Глава 2 Анализ и проектирование рабочего места (должности)

Анализ должности (работы)

Если на вашем предприятии нет паспортов рабочих мест (описания должностей), необходимо провести работу по их составлению. Это делается также в случае введения новой позиции. Готовые документы - незаменимые помощники при составлении должностных инструкций, образовательных программ, определении систем мотивации и другой работы с персоналом. Описание составляется на основе анализа должности, который включает в себя выяснение следующих сведений о ней:
место в организационной структуре, задачи, требования, способы стимулирования труда сотрудников в данной должности.
С помощью исследований, методика которых описана ниже, вы определите наиболее существенные составные части работы.

Контактный метод - анализ должности (работы) с использованием структурированного интервью

Данная методика анализа работы предполагает поиск ответов на вопросы анкеты, которые разделены по группам. Этот способ прост в применении, требует немного времени для освоения, одновременно позволяет выяснить достоверные сведения о характере труда.

Подготовка к структурированному собеседованию для анализа работ

Перед разговором с сотрудником аналитик (эксперт) должен выполнить ряд подготовительных действий:
1. Изучить материал для собеседования, проанализировать подготовленные вопросы, определить технику оформления ответов.
2. Предварительно ознакомиться с исследуемой работой для уточнения списка положений, которые предстоит изучить, и для профессионального ведения собеседования. Это облегчит последующую обработку информации. В идеальном случае нужно также понаблюдать за исполнителями в процессе их трудовой деятельности.
3. Подобрать людей для интервью - не менее двух человек по каждой позиции. Они должны быть хорошими работниками и иметь стаж не менее года.
4. Для того чтобы беседа была эффективной, нужно объяснить цель собеседования и тем самым избежать возможных неправильных представлений сотрудника.

Вопросник структурированного собеседования для анализа должности (работы)

Приведенные ниже вопросы необходимо использовать избирательно, с учетом специфики фирмы.
Место должности в структуре данной организации (по отношению к другим позициям в компании)
1. Как называется ваша должность?
2. В каком отделе вы работаете?
3. Какие позиции непосредственно выше вашей? Какие - ниже?
Главная цель работы
4. Какой вы себе представляете главную цель вашей работы?
5. Каковы ваши обязанности, направления деятельности?
6. Насколько важна каждая из них?
7. Какую долю своего времени вы тратите на каждую задачу?
Вопросы, касающиеся отдельной обязанности, вида или направления деятельности
8. Какими инструментами и оборудованием вы пользуетесь?
9. Насколько они необходимы в вашей работе?
10. Как часто вы их применяете?
11. Требует ли ваша работа применения физических усилий? Каких?
12. Как часто вы это делаете?
13. Какие письменные материалы (записки, отчеты, статьи и т. п.) вы используете в качестве источников информации?
14. Насколько они важны в вашей работе? Как часто вы ими пользуетесь?
15. Какие другие источники информации вы используете в своей работе? По какой причине? Насколько они важны?
16. Как часто вы работаете с цифрами?
17. Пользуетесь ли вы в своей работе графическими материалами или рисунками?
18. Приходится ли вам составлять карты, схемы, диаграммы и т. п.? По каким причинам? Как часто вы это делаете?
19. Какие аспекты работы требуют от вас точности, аккуратности?
20. Каковы могут быть последствия, если вы не будете точны или аккуратны в этих областях?
21. Необходима ли для вашей работы профессиональная квалификация?
22. Какой уровень образования необходим, чтобы качественно выполнять данную работу?
23. Нужен ли для ее выполнения предыдущий опыт?
24. Если да, то какого рода (как можно конкретнее)?
25. За какое минимальное время можно получить такой опыт?
Принимаемые решения и виды ответственности (степень контроля, количество контролируемых людей, характер принимаемого решения)
26. Как часто вас контролируют?
27. Много ли вы контактируете с вашим непосредственным руководителем?
28. Как начальник узнает, что ваша работа по качеству не соответствует стандартным требованиям?
29. Сколько человек вы контролируете? В чем заключаете этот контроль?
30. Каким образом вы определяете степень выполнения своей работы (необходимые результаты заранее установлены или вы используете собственные критерии)?
31. Какой вид деятельности вы планируете или организовываете?
32. Для чего вам приходится это делать?
33. Насколько это важно в вашей работе? Как часто вы это делаете?
34. Каким образом вы несете ответственность за безопасность других?
35. Что входит в эту ответственность?
36. Насколько это важно?
37. За какие материальные или финансовые средства вы несете ответственность (имущество, сырье, деньги)? Насколько это важно?
Контакты с другими работниками (типы людей, с которыми вступает в контакт исполнитель; способы, частота и причины их общения)
38. С какими людьми в данной организации вы контактируете?
39. По какой причине?
40. Насколько важно общение с каждым из этих людей?
41. Как часто вы вступаете в контакт с каждым из них?
42. Участвуете ли вы в переговорах, собеседованиях, обучении, выступаете ли публично?
43. По какой причине? Насколько это важно? Как часто вам приходится это делать?
44. Каковы основные формы контактов (личное общение, по телефону, с помощью писем, записок и т. д.)?
45. Насколько важны эти формы контактов? Как часто вы ими пользуетесь?
Физическая среда (характеристика рабочего места)
46. Большая часть вашей работы выполняется в помещении или вне здания?
47. Какую часть времени вы проводите в помещении (вне его)?
48. С каким количеством людей вы работаете большую часть времени?
49. Каковы физические условия работы (освещение, температура, шум)?
50. В какой степени вам приходится придерживаться установленных порядков и процедур?
51. Сколько времени вы работаете, следуя им?

