Организация аналитической работы на предприятии

Организация аналитической работы на предприятии должна соответствовать ряду требований.

1. Проведение анализа должно стать органической частью служебных обязанностей каждого специалиста, принимающего управленческие решения.

2. Аналитическое исследование должно быть эффективным, что достигается компьютеризацией аналитических расчетов;

3. Аналитическая работа на предприятии должна быть регламентирована и унифицирована. Регламентация предусматривает использование для отражения аналитической информации каждым исполнителем установленного минимума таблиц и выходных форм. Унификация анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость результатов анализа на высших уровнях управления, повышает объективность оценки деятельности структурных подразделений предприятия, уменьшает затраты времени на проведение анализа и способствует повышению его эффективности.

Основой анализа хозяйственной деятельности является мониторинг, то есть постоянный, систематический контроль за изменением состояния финансово-хозяйственной деятельности предприятия, анализ причинно-следственных связей ее результатов с определенными группами факторов и оценка (диагностика) тенденций и закономерностей развития предприятия.

Аналитическая работа на предприятии предусматривает несколько организационных этапов, которые в совокупности представляют собой комплекс организационных элементов, способных обеспечить эффективность анализа хозяйственной деятельности.

1. Выделение субъектов и объектов анализа. Субъектами анализа хозяйственной деятельности на предприятии являются их собственники и отдельные специалисты. В качестве объектов анализа могут выступать различные виды деятельности; производственные ресурсы, их техническое, материальное, финансовое обеспечение и состояние; отдельные производственные и технологические операции, технические комплексы и производственные мощности; организационные, функциональные и линейные структуры управления.

2. Выбор организационных форм проведения анализа и распределение обязанностей между отдельными исследователями. Организационные формы анализа определяются составом и техническим уровнем управления (менеджмента предприятия). Экономический анализ входит в обязанности не только экономических, но и технических служб всех уровней управления на предприятии.

3. Планирование аналитической работы. Аналитическая работа на предприятии должна иметь планомерный характер, для этих целей на предприятии составляются комплексный план (календарное расписание отдельных аналитических исследований в течение года) и тематические планы (планы проведения анализа по вопросам, требующим углубленного изучения).

4. Информационное и методическое обеспечение анализа хозяйственной деятельности.Информационное обеспечение анализа - это система сбора и обработки данных, необходимых для проведения анализа. Информационное обеспечение должно быть необходимым и достаточным, полным, достоверным, своевременным, сопоставимым и рациональным. Информационное обеспечение анализа включает три этапа: разработку методологии сбора необходимой информации, создание информационного массива, преобразование информации в соответствии с программой исследования. Для проведения анализа хозяйственной деятельности используется не только экономическая, но и техническая, технологическая и другая информация.

5. Аналитическая обработка данных о ходе и результатах хозяйствования– это непосредственной анализ, наиболее ответственный этап работы аналитика. Организация обработки требует соответствующего методического обеспечения, определенного уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом, их обеспеченности техническими и программными средствами проведения анализа хозяйственной деятельности.

6. Документальное оформление результатов анализа.Результаты аналитического исследования деятельности предприятия и его подразделений оформляют в виде документов (пояснительной записки, справки, заключения). Пояснительная записка должна содержать общие вопросы (экономический уровень развития предприятия, условия хозяйствования, результаты деятельности предприятия) и аналитическую часть (аналитические расчеты, аналитические и итоговые таблицы, графики, диаграммы, предложения по совершенствованию деятельности предприятия). В справке и заключении содержится информация о выявленных недостаткам (успехах), резервах и способов их освоения.

Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа, возлагается на руководителей и специалистов всех структурных подразделений предприятия.

4. вшироком смысле под комплексным экономическим анализом (КЭА) понимается ретроспективное, оперативное и (или) перспективное исследование бизнеса предприятия. Цели КЭА при этом могут быть исключительно многообразными и зависеть от субъекта анализа, в качестве которого выступает менеджмент предприятия.

Понятие КЭА может относиться к разным объектам управления - отдельным сегментам бизнеса, отдельным подразделениям предприятия, отдельным центрам затрат и ответственности и т.д. Но основной предмет КЭА - бизнес предприятия в целом, т.е. совокупность исследуемых сегментов и направлений его хозяйственной деятельности.

