Цели автоматизации делопроизводства

Стр 1 из 6Следующая ⇒

Н.Л. Ерёмина

Документационное
обеспечение управления
и электронный документооборот

Томск 2007

УДК

ББК

Рецензенты:

Доцент кафедры информатики Томского государственного педагогического унивперситета, к.ф.-м.н. Н.А. Стахин

Зав. отделом использования и публикации документов Государственного архива Томской области,
к.и.н. О.Е. Хмельницкая

Ерёмина Н.Л. Документационное обеспечение управления и электронный документооборот. – 60 с. – Томск, 2007.

В учебно-методическом пособии, разработанном на Международном факультете управления Томского государственного университета, рассматриваются вопросы автоматизации документооборота организаций и учреждений, описаны методы подготовки документов и анализа документной информации с применением современных информационных технологий.

Пособие предназначено для слушателей краткосрочных курсов повышения квалификации, студентов дневной и заочной формы обучения по специальностям «Государственное и муниципальное управление» и «Документоведение и документационное обеспечение управления», государственных и муниципальных служащих, практических работников делопроизводственных служб, секретарей организаций, предприятий, учреждений.

	УДК ББК
	© Ерёмина Н.Л., 2008 © Томский государственный университет, 2008

Универсальные информационные технологии
в документационном обеспечении управления

Информационная технология – совокупность методов и средств реализации информационных процессов.

Типология информационных технологий:

По обслуживаемым предметным областям	По виду обрабатываемой информации	По реализации информационных процессов:
- бухучет; - банковская деятельность; - страховая; - налоговая; - …	- текстовые; - графические; - мультимедийные; - …	- сбора; - передачи; - накопления; - обработки; - хранения; - поиска; - использования; - …

Для реализации конкретной информационной технологии необходимо наличие:

- комплекса технических средств (аппаратное обеспечение);

- систем средств управления техническими средствами (программное обеспечение);

- организационно-методического обеспечения;

- грамотного персонала.

Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно-информационное обеспечение процесса управления.

Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами. Это основа для их автоматизации с использованием новых информационных технологий. В результате такой автоматизации повышается эффективность делопроизводственной деятельности, а как следствие – управления организацией.

Единая информационная система:

- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

- единая сеть, обеспечивающая движение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- единая система индексации документов, общие справочники-классификаторы (такие, как номенклатура дел), единая форма регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.

Цели автоматизации делопроизводства

В области работы с документами:

- повышение оперативности и качества работы с документами;

- упорядочение документооборота;

- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

- создание исполнителям необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

В области контроля над исполнительской дисциплиной:

- обеспечение автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- обеспечение автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

- сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

В области организации доступа к информации:

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех сопутствующих документов (приложений, сопроводительных документов, регистрационных карточек) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

- обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности

	Локальная автоматизация	Комплексная автоматизация
Охватывает	отдельные виды работ	все сферы ДОУ
Использует	универсальные информационные технологии	специализированные комплексные технологии
Преимущества	простота реализации, быстрый эффект	создание единого информационного пространства в организации – наиболее эффективный способ решения проблемы в целом
Недостатки	не решает проблемы полностью	требует наличия значительных ресурсов (временных, финансовых, кадровых)
Где востребована	в малых и средних организациях при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, в крупных организациях – в качестве вспомогательной меры	в крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами.

Требования, предъявляемые к автоматизированной системе информационно-документационного обеспечения управления

Такая система должна:

- выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

- быть построенной на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

- обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

- помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

- быть способной к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов или объем информации, количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Текстовые процессоры.

Текстовые редакторы обеспечивают основные возможности по подготовке несложных документов (например, Блокнот из Windows позволяет подготавливать неформатированные тексты).

Текстовые процессоры обеспечивают широкий набор функциональных возможностей по подготовке документов любой сложности (например, MS Word).

