Командировочное удостоверение

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 6Следующая ⇒

1. В MS Excel сформировать таблицу из 11 столбцов, ввести наименования столбцов: Номер документа; Дата составления; ФИО; Подразделение; Должность; Место назначения; Цель командировки; Дней; Выбыл; Прибыл; Должность рук.; Фамилия рук.

2. В столбцах Дата составления, Выбыл и Прибыл установить формат данных Дата, в столбце Дней – числовой без знаков после запятой.

3. Заполнить данными пять строк таблицы.

4. Сохранить и закрыть файл с таблицей.

5. В MS Word открыть шаблон командировочного удостоверения.

6. Отобразить панель слияния. Выбрать на ней кнопку Открыть источник данных. Выбрать необходимый файл и лист данных.

7. Установить курсор в графу Номер документа шаблона командировочного удостоверения, щелкнуть на кнопке Вставить поле слияния панели Слияние. В раскрывшемся списке выбрать поле Номер документа. Нажать кнопку Закрыть.

8. Ввести другие поля слияния аналогичным образом.

9. Сохранить измененное командировочное удостоверение как Документ Word и закрыть его.

10. Для просмотра командировочного удостоверения на конкретного сотрудника открыть документ и щелкнуть на кнопке Поля/Данные.

	Унифицированная форма № Т-10 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1
Форма	по ОКУД по ОКПО	Код


наименование организации

	Номер документа	Дата составления
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ	«Номер документа»	«Дата составления»

	Табельный номер
Работник	«ФИО»

^{фамилия, имя, отчество} «Подразделение»
^{наименование структурного подразделения}
«Должность»
^{должность (специальность,}^{профессия)}
командируется в «Место назначения»
^{место назначения (страна, город, организация)}

для «Цель командировки»
^{цель командировки}

на «Дней» календарных дней (не считая нахождения в пути)

c «Выбыл» г. по «Прибыл» г.

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа
^{наименование, номер}
Руководитель «Должность рук.» «Фамилия рук.»
^{должность личная подпись расшифровка подписи}

Автоматизация делопроизводства
и электронный документооборот

Системы автоматизации делопроизводства (САД)
и системы электронного документооборота (СЭД)

	САД	СЭД
Основная форма документа	традиционная (бумажная)	электронная
Копия документа	файл	распечатка
Функция системы	автоматизация делопроизводства	автоматизация делопроизводства и управление электронными документами
Основные пользователи	делопроизводители	руководители, делопроизводители, исполнители
Документ в электронной форме	не имеет юридической силы	приобретает юридическую силу с использованием электронной цифровой подписи

Подготовительный этап
автоматизации делопроизводства

Принятие управленческого решения
по выбору программного продукта

В процессе выбора программного продукта для автоматизации документооборота важно учитывать следующие обстоятельства.

1. Решение о внедрении корпоративной технологии автоматизации документооборота должно основываться на оценке существующей организации работы с документами, ее достоинств и недостатков. Должны быть проявлены управленческая воля и готовность внедрять систему.

2. Принятие данного управленческого решения предполагает определенные затраты, связанные со стоимостью программного обеспечения, возможным дооснащением компьютерной техникой, обучением персонала и т.п.

3. Выбранная система документооборота должна быть удобна в эксплуатации, давать возможность настройки на особенности документирования и организации документооборота данной организации. Выбор программного продукта определяет технологию работы с документами в учреждении на достаточно продолжительное время.

4. Для отдельных категорий организаций (в частности, органов государственной власти, крупных государственных учреждений и корпораций, банков и т.п.) требования к системе автоматизации документооборота должны быть достаточно высокими с учетом перспектив длительного использования внедряемых автоматизированных систем, их жизненного цикла. В то же время многие небольшие коммерческие структуры, жизненный цикл которых не отличается продолжительностью, вполне могут удовлетворять программные продукты автоматизации делопроизводства со скромными функциональными возможностями и программно-техническими характеристиками.

В выборе программного продукта необходимо участие экспертов – специалистов разных подразделений организации, а процесс подготовки управленческого решения должен иметь коллективный (групповой) характер. Требуется взаимодействие службы ДОУ с подразделениями информатизации и информационной безопасности.

Указанные обстоятельства позволяют судить о том, что управленческое решение по выбору программного продукта для автоматизации документооборота является многоцелевым.

В условиях растущего предложения программных продуктов задача лиц, принимающих решение, заключается в выборе оптимального варианта программного обеспечения системы автоматизации документооборота на основе многокритериального подхода.

В современной теории принятия решений многокритериальные задачи выбора занимают особое место, в том числе задача выбора лучшей альтернативы считается одной из основных в практике менеджмента.

Сложность выбора определяется как количеством альтернатив (возможных программных продуктов), так и количеством критериев. Критерии выбора решений из некоего множества имеющихся альтернатив характеризуют их привлекательность (приемлемость, предпочтительность) для участников процесса выбора.

На подготовительной стадии принятия решения необходимо определить:

- какие потребности автоматизации документооборота, в общих чертах, должны быть удовлетворены;

- какие источники информации будут использоваться для знакомства с программными продуктами, какова степень полноты и достоверности информации, как познакомиться с демонстрационной версией;

- кто войдет в круг экспертов, оценивающих альтернативы;

- в течение какого времени будет проводиться экспертная оценка.

Источники информации о программных продуктах:

- информационно-рекламные материалы конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов (www.docflow.ru);

- журнальные публикации;

- результаты сопоставительного анализа;

- сайты фирм-разработчиков в Internet;

- сведения, полученные в контактных службах фирм-разработчиков.

Целесообразно наметить для выбора список из 3‑ 5 (максимально 7) альтернативных вариантов.

На стадии анализа альтернатив и выбора эксперты должны сформировать перечень критериев, по которым будут оцениваться программные продукты. При большом количестве критериев они могут быть объединены в группы, что позволяет оптимизировать процесс принятия решений. Требуется оценка программных продуктов как с точки зрения предъявляемых функциональных требований, так и системно-технических характеристик, адаптационных возможностей, особенностей внедрения и, наконец, стоимости.

Функциональные требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой:

- основные делопроизводственные функции (регистрация документов, контроль исполнения, поиск в базе данных, подготовка статистических данных о документообороте, учет передачи подлинников и копий документов, ведение номенклатуры дел, списание документов в дело);

- документирование в электронной форме (обеспечение задач электронного документооборота, работы с электронными файлами документов, регистрации документов, поступающих по электронным каналам связи и возможность использования ЭЦП и других средств криптозащиты);

- управление документооборотом (управление потоками документов внутри организации, передача документов на исполнение, контроль за движением документов, определение их местонахождения, получение сводок по документообороту, регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов, контроль за действиями пользователей);

- работа с информацией ограниченного распространения (возможность использования грифов доступа, учет экземпляров);

- автоматизация работы с проектами документов и т.п.

В число функциональных требований можно также включить те виды работ, которые предполагается выполнять в перспективе.

Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе, наличие программных интерфейсов для возможной интеграции с другими используемыми программными продуктами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов, электронной почтой), возможность удаленной работы.

Этапы работы экспертной комиссии:

1. Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к корпоративной системе автоматизации документооборота.

2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) или ранжирование для экспертной оценки.

3. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.

4. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих этим критериям.

Критерии	Количество баллов
1. Функциональные требования	От 0 до 100
…	…
1.2. Обеспечение задач электронного документооборота	От 0 до 40
1.2.1. Возможность автоматизированной регистрации документов, поступающих по электронным каналам связи	От 0 до 10
1.2.2. Возможность использования ЭЦП	От 0 до 10
1.2.3. …	…
2. Системно-технические требования	От 0 до 100
…	…
Итого по системно-техническим требованиям
ВСЕГО

Критерии	Экспертная оценка программных продуктов
A	B	C	D	E
1. Функциональные требования
…	…	…	…	…	…
1.1.1. Полнота отражения реквизитов документа в электронной регистрационной карточке
1.1.2. Передача документа на архивное хранение
Итого по функциональным требованиям
2. Системно-технические требования
…	…	…	…	…	…
Итого по системно-техническим требованиям
ВСЕГО

5. Оценка адаптационных возможностей отобранных продуктов.

6. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих этим критериям.

7. Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением программных продуктов.

В тыс.руб., цены 2006 г.	БОСС-референт	Гран-Док	Дело	Company Media	Directum	Documentum
Стоимость системы на 50 рабочих мест
Стоимость обследования организации при внедрении		7.3
Стоимость технической поддержки (с обновлениями)
Стоимость обучения пользователей

8. Оценка опыта применения отобранных программных продуктов, репутации фирмы-разработчика.

9. Выбор программного обеспечения для системы автоматизации документооборота.

Возможен вариант, когда эксперты придут к мнению, что ни один базовый вариант программного обеспечения не соответствует предъявляемым требованиям полностью. Тогда встает вопрос о разработке заказного варианта программного обеспечения, учитывающего специфику работы с документами в данной организации.

Выбор программного продукта – первый шаг к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 Следующая ⇒