Общество с ограниченной ответственностью «МаЛина»

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Турфирма-плюс» Шустикова А.С. «__»___________ 2016 г.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «МаЛина» Русакова М.С. «__»___________ 2016 г.

ОПИСАНИЕ ПОСТАНОВКИ ЗАДАЧИ

на 35 листах

Иваново, 2016

4 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

4.1 Экономическая сущность задачи

Экономической сущностью задачи автоматизации туристической деятельности ООО «Турмирма-плюс» является повышение результативности труда посредством автоматизации рутинной деятельности, а также деятельности, которую можно ускорить путем перехода на другую систему.

Вследствие ускорения работы с клиентом возможно будет или увеличить количество производимых сделок и тем самым повысить обороты компании а в конечном и итоге и прибыль.

Или если размера рынка (из-за кризиса например) не будет достаточно для того что бы увеличить количество производимых сделок по продаже путевок, возможно будет провести сокращение штата для сокращения издержек, что в конечном итоге опять ведет к повышению прибыли.

Итак в конечном итоге цель данной автоматизации является сокращение издержек на делопроизводство, сокращение затрат и увеличение прибыли.

При внедрении АИС, должны быть учтены следующие требования:

- требования к эффективности, то есть получение выходных данных с минимальными расходами машинного времени;

- требования к мобильности, то есть возможность эффективного использования ИС при различных системных требованиях;

- требования к легкости восприятия, то есть для пользователя должен быть понятен принцип работы с ИС;

- требования к надежности. Должно быть обеспечено восстановление после сбоев и ошибок;

- требования к эксплуатации, то есть требования к аппаратным и программным средствам, необходимым для эффективного функционирования сайта.

4.2 Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Сущность поставленной задачи заключается во внедрении автоматизированной системы, которая будет организовывать процесс туристического бизнеса организации ООО «Турфирма-плюс». ИС должна выполнять следующие функции:

- Продажи:

а) учет заявок от клиентов и их параметров;

б) организация учета клубных карт, дисконтов и дополнительных бонусов;

в) учет персонифицированных данных клиентов (ФИО, паспортные данные, контакты);

г) формирование пакета туристических услуг;

д) продажа АВИА и ЖД - билетов;

е) интеграция с системами бронирования авиабилетов (Amadeus) и гостиниц;

ж) визовая поддержка;

з) учет отелей и гостиниц, бронирование, история поселения;

и) аренда автомобилей;

к) страхование;

л) учет ваучеров;

м) организация семинаров, встреч, поездок на маркетинговые мероприятия;

н) учет расчетов с клиентами и туроператорами;

о) организация первичного документооборота;

п) формирование внутренних отчетов (структура продаж билетов, туров и услуг по направлениям и специалистам, отчет по ваучерам, квартальный отчет «Отчет про деятельность туристической организации» («Форма №1-ТУР»).

- Маркетинг:

а) ведение истории взаимоотношений с клиентами;

б) сегментация клиентской базы;

в) отслеживание эффективности рекламы;

г) учет маркетинговых мероприятий;

д) формирование аналитических отчетов.

- Обслуживание:

а) VIP обслуживание;

б) организация доставки билетов, документов;

в) учет обращений и их адресное распределение по специалистам;

г) ведение клубных карт, специальных дисконтных программ;

д) информационная поддержка по направлениям;

е) учет дополнительных сервисов;

ж) поздравления со знаменательными датами и другими праздниками.

- Управление:

а) планирование и управление продажами;

б) постановка задачи и контроль исполнения;

в) управление рабочим временем;

г) оценка эффективности работы персонала;

д) организация напоминаний и оповещений по запланированным событиям.

5 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Современные информационные системы состоят из нескольких видов обеспечивающих подсистем, к которым относятся: техническое, программное, информационное, организационное, правовое и эргономическое обеспечение.

Техническое обеспечение представляет собой комплект технических средств, обеспечивающих функционирование информационной системы. В него входят персональные компьютеры, периферийное оборудование (принтеры, сканеры, плоттеры и т.д.), а также средства оргтехники (ксероксы, факсы и т.д.). Средства оргтехники целесообразно включать в техническое обеспечение информационной системы, так как они органично встраиваются в систему сбора, передачи и обработки информации и являются неотъемлемым атрибутом современного офиса. Кроме того, функции принтера, ксерокса, факса выполняет одно устройство. Выбор необходимого состава технических средств должен определяться, прежде всего, функциональным значением информационной системы и соответствующей предметной областью.