Документальное оформление результатов структурированного интервью

Ответы следует записывать на специальных бланках. На рис. 1 приведена форма для фиксации общей информации; на рис. 2 - для записи сведений, касающихся каждой основной обязанности интервьюируемого работника, вида или направления его деятельности.

Рис. 1. Форма для фиксации общей информации о работе

Наименование работы (должности)	Отдел
Вышестоящая должность	Нижестоящая должность
Основная цель работы
Основные задачи, виды, направления деятельности	Важность	Количество затрачиваемого времени

Рис. 2. Форма для записи сведений об отдельных обязанностях

№

Ответы

Бесконтактный метод - анализ должности (работы) с использованием анкетирования (опросного листа)

Преимуществом этого метода является возможность получения большого объема данных от нескольких человек, выполняющих аналогичную работу.

Подготовка к сбору материалов с помощью анкетирования (опросного листа)

При использовании опросных листов также очень важно разъяснить тому, кто получит вопросник, для чего проводится исследование.

По опыту известно, что даже самое проникновенное обращение не гарантирует полного заполнения опросного листа и качественных ответов. В данном случае важно содействие непосредственных руководителей тех сотрудников, которые будут отвечать на вопросы.

Опросный лист для анализа работы

Приведенные ниже вопросы необходимо использовать избирательно, с учетом специфики фирмы.
Должность ______________ Отдел _________________
Код должности (если есть) _____ Должность руководителя _____
Дата заполнения _____1. Основная цель (задача) вашей работы? ______________________

2. Если у вас есть подчиненные, перечислите их должности __________

3. Если у вас есть подчиненные, отметьте, пожалуйста, те виды деятельности, которые вы считаете наиболее важными и требующими вашего особого внимания.

4. Отметьте, в чем состоит ваша работа: \

[ ] подбор кадров;

[ ] формирование бюджетов;

[ ] продвижение;

[ ] составление указаний, распоряжений;

[ ] консультирование, разъяснение особенностей выполнения работы;

[ ] развитие работников;

[ ] помощь подчиненным в решении вопросов;

[ ] обучение подчиненных;

[ ] увольнение;

[ ] поддержание дисциплины;

[ ] постановка задач перед сотрудниками;

[ ] оценка рабочих показателей подчиненных;

[ ] контроль работы подчиненных;

[ ] составление графиков, планов работ;

[ ] другое (указать)___________.

5. Рабочие обязанности. Пожалуйста, кратко опишите, что вы делаете и, если возможно, как вы это делаете в соответствии с теми обязанностями, которые вы считаете самыми важными и/или трудными:
а) ежедневные обязанности _______________________________
б) периодические обязанности (раз в неделю, месяц, квартал и т. д.) _____

в) обязанности, исполняемые с нерегулярными интервалами _________

6. Образование. Отметьте, пожалуйста, необходимый уровень образования для вашей профессии (за исключением того, который имеете вы):

[ ] не требуется никакого формального образования;

[ ] незаконченное высшее;

[ ] высшее;

[ ] неполное среднее;

[ ] ученая степень или специальная лицензия.

[ ] среднее;

[ ] среднее специальное;

7. Опыт. Отметьте, какой опыт необходим для выполнения вашей работы:

8. Навыки. Перечислите, пожалуйста, навыки, которые необходимы для выполнения вашей работы (например, аккуратность, внимательность, умение использовать определенное оборудование, технологии) __________________

9. Оборудование. Требует ли ваша работа применения какого-либо оборудования?