Хозяйственная деятельность предприятия носит многоцелевой характер, направлена на одновременное решение широкого круга взаимосвязанных, но вместе с тем относительно обособленных, самостоятельных задач. Поэтому планирование и управление хозяйственной деятельностью, ее результатами должны осуществляться комплексно программно-целевым методом.

КЭА обязан стать тем инструментом, с помощью которого экономический анализ деятельности организации должен выполнять свою многоцелевую функцию в современной системе менеджмента. КЭА выступает как средство получения цельного знания о хозяйственной деятельности, о бизнесе, понимания деятельности экономического субъекта.

КЭА может проводиться менеджментом предприятия но итогам прошедшего бюджетного периода (план-факт анализ) либо на основе сравнения данных ряда периодов (ретроспективный анализ). Заметим, что анализ исполнения бюджета прошедшего периода предполагает сравнение фактических показателей не только с запланированными (бюджетными), но и с данными прошлых (базисных) периодов, так как при формировании плановых показателей всегда существует определенный риск качества планирования. В то же время фактические данные отчетного и базисного периодов отражают реальную картину бизнеса.

Методология КЭА базируется на использовании системного подхода, позволяющего рассматривать любой объект хозяйственной деятельности в рамках комплексного функционирования бизнеса. Его проявление реализуется через основные свойства, принципы, которые определяют содержание, методику и этапы проведения КЭА. Подобный подход позволит глубже изучить объект, получить более полное представление о нем, выявить причинно-следственные связи между его отдельными элементами.

При этом базовые методологические принципы КЭА (такие, как системность, комплексность, принцип сравнительных выгод-издержек, понятие совокупного эффекта управленческого решения, метод факторного разложения и др.) одинаково применимы для компаний всех секторов экономики, методика КЭА, под которой понимаются разработка блок-схемы проведения анализа и выбор совокупности используемых аналитических технологий, варьируется в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия.

Полный и всесторонний анализ - только одно из условий достижения его комплексности. Необходимым условием комплексности является реализация в анализе единой цели, позволяющей объединить отдельные направления анализа, показатели и факторы производства в единую систему.

Важнейший элемент методики КЭА - использование программно-целевого метода решения сложных проблем. Это означает, что в КЭА последовательно осуществляются следующие стандартные процедуры: определение целей и задач анализа, построение факторных моделей анализируемых показателей, определение источников информации, распределение обязанностей между исполнителями, оценка и использование результатов анализа. Значительное место в методологии КЭА занимает проблема формирования системы показателей. Здесь необходимо учесть следующее. Во-первых, показатели, как правило, сравнительно неполно отражают связи и свойства изучаемых явлений и объектов. Во-вторых, они динамичны, так как развитие действительности требует соответствующего развития понятия. Они совершенствуются по мере развития науки и познания закономерностей функционирования социально-экономических систем, неуклонно приближаясь к выражению истинного значения.

Экономические показатели характеризуют отдельные свойства, связи и отношения, но сути выражают качественные стороны явлений и объектов и лишь но форме - количественные. Поэтому важно уже в самом определении правильно отразить содержание наиболее существенных свойств и отношений. Чем объективнее и достовернее показатели, выражающие общее состояние организации, стадии жизненного цикла бизнеса, тем действеннее принимаемые решения но выработке оптимальной стратегии и тактики управления. Объем их должен быть достаточным, набор - полным для объективной оценки результатов деятельности предприятия и достигнутого уровня использования хозяйственного потенциала, скрытых резервов производства.

Для количественной характеристики сложных социально-экономических явлений необходимо применение целой системы показателей, в которую следует включить как результативные, так и факторные параметры хозяйственной деятельности. Учитывая неоднозначность понимания и решения вопросов в исследуемой системе, специфику деятельности организаций и делая упор на общие принципы оптимизации и системного подхода, можно выделить следующие основные методологические принципы формирования показателей КЭА.

1. Целевой характер расчетов. Нужно учитывать конкретную цель исчисления показателей, их экономическое содержание, объем необходимой информации, ориентацию на пользователей.

2. Объективность. Характеризуемые показателями отношения и свойства явлений и объектов достаточно существенны, типичны. Набор их измерителей, а также методов расчета должен позволять с достаточной достоверностью и точностью выразить в количественной форме их качественное содержание.

3. Сочетание различных экономических интересов. Бизнес является сложной, постоянно растущей системой, отличающейся динамикой деловой активности, развивающейся сетью взаимоотношений, поэтому всем лицам, заинтересованным в результатах его деятельности, необходима правдивая оценка деятельности этого бизнеса для обоснования принятия решений.