Программное обеспечение – это совокупность программ и документации на них, реализующих основные функции информационной системы. Рынок программного обеспечения, предназначенный для реализации задач в области туризма достаточно обширен. Необходимость разработки собственного программного обеспечения возникает только при решении уникальных задач.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность информационной базы предметной области и средств и методов ее обработки. Создание информационной базы в области туризма является одной из сложнейших проблем. Прежде всего, встают вопросы проектирования информационной базы, которые являются определяющим условием успешной работы всей системы в будущем. Не менее трудоемкой задачей является наполнение информационной базы конкретными данными. В качестве примера компания Greenex проанализировала прайс-лист на один сезон крупнейшего оператора по Испании и Кипру Natalie-Tours: чтобы занести его данные, требуется ввести 1200 цен на странице и умножить это на 200 страниц = 240 000 трех-четырехзначных чисел, и это только по одному направлению одного крупного оператора! Для десяти операторов – это 2, 5 миллиона цифр. Один сотрудник будет вводить их в компьютер около 300 рабочих дней.

Организационное обеспечение представляет собой комплекс методов и правил организации работы с информационной системой, а также описание должностных инструкций пользователей информационной системы. В сложных информационных системах этот вид обеспечения играет весьма важную роль, так как он определяет порядок функционирования информационной системы. Несоблюдение правил пользования информационной системой и невыполнение должностных инструкций могут привести к неадекватности базы данных и, как следствие, к принятию неправильных управленческих решений.

Правовое обеспечение включает в себя комплекс правовых норм и прав пользователей информационной системы. Эта подсистема обеспечивает ограничение доступа к данным различных категорий пользователей, как правило, путем организации парольного доступа. Кроме того, в настоящее время одними из важнейших вопросов становятся проблемы защиты информации от несанкционированного доступа.

Эргономическое обеспечение предполагает разработку рекомендаций и норм правильной организации рабочего места пользователя системы, в том числе правильное расположение компьютеров в помещении, соблюдение необходимого уровня освещенности, установление нормирования работы пользователя за компьютером и т.п.

К современным техническим средствам реализации информационных технологий относятся: персональные компьютеры, локальные и глобальные вычислительные сети, коммуникационные средства, телефонная техника, видеоинформационные системы и др. Современные информационные системы предполагают, как правило, интеграцию различных программных продуктов. В состав информационной системы входят средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные технологические продукты. Внедрение информационных технологий предполагает не только автоматизацию основных информационных бизнес-процессов, но иногда и их существенное изменение. Это связано с совершенствованием документооборота в системе, а повышение надежности и оперативности предоставления информации позволят больше времени уделять ее анализу, а не рутинной обработке.

Внедрение современных информационных технологий должно обеспечивать выполнение ряда требований, в том числе:

- наличие удобного и дружественного интерфейса,

- обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам,

- поддержку распределенной обработки информации,

- использование архитектуры клиент-сервер,

- модульный принцип построения систем,

- поддержку технологий Интернет.

Современная индустрия туризма за последние годы претерпела весьма существенные изменения в связи с внедрением новых компьютерных технологий. Успешное функционирование любой турфирмы на рынке туристического бизнеса практически немыслимо без использования современных информационных технологий. Индустрия туризма настолько многолика и многогранна, что требует применения самых разнообразных информационных технологий, начиная от разработки специализированных программных средств, обеспечивающих автоматизацию работы отдельной туристической фирмы, до использования глобальных компьютерных сетей. Многообразие применяемых в турфирме информационных технологий приведено на рисунке 1.

Рис. 1. Система информационных технологий

Основу туристической индустрии составляют фирмы: туроператоры и турагенты, занимающиеся туристическими поездками, продажей их в виде путевок и туров, предоставляющие услуги по размещению и питанию туристов, их передвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы по исследованию туризма и подготовки для него кадров, предприятия по производству и продаже товаров туристского спроса.

Туризм — информационно насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны для ежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Таким образом, туризм на рынке почти полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации.

Однако выделяется одна особенность — связующим центром, удерживающим различных производителей в рамках туристической отрасли, является информация. Именно информационные потоки, а не товары обеспечивают связи между производителями туристических услуг; они идут не только в виде потоков данных, но выступают также в форме услуг и платежей.

Услуги (например, ночевка в гостинице, аренда автомобиля, комплексные туры и места в самолетах) не пересылаются турагентам, которые/ в свою очередь/ не хранят их до тех пор, пока не продадут потребителям. Передается и используется информация о наличии, стоимости и качествах этих услуг. Точно так же реальные платежи не переводятся от турагентов турпоставщикам/ а комиссионные — от турпоставщиков турагентам. На самом деле переводится информация о платежах и поступлениях (рисунок 7).

Можно выделить три характерные черты туризма. Во-первых, это - разнообразная и интегрированная торговля услугами. Во-вторых, это- комплексная услуга, как с точки зрения производителя, так и потребителя. Наконец это — информационно насыщенная услуга. Поэтому туризм — как международный, так и внутренний, — сфера растущего применения информационных технологий.