Да___Нет___

Если " да", то напишите, какое оборудование и отметьте, как часто вы его используете:

Оборудование	Редко	Иногда	Часто
(1)	[ ]	[ ]	[ ]
(2)	[ ]	[ ]	[ ]

10. Физические требования. Отметьте те из них, которые вам приходится выполнять и как часто:

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Работа с тяжестями	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Неудобная поза	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Высокая интенсивность труда	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Особые требования к органам чувств (зрение, слух и т. д.)	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Работа, связанная с вибрациями	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Другое	[ ]	[ ]	[ ]

11. Эмоциональные требования. Отметьте те из них, которые возникают в вашей работе и как часто:

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Общение с представителями других организаций	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Взаимодействие с клиентами	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Непосредственное руководство подчиненными	[ ]	[ ]	[ ]
[ ]Сжатые сроки	[ ]	[ ]	[ ]
[ ]Неритмичная работа	]	]	[ ]
[ ] Деятельность в изоляции от других	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Общение с вышестоящим руководством	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Другое	[ ]	[ ]	[ ]

12. Условия работы. Отметьте те из них, в которых проходит ваша работа, и укажите, как часто они присутствуют:

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Пыль	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Недостаточная освещенность	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Высокая температура	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Низкая температура	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Неприятный запах	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Шум	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Высокая влажность	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Вибрации	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Другое	[ ]	[ ]	[ ]

13. Здоровье и безопасность. Из следующих физических факторов, влияющих на здоровье, выберите те условия, в которых вам приходится работать, и отметьте, как часто они воздействуют на вас:

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Высоко расположенное рабочее место	[ ]	[ ]	[ ]
[ ]Радиация	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Опасность механических травм	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Движущиеся объекты	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Взрывчатые вещества	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Опасность электротравм	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Риск возгорания	[ ]	[ ]	[ ]
[ ] Другое	[ ]	[ ]	[ ]

После сбора всей необходимой информации можно приступать к официальному изложению результатов. Какого-либо стандарта на описание работы не существует. Документы такого рода могут различаться по структуре, объему, степени детализации и оформлению. Предлагаемая методика подготовлена с учетом рекомендаций российских и зарубежных специалистов по управлению персоналом. (Если в ходе группового опроса получены взаимоисключающие ответы, сбор информации для анализа работы необходимо повторить.)

Документальное оформление результатов опроса

Подготовка к описанию должности включает:

1. Исследование информации, полученной в ходе анализа работы.

2. Ее уточнение с помощью сотрудника и его руководителя.

3. Изучение мнений экспертов по поводу полученных данных и при необходимости подготовка нормативов.

4. Уточнение структуры и формы описания работы.

Примерная структура описания работы

1. Определение работы. Раздел содержит следующие сведения: название работы, код должности (если имеется), статус (руководитель, специалист, рабочий), подразделение, название должности непосредственного начальника, ставки зарплаты (и/или их диапазон) для данной работы, льготы, категории (например, в фирме могут быть технологи I или II категории и т. д.), цель деятельности, дату составления данного описания, его составитель.
2. Краткое описание работы. В данной части излагаются только основные функции и действия. (Например, для менеджера по закупкам может содержаться следующая информация: " осуществляет закупку, регулирует поставки, запасы, распределяет материалы, необходимые для производства" ).
3. Обязанности и ответственность. Детальный список фактических обязанностей, соответствующих рабочему месту, а также ответственность. Особое внимание нужно уделять четким формулировкам, чтобы сотруднику было понятно, за какой процесс он отвечает. Этот раздел является основным при определении требований к кандидатам, организации их оценки и отбора.
4. бла-бла-бла
5. Отношения. Описание взаимоотношений работника с другими людьми внутри и вне компании. Необходимо зафиксировать наименования соответствующих должностей и организаций. Информация данного раздела, как правило, группируется следующим образом:
а) от кого получает сведения, указания, полуфабрикаты, сырье;
б) кому адресует (то же самое);
в) с кем сотрудничает с целью выполнения заданий.
Полномочия. Целесообразно указывать для управленческих кадров: кем, чем и в каких пределах имеет право распоряжаться.
6. Стандарты исполнения (требуемые результаты). Данный раздел включается в описание тех работ, для которых имеются показатели результативности. Стандартом или требуемым итогом может быть, например, объем продаж в указанные сроки.
7. Условия труда и окружающая среда. Изложение таких факторов, как уровень шума, опасные условия, высокая температура.
Описание работы оформите в табличной структурированной форме с четким выделением разделов и подразделов. Объем не лимитируется, он зависит от специализации работы. Ниже приведена примерная форма.

ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Название работы	Подразделение
Статус работы	Кем написано
Код должности	Дата составления
1. Цель работы (для топ-менеджеров определяющими являются задачи организации; для специалистов - подразделения, для исполнителей - рабочего места):
2. Краткое описание работы: список наиболее важных или регулярных задач
3. Подотчетен:
4. Контролирует:
5. Обязанности и ответственность по работе (кратко опишите каждую обязанность специалиста и, если возможно, как он с ней справляется; приблизительный срок ее выполнения, используемое оборудование):
а) ежедневные обязанности:
б) периодически выполняемые обязанности (указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и т. д.):
в) обязанности, выполняемые нерегулярно:
6. Стандарты исполнения:
7. Условия труда и окружающая среда:

После описания работы (должности) можно приступать к составлению должностной инструкции.