4. Сопоставимость. Сравнение показателей, характеризующих бизнес в пространственном аспекте, а также в разные периоды, должно проводиться в сопоставимых условиях.

5. Динамичность. Этот принцип предполагает, что при комплексной оценке бизнеса надо учитывать изменение величин, характеризующих деятельность организации, во времени.

6. Учет неполноты информации. В расчетах ряда показателей, как правило, возникает фактор неопределенности, в частности в связи с изменением условий хозяйствования. Следовательно, с одной стороны, необходимо по мере получения новой более точной информации проводить корректирующие расчеты, а с другой - применять специальные модели комплексной оценки бизнеса.

7. Учет степени структурированности. Данный принцип требует достоверного анализа, описания и измерения всех наиболее существенных затрат и результатов. В случаях, когда задача слабо структурирована, т.е. все затраты и результаты не могут быть соизмерены, следует применять методы многоцелевой оптимизации и другие процедуры комплексного анализа.

8. Соответствие новым условиям хозяйствования. В настоящее время для организаций отсутствуют заранее установленные регламентирующие показатели деятельности. Предприятие имеет право само выбирать конечный, результирующий показатель эффективности бизнеса.

Среди инструментальных принципов формирования показателей главными являются:

■ простота проведения оценки;

■ оперативность комплексной оценки;

■ достаточность, т.е. набор показателей должен быть полным для объективной оценки;

■ применение разработанных пакетов прикладных программ;

■ привлечение персональных компьютеров.

К системе аналитических показателей предъявляется ряд требований. Они должны:

1) быть " сквозными", измеряемыми на всех уровнях менеджмента организации;

2) предъявлять количественно однозначную информацию о преимуществах различных вариантов прогноза;

3) обеспечивать соглашение между субъектами экономических взаимоотношений;

4) иметь четко выраженную экономическую интерпретацию;

5) отражать изменения, происходящие в деятельности организации, на основе системы частных показателей;

6) ориентироваться на отдачу от менеджмента.

Основная трудность при проведении КЭА заключается в том, что абсолютных стандартов, с которыми бы могли быть сопоставлены значения показателей, не существует. Из этого следует, что аналитик должен обладать соответствующими навыками, чтобы решить, является ли значение того или иного показателя удовлетворительным, а бизнес в целом - эффективно и устойчиво работающим.

В различных литературных источниках при описании последовательности проведения экономического анализа выделяют различное количество этапов. Правда, независимо от количества этапов сама программа анализа не меняется. Остановимся подробнее на работах, которые выполняются на каждом из перечисленных этапов.

Подготовительный этап. Одной из задач, которая должна решаться на этом этапе, является популяризация метода, в результате чего создаются благоприятные условия для выполнения определённых исследований. Тут же выбирается объект будущего исследования, создаётся временная исследовательская группа из специалистов разного направления для более полного охвата всех инженерно-экономических и технологических особенностей объекта. При отсутствии у этих специалистов знаний по экономическому анализу их направляют на курсы по изучению методики. На этом этапе разрабатывается подробный календарный план выполнения исследования. Кроме того, на подготовительном этапе оформляются все нормативные документы, которые связаны с проведением экономического анализа (приказ руководителя о проведении анализа определённого объекта, привлечении работников к выполнению этой работы, материальной заинтересованности работников по результатам анализа и т.д.).

Информационный этап. Главная задача, которая решается на этом этапе, - сбор, изучение и обобщение разнообразных данных об исследуемом объекте. Они должны отражать условия производства, реализации и потребления изделия, новейшие достижения в отраслях науки и техники, так или иначе связанных с этим объектом, удерживать всю без исключения экономическую информацию, имеющую отношение к анализируемому объекту. Данный этап нередко называют фундаментом экономического анализа, потому что от полноты достоверности собираемой информации во многом зависит успех последующих этапов экономического анализа.

Аналитический этап. На данном этапе прежде всего проводится детализация изучаемого объекта на функции, их классификация, определение стоимости каждой из них. Практически это означает создание функционально-стоимостной модели объекта. В результате проведённых исследований должны быть выявлены зоны наибольшей концентрации затрат (в том числе и ненужных), т.е. наиболее перспективные зоны с точки зрения задач экономического анализа. На основании этого формулируются задачи по усовершенствованию объекта с целью сокращения затрат на его производство, выбираются направления дальнейшего исследования.

