Внешняя среда организации: среда прямого и косвенного действия

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

Внешняя среда – это все те факторы, которые находятся за пределами организации и могут на нее воздействовать. Внешняя среда, в которой приходится работать организации, находится в непрерывном движении, подвержена изменениям. Меняются вкусы потребителей, рыночный курс рубля по отношению к другим валютам, вводятся новые законы и налоги, изменяются рыночные структуры, новые технологии революционизируют процессы производства, действуют еще и многие другие факторы. Способность организации реагировать и справляться с этими изменениями внешней среды является одной из наиболее важных составляющих ее успеха. Вместе с тем эта способность – условие осуществления запланированных стратегических изменений. Организации должны приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Основные характеристики внешней среды:

1) Взаимосвязанность факторов: сила, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

2) Сложность: число и разнообразие факторов, значимым образом влияющих на организацию.

3) Подвижность: относительная скорость изменения среды.

4) Неопределенность: относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности.

Внешняя среда существования организации делится на две части.

Среда прямого воздействия – непосредственно влияет на организацию, увеличивает или уменьшает эффективность ее работы, приближает или отдаляет достижение ее целей. Обычно включает клиентов, поставщиков, конкурентов, государственное регулирование и требования муниципальных властей, профсоюзы, финансовые организации и источники трудовых ресурсов. Организация тесно взаимодействует с этой частью своей среды, а менеджеры пытаются управлять ее параметрами, воздействовать на факторы среды прямого воздействия с целью изменения их в благоприятном для организации направлении.

Среда косвенного воздействия –включает все те факторы, которые могут оказывать воздействие на организацию, но не прямое, а опосредованное. Это, например, макроэкономические факторы, требования законодательства, изменения в государственной или региональной политике, социальные и культурные особенности, научно-технический прогресс и существенные для организации события в других странах. Воздействие этих факторов на организацию труднее выявлять и изучать, но нельзя игнорировать, так как именно они часто определяют тенденции, которые со временем будут влиять на факторы среды прямого воздействия. Менеджеры не могут управлять параметрами этой части внешней среды, но должны отслеживать тенденции их изменения и учитывать их в своих планах.

Цели организации: сущность и виды. Построение дерева целей

Цель – некий ожидаемый результат или же некоторое будущее желательное состояние какого-то объекта (организации в целом, показателей ее деятельности, направления бизнеса, функционального блока, производственного комплекса и т.п.)

Цели организации – результаты, которых стремится достичь организация и на достижение которых направлена ее деятельность.

В результате планирования руководство разрабатывает цели и координированно сообщает их членам организации, давая им возможность понять, к чему они должны стремиться. Цели организации определяют концепцию ее развития и основные направления деловой активности. Следует различать общие цели, разрабатываемые для организации в целом, и цели специфические, разрабатываемые на базе общих по основным видам и направлениям деятельности производственно-хозяйственных подразделений. Основные базовые цели, в направлении которых действует организация при определении параметров эффективности – рост, рентабельность, платежеспособность, доля рынка, устойчивость.

Виды целейорганизаций:

- по охватываемой сфере(общая, частная цель);

- по значению(главная, промежуточная, второстепенная);

- по характеру интересов (внешние и внутренние);

- по степени важности (стратегические и тактические);

- по содержанию (технологические, экономические, производственные, административные, маркетинговые, научно-технические, социальные и т.д.);

- по времени (краткосрочные (до одного года), среднесрочные (от 1 года до 5 лет), долгосрочные (свыше 5 лет));

- по форме выражения (цели, которые характеризуются количественными показателями, и описываемые качественно);

- по иерархии (цели всей организации, цели отдельных подразделений (проектов), личные цели работника);

- по особенности взаимодействия (безразличные по отношению друг к другу (индифферентными), конкурирующие, дополняющие (комплиментарными), исключающие друг друга (антагонистическими), совпадающие (идентичными)).

Дерево целей – построенная по иерархическому принципу (ранжированная по уровням) совокупность целей организации, плана, программы, в которой выделены: главная цель (" вершина дерева" ), подчиненные ей подцели первого, второго и так далее уровней (" ветви дерева" ). Иерархия целей означает, что индивидуальные цели определяют цели более высокого уровня и, наоборот, цели верхнего уровня складываются из целей нижнего уровня и так далее, до главной цели. Достижение каждой нижестоящей цели становится одним из средств для достижения вышестоящей. Основой для построения вершины дерева целей становится набор стратегических целей, определяемых в рамках стратегии организации. Достижение стратегических целей обеспечивается достижением как операционных (регулярных) целей, так и проектных (уникальных по своему содержанию) целей. Цели в рамках построенной модели необходимо тщательно классифицировать и соответствующим образом структурировать, чтобы они становились презентабельными и максимально понятными. Количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей, от принятой в организации структуры, от иерархичности построения ее менеджмента.Основание дерева целей должны составлять задачи, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.

К каждой из определяемых целей, насколько это возможно, применяются требования SMART (Specific – конкретная; Measurable – измеримая; Achievable – достижимая; Realistik – реалистичная; Timed – ограниченная по времени).

Одним из наиболее важных моментов целеполагания является моделирование не только иерархии целей, но и рассмотрение их динамики развития за определенный период времени.

Сущность и виды контроля. Процесс контроля

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Контроль устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутым результатом и запланированнымцелям, выявляет отклонения и их причины.

Главные инструменты выполнения функции контроля –наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

Виды контроля:

- по степени формализации (формальный и неформальный);

- по стадиям осуществления контроля (предварительный, текущий, заключительный);

- по цели контроля (стратегический и оперативный);

- по периодичности выполнения контрольных операций (непрерывный и периодический);

- по предмету контроля (финансовый и административный);

- по степени охвата объектов контролем (сплошной или выборочный);

- по режиму контроля (усиленный, ускоренный, нормальный);

- по форме осуществления контроля (внешний и внутренний).

Этапы процесса контроля

1) Установление стандартов, то есть конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. К ним предъявляются такие требования, как обоснованность, выполнимость в нормальной ситуации, адекватность отражения реальных процессов.

2) Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе определяется масштаб допустимых отклонений, измерение результатов, передача информации и ее оценка. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызвать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

Передача и распространение информации играют ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя, доводиться до сведения ответственных за участок. Должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Это позволяет определить наличие и степень отклонений от заданных параметров и необходимость осуществления корректирующих действий.

3) Принятие необходимых корректирующих действий. На практике существует два варианта корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, их ликвидации или нейтрализации путем совершенствования технологии производства и управления. Второй состоит в изменении стандартов, модификации целей, пересмотре планов, перераспределении заданий. Но если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше не вносить в деятельность организации лишних изменений, поскольку отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и часто не так уж существенно влияют на конечные результаты. Поэтому система контроля должна срабатывать только при серьезных нарушениях.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть своевременным, гибким и достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