Тема 4 Электронные документы и электронный документооборот

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 7Следующая ⇒

4.1. Специфика электронной документации. Дискуссионность понятия «электронный документ». Особенности «жизненного цикла» электронных документов. Свойства электронных документов. Их классификация. Актуальные проблемы использования и архивного хранения электронных документов.

4.2. Основные факторы, способствующие распространению автоматизированных технологий в работе с документами. Определение понятия «электронный документооборот». Защищенный (юридически значимый) электронный документооборот. Технология электронной цифровой подписи.

Одна из первых проблем, связанных с организацией архивного хранения электронных документов, терминологическая: что, собственно, такое «электронный документ». Согласно федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» (2002) «электронный документ» – это «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995) трактует понятие «документ» как – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Таким образом, понятие электронного документа следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации (в виде файла/ов), реквизитов и носителя информации. При этом реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде (в том числе электронно-цифровая подпись), так и в документе на бумажной основе. Однако следует учитывать, что без применения адекватных технологий электронный документ так и останется файлом на носителе. То есть электронный документ только тогда можно считать «документом», когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора. Отмеченные особенности электронных документов (взаимосвязь их компонентов и применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности.

«Жизненный цикл» электронного документа включает в себя этапы: создание, формирование, обработка, передача, хранение документа.

Электронные документы характеризуется следующими признаками (свойствами):

- электронные документы являются программно-технического зависимыми продуктами;

- электронные документы имеют широкий спектр информационного отображения (текстовые, графические, электронные таблицы, базы данных, мультимедийные);

- форма электронных документов может быть отделена от содержания, а содержание документов может быть фрагментированным (базы данных), то есть физически документ может храниться в нескольких разных файлах;

- электронные документы могут иметь ссылки, которые не контролируются авторами, например, использование Интернет – файлов или файлов корпоративных баз данных с коротким диапазоном жизненного цикла;

- электронные документы хранятся на физических носителях (магнитные, оптические устройства), что не могут гарантировать долго длительное хранение информации (процесс размагничивания, механическое повреждения, физическое и моральное старение программно – технических средств).

Классификация электронных документов.

Согласно компонентам составляющим электронный документов их классификация может быть следующей:

- По содержанию и контексту электронный документ классифицируется в соответствии с традиционными классификационными схемами принятыми в дисциплинах связанных с анализом документов;

- По носителям классификация электронных документов связана с разнообразием материалов и технологий записи считывания данных;

- Наиболее сложной являетсся классификация по метаданным, т.е. технологическим характеристикам необходимым для визуализации. Сложность связана с разнообразием типов, структур и форматов данных, с другой стороны с их совокупностью в рамках одного документа.

В качестве классификации модели обычно предлагается ранжирование электронных документов в зависимости от комбинации метаданных:

1. Одноранговые документы – документ состоит из одного типа данных, объединенных одной структурой, з0аписан в один файл определенного формата. Например: gif, wav.

2. Двухранговые – документ состоит из нескольких типов данных, объединенных одной структурой, записан в один файл определенного формата.

3. Трехранговые – документ, состоящий из нескольких типов данных объединенных несколькими структурами, записан в один файл.

4. Четырехранговые – несколько типов объединенных в несколько структур, записаны в несколько структур определенного общего формата. Напрмер: БД PharaDOX.

5. Пятиранговые – несколько типов, обьединенных в несколько структур, записанных в несколько файлов в разных форматах. Например, гипертекст.

Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида: 1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами; 2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15–20 лет. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий – 10–15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5–7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на основе DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При более длительном хранении электронных документов существуют несколько решений:

1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые очень важны для деятельности организации и постоянно используются в работе. Вот почему важно изначальное создание баз данных и других электронных документов в наиболее распространенных форматах. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

2) Миграция электронных документов в «открытые» или наиболее распространенные компьютерные форматы. Для текстовых документов это – txt, rtf, pdf; для графических – tiff, jpg; для таблиц и баз данных – db, dbf, xls, txt.

3) Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды. Однако это также бывает непросто сделать, т.к. не для всех программных оболочек эмуляторы могут быть разработаны. Именно поэтому при создании информационных систем и электронных документов следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы записи, но на распространенные ОС, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения.

4) Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.

Со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны следующие проблемы:

1. проблемы обеспечения их аутентичности.

При обмене электронными документами по сетям надежным средством является применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Однако задачи обеспечения сохранности электронных документов в долговременной перспективе значительно модифицируют эту практику. ЭЦП реквизит электронного документа хотя и надежный, но крайне недолговечный: он рассчитан на пять, максимум, десять лет. Смена программной среды, устаревание со временем алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной.

2. проблемы хранения также связаны с организацией учета электронных документов.

3. проблема экспертизы ценности электронных документов.

К основным факторам, способствующим распространению автоматизированных технологий в работе с документами относят:

- наличие большого объема баз данных;

- развитие информационных технологий;

- расширение функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, создание локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

Электронное делопроизводство и документооборот на предприятии - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Единицей ЭД является электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Отсутствие атрибутов, аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения определенных реквизитов и для электронных документов. Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП используется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается применение ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, нужно наличие органа, который будет идентифицировать владельца ЭЦП и удостоверять его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, создающиеся по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливающие и возобновляющие действие сертификатов ключей подписей, ведущие реестр сертификатов.

Выявлены следующие преимущества применения электронного документооборота: сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов; повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании; интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений; создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии; оптимизация бизнес-процессов, связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 Следующая ⇒