Творческий этап. На этом этапе осуществляется разработка вариантов упрощения и удешевления конструкции изделия или технологии. Здесь решаются задачи по совмещению функций, возможности ликвидации ненужных функций, удешевления элементов конструкции, устанавливаются разные варианты выполнения основных функций, производится обсуждение и отбор наиболее реальных вариантов с точки зрения их реализации.

В разборе предложений участвует весь творческий коллектив. Внесённые предложения регистрируются в специальном журнале, доступном всем желающим. После сокращения или прекращения поступления предложений начинается их обсуждение и обоснование всеми участками творческого коллектива. В качестве экспертов могут привлекаться и другие специалисты. Обсуждение ведётся обычно в форме круглого стола. Для обоснования эффективности каждого предложения используются методы мозговой атаки, мозгового штурма, синектический, морфологический, Дельфы.

Метод мозговой атаки, или конференции идей, предусматривает генерирование идей членами экспертной группы в творческом споре при личном контакте специалистов. Продолжительность каждого заседания не более 45 мин, длительность генерирования - 1-2 мин, не допускается на первом этапе критика выносимых предложений.

Разновидностью этого метода является мозговой штурм, суть которого в том, что одна группа экспертов выдвигает идеи, а другая их анализирует.

Синектический метод предполагает при генерировании идеи использование аналогий из других областей знаний и фантастики.

Метод Дельфы предусматривает анонимный опрос специально подобранной группы экспертов по заранее подготовленным анкетам с последующей статистической обработкой материала. После обобщения результатов опроса запрашивается мнение экспертов по спорным вопросам. В результате обеспечивается переход от интуитивных форм мышления к дискуссионным.

Морфологический метод основан на использовании морфологических матриц, с помощью которых обеспечивается системный поиск взаимосвязей между всеми её элементами в рамках изучаемой проблемы. В левой части матриц приводятся все функции изучаемого объекта, а в правой - всевозможные способы их осуществления.

На заключительном этапе из общего количества предложений должно остаться 2-3 наиболее привлекательных и перспективных, по мнению специалистов, варианта усовершенствования объекта. К тому же эти предложения требуют более детального исследования, а иной раз и экспериментальной проверки.

Творческий этап является решающим, так как именно в ходе его начинается зарождение нового, усовершенствованного объекта, очерчиваются его контуры.

Исследовательский этап. Экспериментальная проверка выдвинутых предложений - главная задача исследовательского этапа. Для её решения обычно проводятся все необходимые технические, технологические и экономические расчёты, проверяется соответствие нового варианта продукции условиям его использования потребителями. Иной раз расчётов недостаточно. Тогда создаются исследуемые образцы объекта и проводится их испытание как с точки зрения приспособленности к существующему производственному оборудованию, так и с точки зрения условий доставки до потребителя и эксплуатации.

Рекомендательный этап. На этом этапе должен быть сделан окончательный выбор вариантов изменений исследуемого объекта, который бы не снижал его потребительских качеств. При этом оформляется вся необходимая документация по выбранному варианту усовершенствованного объекта. Согласуются все вносимые в него изменения с потребителями и поставщиками. Для того чтобы организовать производство нового вида продукции или хотя бы новой модели того же самого вида продукции, следует согласовать много разных вопросов с органами Госстандарта, пожарными, санитарными, экологическими и другими службами. Здесь же разрабатываются планы-графики внедрения результатов анализа в производство. Необходимая документация производственного характера передаётся технологическим, экономическим и другим заинтересованным службам.

Этап внедрения. Это последний этап по всему циклу экономического анализа. После его окончания должны быть решены все вопросы, связанные с организацией производства нового варианта анализируемого изделия. Для специалистов, занятых непосредственно в производстве, должны быть проведены консультации, а при необходимости - курсы повышения их квалификации. На протяжении всего срока освоения нового варианта должен осуществляться контроль со стороны специалистов временного творческого коллектива. На этом же этапе подводятся результаты проведения работы, определяется экономический эффект от её проведения, оформляется отчёт о результатах анализа, решаются вопросы материальной заинтересованности участников разработки и внедрения результатов экономического анализа.

В зависимости от особенностей конкретного объекта, технологии его производства и других причин методика выполнения экономического анализа может существенно отличаться. Но в любом случае общие принципы методологии должны сохраняться и выполняться.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 56