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Схемы расположения реквизитов документов

Рисунок А1. Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 углового бланка

Рисунок А2. Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
		№
Москва

Рисунок Б.1. Образец общего бланка организации

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail: mail@vniidad.ru http: //www.vniidad.ru ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001

	№
На №		от

Рисунок Б.2. Образец углового бланка письма организации

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru. ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795. ИНН/КПП 7708033140/771001001

	№
На №		от

Рисунок Б.3. Образец продольного бланка письма организации

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Заместитель директора Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru. ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795. ИНН/КПП 7708033140/771001001

	№
На №		от

Рисунок Б.4. Образец продольного бланка
письма должностного лица

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ПРИКАЗ
		№
Москва

Рисунок Б.5. Образец бланка
конкретного вида документа организации

Сообщения об ошибках

Код ошибки	Описание
#####	Ширина столбца недостаточна для того, чтобы вместить значение
#ЗНАЧ!	В формулу введен неверный тип аргумента (например, текст, там, где должны быть значения ИСТИНА или ЛОЖЬ)
#ИМЯ?	Формула содержит текст, который не распознается (например, неизвестный диапазон ячеек)
#ССЫЛКА!	Формула ссылается на несуществующую ячейку (это может произойти, если, например, ячейки были удалены)
#Дел/0!	Попытка деления на ноль в формуле

Функции

=Обозначение(Аргумент1; Аргумент2; …АргументN)

Обозначение	Описание	Аргументы
Дата и время
Год	Возвращает год – целое число от 1900 до 9999	(дата_в_числовом_ формате)
Дата	Представляет дату в коде даты-времени	(год; месяц; день)
день	Возвращает число месяца – от 1 до 31	(дата_в_числовом_ формате)
Деньнед	Возвращает номер дня в неделе	(дата_в_числовом_ формате; тип) тип 1: с Вс=1 до Сб=7; тип 2: с Пн=1 до Вс=7; тип 3: с Пн=0 до Вс=6.
Месяц	Возвращает номер месяца – число от 1 до 12	(дата_в_числовом_ формате)
Сегодня	Возвращает текущую дату в формате даты	()
Математические
СУММ	Суммирует аргументы	(диапазон_ячеек)
СУММЕСЛИ	Суммирует ячейки диапазона2, если соответствующие ячейки диапазона1 удовлетворяют критерию	(диапазон1; критерий; диапазон2) если диапазон2 не задан, то суммируются ячейки диапазона1
ЦЕЛОЕ	Округляет число до ближайшего меньшего целого	(адрес_ячейки)
Статистические
МАКС	Возвращает максимальное значение из списка аргументов	(диапазон_ячеек)
МИН	Возвращает минимальное значение из списка аргументов	(диапазон_ячеек)
Срзнач	Возвращает среднее арифметическое аргументов	(диапазон_ячеек)
Счёт	Подсчитывает количество чисел в списке аргументов	(диапазон_ячеек)
Счётесли	Подсчитывает количество аргументов в списке, удовлетворяющее критерию	(диапазон_ячеек; критерий)
Считать пустоты	Подсчитывает количество пустых ячеек в списке	(диапазон_ячеек)

Логические
Если	Если условие выполняется, то возвращает значение1, если не выполняется – то значение2	(условие; значение1; значение2)
И	Возвращает значение ИСТИНА, если истинны все аргументы; если хотя бы один аргумент не является истиной, то возвращает значение ЛОЖЬ	(список_логических_ аргументов)
Или	Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один аргумент является истиной; если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ, то возвращает значение ЛОЖЬ	(список_логических_ аргументов)
Не	Изменяет значение ЛОЖЬ на ИСТИНА, а ИСТИНА на ЛОЖЬ	(логическое_ значение)

Задание 1.

Данные о сотрудниках

№

ФИО

Пол

Дата рождения

Возраст

Пенсионер

1. Создать таблицу из 10 строк.

2. Четыре первых столбца заполнить данными (пол указывать одной буквой).

3. Вычислить возраст сотрудников учреждения по формуле:

=ЦЕЛОЕ((СЕГОДНЯ()‑ Дата рождения)/365).

4. С помощью функций МАКС и МИН найти возраст старейшего и самого молодого работников учреждения.

5. Применяя функцию СЧЕТЕСЛИ, найти количество работающих в учреждении мужчин =СЧЕТЕСЛИ(пол; «м») и женщин.

6. Используя функцию СУММЕСЛИ, найти средний возраст мужчин =СУММЕСЛИ(пол; «м»; возраст) /кол-во мужчин и женщин.

7. Определить, достиг ли сотрудник пенсионного возраста, по одной из формул:

=ИЛИ (И(пол= «м»; возраст> 59); И(пол= «ж»; возраст> 54))

=ЕСЛИ (ИЛИ (И(пол= «м»; возраст> 59); И(пол= «ж»;
возраст> 54)); «да»; «нет»)

8. Упорядочить список сотрудников по возрасту.

Задание 3.

Альбом форм документов

Этапы разработки:

1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).

