Тема 5 Основные направления использования современных информационных технологий в ДОУ и архивном деле

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 7Следующая ⇒

5.1. Преимущества использования современных информационных технологий работы с документами. Уровни автоматизации системы ДОУ организации.

5.2. Подходы к автоматизации деятельности архивной службы. Возможности использования информационных технологий на разных этапах архивной работы и в управлении архивом.

5.1. Современные информационые технологии работы с документами имеют ряд преимуществ. Во-первых, позволяют работать с большими объемами данных и обеспечивают быстрый и эффективный поиск требуемых сведений для различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE, ORACLE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные.

Во-вторых, обработывают различные таблицы, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. КЭТ (крупноформатные электронные таблицы) помогают создавать подобные документы.

В-третьих, помогают осуществлять контроль и координацию деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. Специальные пакет может автоматически при наступлении срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской деятельности сотрудников. В четвертых, автоматизируют труд технического персонала (текстовые процессоры);

- обеспечивают оперативный обмен данными, что позволяет экономить время;

- позволяют повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

Уровни автоматизации системы ДОУ организации в зависимости от автоматизации видов деятельности могут быть следующими:

Виды деятельности	Компоненты
Операторская деятельность (работа с документами)	Средства поддержки разработки документов, СУБД, средства подготовки презентаций, системы обработки транзакций, системы управления документооборотом…
Административная деятельность (организация коммуникаций и информационного обмена)	Системы для организации групповой и корпоративной работы, средства работы с электронными формами и др.
Эвристическая деятельность (принятие решений)	СППР, экспертные системы, системы анализа в реальном времени и др.

Существует два подхода к автоматизации архивной службы. На выбор влияют потребности и возможности организации, которые впоследствии выражаются в различных финансовых вложениях в процесс.

В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив». Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации. Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения, - хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.

Архив предприятия в традиционном понимании - это хранилище документов на традиционных бумажных носителях. Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые - десятилетиями, Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.

Второй подход к автоматизации деятельности архивной службы состоит в переводе всей системы НСА в автоматизированные режимы: создание автоматизированной информационной системы к «бумажному» архивному фонду. Понятие и технология создания и формирования электронных архивов появились сравнительно недавно. Это означает, что между понятиями «электронный архив» и традиционный «бумажный архив» существуют значительные количественные, качественные и временные отличия. Но при этом необходимо отметить, что нет принципиальных отличий, которые не позволяли бы им сосуществовать и дополнять друг друга. Следовательно, поднимая вопрос об автоматизации работы архивной службы предприятия, нужно определить его потребности и соразмерить их с массивом «бумажного архива», темпами роста документооборота и возможностями. В соответствии с полученными данными следует выбрать путь автоматизации.

Возможны следующие варианты:

- перевод/ведение всех объемов документации в электронном виде и создание именно «электронного архива»;

- перевод и/или создание системы НСА к традиционному «бумажному архиву» в автоматизированном режиме;

- приемлемое сочетание двух систем: перевод отдельных видов и групп дел в электронный вид и перевод/создание системы НСА ко всему фонду в автоматизированной системе.

Некрупное, недавно созданное предприятие с небольшим документооборотом, динамично и быстрорастущее может выбрать первый вариант. Для ликвидируемого, реструктуризируемого предприятия достаточным будет второй вариант. Для крупного предприятия, получившего в наследство большой архив, имеющего в настоящее время значительный документооборот, приемлемым будет третий вариант.

Представленные на рынке программные системы позволяют решить поставленные задачи.

Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Информационные технологии используются на разных этапах архивной работы:

- учет документов;

- использование и публикации документов: организация поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов;

- автоматизация организационно- управленческих функций.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 Следующая ⇒