данных. Информационно-поисковые системы.

3.3. Сетевые компьютерные технологии и их коммуникационные возможности. Глобальная сеть Internet и ее основные сервисы. Intranet и Extranet системы.

Microsoft Office является самым распространенным в мире офисным пакетом. Пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов и максимально автоматизировать задачи, которые необходимо решить пользователю.

Ранняя версия интегрированного пакета Microsoft Office была представлена в 1988 году и включала текстовый и табличный процессор, средство создания презентаций и почтовую программу. Со временем данный набор стал фактическим стандартом для офисных приложений.

Знание составных частей пакета — текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обязательным для работника офиса. Microsoft Office может включать в себя, кроме Word, Excel, Outlook, PowerPoint, такие программы как Publisher, дополнения Small Business, средство работы с базами данных (СУБД) Access, пакет для создания деловой графики PhotoDraw и средство создания Web-сайтов FrontPage.

Исторически текстовые редакторы - это предшественники текстовых процессоров. Они позволяли составлять и редактировать тексты, но не могли осуществлять более сложную обработку текста, были лишены многих функций – использование различных элементов оформления, осуществление автоматической генерации номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверки правописания и т.п.

Текстовый процессор (word processor) — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами — разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде, среди которых можно выделить следующие:

- ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

- предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.;

- автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

- ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

- объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

- автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

Мощные профессиональные текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги: MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, StarWriter и отечественный текстовый процессор Лексикон. Самой популярной программой этой группы является Microsoft Word, предназначенный для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. MS Word - одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая позволяет быстро и с высоким качеством подготовить любой документ – от простой записки до оригинал-макета сложного издания. MS Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии. Кроме того, в процессоре MS Word реализованы возможности технологии связывания и встраивания объектов, которые позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. В программе собрана уникальная коллекция таких оригинальных решений как: система готовых шаблонов и стилей оформления; приемы создания и модификации таблиц; функции автотекста и автокоррекции; форматная кисть; пользовательские панели инструментов; макроязык; оформление абзацев, таблиц, рисунков с помощью линий, рамок, узоров и других элементов графической природы.

В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО). Электронная таблица позволила автоматизировать процесс обработки больших объемов данных, которые могут быть представлены в табличной форме. Несложно заметить, что большую часть обрабатываемых в офисе данных можно представить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочных расходов и т.д.

В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.

Принцип работы электронной таблицы можно описать следующим образом. Программа организует данные в виде таблицы, каждая клеточка (ячейка) которой предназначена для хранения различных значений. При этом ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение и может принимать разные значения. В ячейках можно хранить не только данные, но и формулы, по которым вычисляются значения в этих ячейках. Самый простой пример - подведение итоговых значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы. Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и как инструмент для пользователей, имеющих дело с любой структурированной информацией.

Наиболее популярная сегодня система электронных таблиц Excel появилась в середине 80-х гг.

В 1984 году выпускником Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа PowerPoint, предназначенная для создания слайдов для проведения презентаций. PowerPoint создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму.

Деловая графика — область компьютерной графики, предназначенная для наглядного представления различных показателей работы учреждений. Плановые показатели, отчётная документация, статистические сводки — вот объекты, для которых с помощью деловой графики создаются иллюстративные материалы. Программные средства деловой графики включаются в состав электронных таблиц. Несмотря на то, что для работы с компьютерной графикой существует множество классов программного обеспечения, различают всего три вида компьютерной графики: растровая, векторная, фрактальная.

Одним из наиболее распространенных типов программ для работ с графикой являются графические редакторы. Графический редактор — компьютерная программа, позволяющая создавать и редактировать изображения и сохранять их во многих популярных форматах, например JPEG, PNG, GIF, TIFF. Самые распространенные редакторы - Adobe Photoshop, VueScan, CorelDRAW Graphics Suite.

3.2. Данные – это информация, представленная в определенном виде, позволяющем автоматизировать ее сбор, хранение и обработку.

База данных (БД) – совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти компьютера и отражающих состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. Предметной областью принято называть ту часть реального мира, объекты которой описаны в базе данных. База данных состоит из множества связанных файлов.

Банк данных (БнД) – это одна из форм информационных систем. Банком данных называют систему специальным образом организованных баз данных, программных, технических, языковых и организационно- методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Базы данных по характеру хранимой информации различаются на фактографические и документальные.

В фактографических БД регистрируются факты – конкретные значения данных (атрибутов) об объектах. Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (1-3), например, Автор, название, год издания. Информация, с которой работает фактографическая информационная система, имеет внутреннюю структуру, что позволяет использовать ту или иную модель данных.

Но существует и другой класс задач – хранение и анализ неструктурированных текстовых документов (статьи, книги, рефераты и т.д.) и графических объектов. В этом случае цель системы, как правило, – выдать в ответ на запрос пользователя список документов или объектов, в какой-то мере удовлетворяющих сформулированным в запросе условиям. То есть система должна быть снабжена каким-либо формализованным аппаратом поиска. В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная. Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.

Система управление базами данных (СУБД) – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями. СУБД должна обеспечивать поиск, модификацию и сохранность данных, а также оперативный доступ (время отклика), защиту целостности данных от аппаратных сбоев и программных ошибок, разграничение прав и защита от несанкционированного доступа, поддержка совместной работы нескольких пользователей с данными.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно:

- просматривать,

- пополнять,

- изменять,

- искать нужные сведения,

- делать любые выборки,

- осуществлять сортировку в любом порядке.

Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.
Популярные СУБД – FoxPro, Access for Windows, Paradox.

Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции:

· хранение большого объема информации;

· быстрый поиск требуемой информации;

· добавление, удаление и изменение хранимой информации;

· вывод ее в удобном для человека виде.

Информационно-поисковая система (ИПС) – программная система для хранения, поиска и выдачи интересующей пользователя (абонента) информации.

Документальная ИПС предназначена для отыскания документов (статей, книг, отчетов, описаний к авторским свидетельствам и патентам), содержащих необходимую информацию. Поисковый массив такой ИПС состоит из поисковых образов документов (т.е. элементов, каждый из которых передает основное содержание документа) или из самих документов. В ответ на предъявляемый информационный запрос ИПС выдает некоторое множество документов (или адреса их хранения), содержащих искомую информацию. Документом называют любой осмысленный текст, который обладает определенной логической завершенностью и содержит сведения о его источнике и/или создателе.

Фактографическая ИПС обеспечивает выдачу непосредственно фактических сведений, затребованных потребителем в информационном запросе. Поисковый массив состоит из фактографических записей, т.е. из описаний фактов, извлеченных из документов и представленных на некотором формальном языке.

3.3. Компьютерной сетью , или сетью ЭВМ, называется комплекс территориально рассредоточенных ЭВМ, связанных между собой каналами передачи данных. Объединенные в сеть компьютеры обладают существенным суммарным вычислительным потенциалом и обеспечивают повышение надежности работы всей системы в целом за счет дублирования ресурсов.

Сетевые компьютерные технологии обладают мощными коммуникационными возможностями. Эти возможности реализуется, прежде всего, через электронную почту (передача и прием текстовой и графической информации). На основе электронной почты организуются так называемые телеконференции – взаимный обмен тематической информацией между пользователями-участниками.

Вторая возможность – удаленное выполнение программ. Наличие в сети суперкомпьютеров позволяет проводить на них решения сложных научных и коммерческих задач, а результат выводить на любую сетевую станцию. Эта услуга положена в основу всемирной сети Internet, в которой маломощные ПК получают уже готовую обработанную информацию.

Internet не просто сеть, это глобальная сеть, объединяющая большое количество " обычных" сетей, использующих протокол IP. В Internet входят и некоторые не-IP-сети. Internet это не компания и не группа компаний. Это ISOC (Internet Society) - общество с добровольным членством. Управляется Internet IAB (Совет по архитектуре Internet.), который отвечает за техническую политику, поддержку и управление Internet. Интернет это всемирная публичная открытая сеть, предоставляющая своим пользователям целый ряд сервисов, от WWW и электронной почты, до удаленного использования ресурсов компьютеров.

Intranet (Интрасеть, Интранет) – это внутрикорпоративная локальная или территориально распределенная сеть, защищенная от несанкционированного доступа, основанная на Internet-технологиях. Intranet может использовать как локальные вычислительные сети и выделенные линии (физически закрытая сеть), так и различные комбинации локальных и территориальных сетей включая Интернет.

Extranet (Экстрасеть, экстранет, Расширенная интрасеть) – это корпоративная сеть, использующая Internet-технологии как для корпоративных целей, так и для предоставления части служебной информации клиентам, партнерам и другим лицам за пределами компании. Иногда ее понимают только как часть корпоративной сети, которая доступна для уполномоченных пользователей вне компании.

При создании Intranet/Extranet–систем приоритетными являются задачи безопасности и разграничения прав доступа к информации и сервисам. При этом компания имеет возможность размещать в системе закрытые корпоративные материалы и предоставлять пользователям доступ к сервисам, напрямую связанными с жизнедеятельностью компании.

Корпоративное применение Интернет это публичные корпоративные сайты и открытая электронная почта.

Корпоративное применение Intranet это закрытые корпоративные порталы, действующие в пределах локальной сети компании, на которых размещаются закрытые корпоративные материалы, и предоставляется доступ уполномоченным пользователям к системой автоматизированного управления компанией, а также закрытая электронная почта.

Корпоративное применение Extranet это закрытые корпоративные порталы, действующие в пределах сети Интернет, на которых размещаются закрытые корпоративные материалы и предоставляется доступ уполномоченным пользователям к системе автоматизированного управления компанией, а также доступ к ряду материалов партнерам и постоянным клиентам компании, а также закрытая электронная почта.

3.4.Технология оцифровывания документов. Потоковое сканирование. Программные средства для оптического распознавания текста.

При переходе на электронный документооборот значительную часть рабочего времени делопроизводителей начинает занимать перевод бумажных документов в электронный вид. Обычно эта процедура делится на три этапа: сканирование документов, оптическое распознавание текста и добавление цифровых копий документов в систему документооборота (СЭД).

Для того чтобы свести к минимуму затраты на выполнение завершающего этапа этой процедуры, необходимо применять средства автоматизированной загрузки отсканированных документов в базу данных СЭД.

Потоковое сканирование предназначено для ввода в СЭД больших массивов документов. Для функционирования решения необходима закупка специализированного оборудования: поточные сканеры и принтеры штрих-кодов.

Системы оптического распознавания символов (OCR - Optical character recognition) стали неотьемлемой частью интегрированных пакетов, поддерживающих ввод в компьютер, хранение и обработку бумажных и электронных документов. Система включает в свой состав сканер для ввода информации.

Существует два типа пакетов программ оптического распознавания: обучаемые и интеллектуальные.

 


Поделиться:



Популярное:

Последнее изменение этой страницы: 2016-05-28; Просмотров: 2502; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.041 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь