Карта обследования формы документа

Документ Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
^{(наименование документа)}
Файл Приказ-прием

Функция управления Управление персоналом

Решаемая задача Подбор персонала

Код по ОКУД 02811518 Код внутренний нет

Униф. форма № Т-1 Утв. пост. Госкомстата от 06.04.2001 № 26
^{(кем, когда)}
Подразделение-составитель Отдел персонала

Лицо, ответственное за подготовку Специалист 1-й категории

Периодичность подготовки по мере необходимости

Визы: 1. Рук. подразделения, в которое поступает работник
^{(должность, подразделение)}
2. Руководитель отдела персонала

3. Юрист

4. Зам. ген. директора, курирующего подразделение

Ознакомительная виза работника

Внешнее согласование Нет
^{(наименование организации)}
Подписи Нет
^{(должности лиц, подписывающих документ)}
Утверждение: правовым актом нет должностным лицом нет
^{(вид документа) (должность)}
Печать гербовая нет иная нет

Место регистрации Отдел персонала Кол-во экз. 3

Адресат Внутренний документ

Место хранения 1-й экз. – дело, 2-й экз. – личное дело, 3-й экз. – бухг.
^{(подлинника, копии)}

Примерный перечень разделов Табеля форм документов,
построенного по функциональному принципу

1. Организация системы и процессов управления.

1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности.

1.2. Обеспечение законности деятельности.

1. Прогнозирование и планирование деятельности.

2.1. Прогнозирование деятельности.

2.2. Планирование деятельности.

1. Регулирование деятельности.

3.1. Оперативное управление деятельностью.

3.2. Информационное обеспечение деятельности.

1. Контроль за деятельностью.

4.1. Статистическая отчетность.

4.2. Ведомственная отчетность.

4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников).

1. Функции, отражающие специфику деятельности организации.
2. Финансовое обеспечение.

6.1. Финансирование деятельности.

6.2. Бухгалтерский учет.

6.3. Бухгалтерская отчетность.

1. Материально-техническое обеспечение.

7.1. Обеспечение сырьем, материалами.

7.2. Обеспечение сбыта продукции (услуг).

1. Научно-техническое обеспечение.

8.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность.

8.2. Ведение и эксплуатация технических средств.

8.3. Охрана окружающей среды.

8.4. Обеспечение научно-технической информацией.

1. Международное сотрудничество.

9.1. Командирование сотрудников за рубеж.

9.2. Прием зарубежных делегаций.

9.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей.

1. Обеспечение кадрами (персоналом).

10.1. Подбор и расстановка персонала.

10.2. Учет личного состава.

10.3. Аттестация работников.

10.4. Повышение квалификации работников.

10.5. Командирование сотрудников.

10.6. Нормирование труда.

10.7. Охрана труда.

1. Документационное обеспечение.

11.1. Организация работы с документами.

11.2. Хранение и использование документов.

1. Административно-хозяйственное обслуживание.
2. Обеспечение безопасности организации.

Альбом форм документов

Этапы разработки:

1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).

2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов.

4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

 

 

Классификация и кодирование
документной информации

Методы классификации

Классификация – разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами (ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные понятия).

Иерархический метод – последовательный. Заданное множество объектов последовательно делится на подчиненные подмножества – классификационные группировки. Первоначальный объем классифицируемых объектов детализируется на каждой следующей ступени классификации. Емкость классификатора не ограничена и определяется глубиной классификацией и количеством группировок на каждой ступени классификации.

Преимущества метода: не ограничивается глубина классификации информации, что дает возможность более детально анализировать документы; большая информационная емкость метода позволяет его использовать для кодирования большого объема информации.

Недостатки метода: негибкая структура, невозможность осуществлять поиск по произвольному сочетанию признаков.

Фасетный метод – параллельный. Классифицируемое множество делится на группировки независимо, по различным признакам классификации. Заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц (списков) признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности. Последовательность использования фасетов при образовании группировок задается фасетной формулой. Емкость классификатора зависит от числа фасетов и от количества признаков в фасетах.

Преимущество метода: гибкость. Изменения в одном из фасетов не оказывают влияния на остальные. Классификатор приспосабливается к меняющемуся характеру задач. Позволяет включать новые и исключать старые фасеты. Дает возможность поиска по любому сочетанию признаков.

Классификация документов способствует решению следующих задач:

1) повышения оперативности работы аппарата управления за счет более точного распределения документопотоков;

2) создания и эффективного использования систем хранения и поиска документной информации;

3) осуществления кодирования документов и документной информации;

4) совершенствования документов и т.д.

 

Методы кодирования

Код (индекс) – система условных обозначений, присваиваемых объектам и классификационным группировкам.

 

Методы кодиро­вания	Регистрационные	Классификационные
Порядковый	Серийно-порядковый	Последова­тельный	Параллельный
Код	Числа натурального ряда	Серии натуральных чисел	Основан на иерархичес­кой класси­фикации	Основан на фасетной класс­си­фикации
Преиму­щества	Простота, долговечность, короткие коды	Логичность кода, большая емкость	Гибкость, отражение в коде инфор­ма­ции об объекте, простота изменения кода
Недо­статки	Отсутствие в коде информации о свойствах объекта, сложность получения итогов	Нельзя применять по частям, сложно изменять код	Сложный метод
Объекты классифи­кации	Стабильные	С меняю­щимися признаками

 

Метод контрольных чисел

Контрольным числом кода является остаток от деления на 11 суммы произведений весов (порядковых номеров разряда в коде слева направо) на значения разрядов кода:

,

где КЧ – контрольное число по модулю 11, a_i – вес i-го разряда кода, x_i - значение i-го разряда кода, а значение в квадратных скобках – целая часть числа.

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I. РУССКИЙ ЯЗЫК: ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ И ФОРМЫ СУЩЕСТВОВАНИЯ.
2. II Организация работы с документами
3. XI. ПОСТРОЕНИЕ И ПРОЦЕСС ПСИХОДРАМЫ. КОНСТИТУЕНТЫ (ИНСТРУМЕНТЫ); ФАЗЫ И ФОРМЫ
4. А. Организация расчетов на предприятии. Формы расчетов с поставщиками, покупателями, работниками предприятия, бюджетом, внебюджетными фондами, банками
5. Активные и интерактивные формы проведения учебных занятий
6. Анализ формы №1 «Бухгалтерский баланс»
7. Билет 54. Формы (способы) реализации норм права.
8. Буржуазные реформы 60-70 гг.
9. В качестве исторической формы розыскной процесс прошел три этапа развития.
10. Введение в специальность. Организация работы врача-стоматолога на амбулаторном стоматологическом приеме. Ознакомление с медицинской документацией.
11. Вид практики, способы и формы ее проведения
12. Виды и формы государственного кредита