2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов.

4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Классификация и кодирование
документной информации

Методы классификации

Классификация – разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами (ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные понятия).

Иерархический метод – последовательный. Заданное множество объектов последовательно делится на подчиненные подмножества – классификационные группировки. Первоначальный объем классифицируемых объектов детализируется на каждой следующей ступени классификации. Емкость классификатора не ограничена и определяется глубиной классификацией и количеством группировок на каждой ступени классификации.

Преимущества метода: не ограничивается глубина классификации информации, что дает возможность более детально анализировать документы; большая информационная емкость метода позволяет его использовать для кодирования большого объема информации.

Недостатки метода: негибкая структура, невозможность осуществлять поиск по произвольному сочетанию признаков.

Фасетный метод – параллельный. Классифицируемое множество делится на группировки независимо, по различным признакам классификации. Заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц (списков) признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности. Последовательность использования фасетов при образовании группировок задается фасетной формулой. Емкость классификатора зависит от числа фасетов и от количества признаков в фасетах.

Преимущество метода: гибкость. Изменения в одном из фасетов не оказывают влияния на остальные. Классификатор приспосабливается к меняющемуся характеру задач. Позволяет включать новые и исключать старые фасеты. Дает возможность поиска по любому сочетанию признаков.

Классификация документов способствует решению следующих задач:

1) повышения оперативности работы аппарата управления за счет более точного распределения документопотоков;

2) создания и эффективного использования систем хранения и поиска документной информации;

3) осуществления кодирования документов и документной информации;

4) совершенствования документов и т.д.

Методы кодирования

Код (индекс) – система условных обозначений, присваиваемых объектам и классификационным группировкам.

Методы кодирования	Регистрационные	Классификационные
Порядковый	Серийно-порядковый	Последовательный	Параллельный
Код	Числа натурального ряда	Серии натуральных чисел	Основан на иерархической классификации	Основан на фасетной класссификации
Преимущества	Простота, долговечность, короткие коды	Логичность кода, большая емкость	Гибкость, отражение в коде информации об объекте, простота изменения кода
Недостатки	Отсутствие в коде информации о свойствах объекта, сложность получения итогов	Нельзя применять по частям, сложно изменять код	Сложный метод
Объекты классификации	Стабильные	С меняющимися признаками

Метод контрольных чисел

Контрольным числом кода является остаток от деления на 11 суммы произведений весов (порядковых номеров разряда в коде слева направо) на значения разрядов кода:

где КЧ – контрольное число по модулю 11, a_i – вес i-го разряда кода, x_i - значение i-го разряда кода, а значение в квадратных скобках – целая часть числа.

Источники

1. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24‑ ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

2. Федеральный закон от 04.07.1996 № 85‑ ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».

3. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1‑ ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

4. Федеральный закон от 14.11.2002 № 161‑ ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях».

5. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184‑ ФЗ «О техническом регулировании».

6. ГОСТ Р 51141‑ 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

7. ГОСТ Р 6.30‑ 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.

9. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.

10. Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95.

11. Постановление Правительства РФ «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» от 01.11.1999.

12. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению.

Литература

1. Делопроизводство: Учебник / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2004. 544 с.

2. Быкова Т..А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. М.: МЦФЭР, 2006. 560 с.

3. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. М.: МЦФЭР, 2004. 224 с.

4. Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. 1999. № 2. С. 18‑ 26.

5. Костомаров М.Н. Стандартный язык описания данных // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 40‑ 44.

6. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 2005. №3. С. 47‑ 52.

7. Ларин М.В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 2005. №1. С. 3‑ 7.

8. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30‑ 2003. М.: МЦФЭР, 2006. 112 с.

9. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. Томск: Изд-во ТГУ, 2005. 354 с.

10. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489‑ 2001 // Делопроизводство. 2003. №3. С. 62 –72.

11. Рысков О.И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов // Делопроизводство. 2005. №2. С. 54‑ 59.

12. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учеб.-практ. пособие / Под ред. И.К. Корнеева. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. 608 с.

13. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М.: МПЦФЭР, 2004. 688 с.

14. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. М.: МЦФЭР, 2004. 416 с.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Ерёмина Наталия Леонидовна

Документационное обеспечение управления
и электронный документооборот

Редактор Л.Б. Заверткина

Лицензия на издательскую деятельность

Подписано в печать

Формат 60× 90 1/16

Тираж 100 экз.

Заказ №

Отпечатано в