Должностная инструкция

Должностная инструкция служит для того, чтобы: исключать дублирование и " провисание" функций; осуществлять контроль исполнения работниками своих обязанностей; объективно оценивать результаты их труда; избегать конфликтные ситуации из-за несогласованности действий руководства и подчиненных; избегать трудовые споры; вырабатывать систему критериев, определять параметры /квалификационные характеристики для подбора и отбора персонала и т. д.

Для подготовки и проведения собеседования с претендентами на вакантную должность вы можете оформить все полученные в предыдущей работе данные в виде краткой таблицы.

Пример описания должностных обязанностей и требований к претендентам в одном документе

1. Название должности

2. Цель должности:

Какие результаты должны быть достигнуты?

Какова основная причина создания данной должности?

Подотчетность.

Кто будет подчиняться работнику в данной позиции?

Кому непосредственно будет подчиняться сотрудник?

Если компания имеет более одного офиса, в каком из них будет работать этот человек?

3. Обязанности:

За какие основные направления и операции несет ответственность данный сотрудник?

Пример

финансовый менеджер	Рабочий-строитель
Составление финансовых и управленческих отчетов: о движении денежных средств, прибылях и капитальных затратах и др. Управление финансовым планированием. Руководство сотрудниками бухгалтерии	Выполнение строительных работ, включая установку стен и возведение фундамента. Ведение деятельности в бригаде до пяти человек. Перенос материалов по мере необходимости

4. Квалификационные требования

Необходимы ли специальные навыки, обучение, экспертиза или опыт для успешной работы в данной должности? Существуют ли особые требования, которым должны соответствовать кандидаты? Должны ли это быть выпускники высших учебных заведений, работники ручного труда или неквалифицированные разнорабочие?

Пример

Финансовый менеджер

Рабочий-строитель

Диплом по специальности " Бухгалтерский учет, финансы и управление". Минимум 4 года работы бухгалтером. Профессиональные знания в области российского и американского бухучета. Опыт работы с программным обеспечением SunAccount. Хорошие организаторские способности. Готовность к частым командировкам

Минимум 3 года работы по специальности. Опыт работы по установке стен и монтажу электрических систем, фундаментным работам. Умение разбираться в сложных чертежах. Собственный набор инструментов. Водительские права. Возможность работы в ночное время. Готовность к поднятию тяжестей, физическая выносливость

5. Личные качества

Нужен ли вам член команды или лидер, коммуникабельный, агрессивный, настойчивый, высокоорганизованный?

ВОЗМОЖНЫЕ ОШИБКИ

1. Попытка добиться достаточно глубокого уровня детализации описания функциональных обязанностей в должностной инструкции.

Чрезмерно подробное изложение функций повлечет за собой большие временные затраты как на описание, так и на согласование. Кроме того, появляется риск до такой степени формализовать работу сотрудников, что им не останется возможности для творчества.

2. Применение сложных и дорогостоящих способов анализа и описания должностей (работ) без особой необходимости.

Увлечение новыми методиками ради научного эксперимента аналогично " белому " мерседесу" в деревне". Прежде чем приступить к внедрению какой-либо системы, необходимо взвесить рациональность ее применения в данное время на предприятии.

3. Формальный подход к составлению должностных инструкций. Неучастие руководителей подразделений в этой работе.

На некоторых предприятиях старые должностные инструкции вынимаются из архива, на их титульных страницах меняются даты и фамилии ответственных лиц, собираются новые подписи и снова все складывается на полку до следующей ревизии. Однако должностная инструкция - это один из инструментов управления. Он позволяет руководителю организовывать труд людей, объективно и аргументирование оценивать работу своих подчиненных.
Для того чтобы инструкции не были формальными, в работу над их составлением необходимо вовлечь весь функциональный и линейный менеджмент.

Должностная инструкция - это юридический документ. От качества его составления и точности выполнения зависит мотивация персонала, организованность действий и даже исход судебных процессов по трудовым спорам.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1. Отметьте преимущества и слабые стороны контактного и бесконтактного методов анализа должности (работы).
2. Какой из методов применяется у вас на предприятии? Почему?
3. Какие мероприятия вы проводите с линейными менеджерами, чтобы привлечь их к процессу составления должностных инструкций?
4. Почему перед составлением должностных инструкций необходимо провести предварительную оптимизацию процессов и функций на предприятии?

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 Следующая ⇒