Система информационных технологий, используемых в ООО «Турфирма-плюс», состоит из компьютерной системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных систем авиалиний/ электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения и т.д.

Рисунок 2-Информационное обеспечение ООО «Турфирма-плюс»

Взаимоотношения турфирмы и клиента предполагают постоянный контакт с информацией друг о друге (рис. 2).

Турфирма разрабатывает маршруты только тогда, когда у нее есть информация об устойчивом спросе на такие туры. С другой стороны, клиент, изучая информацию о туристском маршруте, создает свое впечатление об этом маршруте и о фирме по тому, каким образом подана эта информация. Приняв решение для получения услуги от фирмы, клиент участвует в подтверждении правильности разработки маршрута.

И, наконец, после завершения маршрута клиент формирует представление о фирме и распространяет информацию о ней (позитивную или негативную), принимая участие, таким образом, в создании имиджа фирмы. Происходит влияние друг на друга.

От того, как своевременно и как быстро клиент получит сведения об услуге и саму услугу, зависит, обратится ли он опять в эту фирму, создаст ли о ней хорошую репутацию или нет.

Рис.4–Взаимоотношения клиента с ООО «Турфирма-плюс»

В настоящее время обеспечить скорость движения информации могут только информационные технологии, использующие информационные системы.

Кроме того, отдельные компоненты туристической отрасли тесно взаимосвязаны друг с другом – ведь многие турпроизводители вертикально или горизонтально вовлечены в деятельность друг друга.

Рис. 5. Информационные потоки в ООО «Турфирма-плюс»

Именно информационные потоки, а не товары обеспечивают связи между производителями туристических услуг, потому что не сами услуги и платежи отправляются по назначению, а переводится только информация о них. А это значит, что туризм на рынке почти полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации.

Во многих странах туристско-информационная служба имеет государственный статус, т.е. за счет государственного бюджета создана сеть информационных бюро, обслуживающих иностранных туристов. Вместе с тем в рамках каждого туристского предприятия создается система информационного обслуживания клиентов. Это достигается путем сбора необходимых справочно-информационных материалов по всем вопросам, связанным с организацией приема и обслуживания иностранных туристов и изучения этих материалов соответствующими работниками предприятия. К таким материалам, прежде всего, относятся:

- информация о паспортно-визовом, таможенном и валютном регулировании;

- условия, тарифы и расписание пассажирских перевозок на международных и внутренних линиях;

- информация об условиях автотуризма на автобусах, собственных или арендованных автомашинах (прокат автомашин, автомаршруты, заказ такси);

- информация о средствах размещения (отели, мотели, кемпинги, частные дома), их адреса, классность, тарифы;

- информация об экскурсионных, культурно-зрелищных услугах (музеи, картинные галереи, архитектурные, исторические памятники, театры и концертные залы, выставки и т.п.);

- информация о ресторанах, кафе, барах и других предприятиях питания;

- информация о природных достопримечательностях (национальные парки, заповедники, ботанические сады, водопады, гроты, пещеры и пр.);

- информация о видах туризма (познавательный, отдых, лечение, охота, спорт, деловой туризм, научный туризм и т.д.);

- информация о маршрутах путешествий;

- информация о медицинской помощи, видах страхования, по-чтово-телеграфных услугах и других имеющихся возможностях обслуживания иностранных туристов, метеорологические справки;

- календарь национальных, религиозных праздников, культурных событий;

- обменный курс иностранных валют.

Носителями такой информации могут быть различные справочники, путеводители, буклеты, планы-карты города, памятки, устные ответы.

ООО «Турфирма-плюс» имеет:

- 3 городские телефонные линии

- 1 факс

- 4 ксерокса

- 2 сканера

- 7 компьютеров

- 4 принтера

- подключение к сети Internet, выделенная линия.

Для обеспечения функционирования технических средств и решения с их помощью задач пользователя необходимо соответствующе программное обеспечение. В турфирме «Турфирма-плюс» используют такие компьютерные программы как: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point. Microsoft Outlook, Outlook Express.

Технологии, обеспечивающие удобство и оперативность в работе ООО «Турфирма-плюс»:

- «Парус - туристическое агентство» - программа для автоматизации деятельности туристических агентств

- TourIndex.ru - оперативная система поиска информации об имеющихся турах по заданным параметрам в режиме on-line и производить мониторинг цен туроператоров.

- Adobe Photoshop - графический редактор.

- on-line бронирование и пересылка путевок и всех отчетных документов по электронной почте.

При обслуживании туристов используется необходимый минимум автоматизации. Дальнейшее развитие предприятия невозможно без строительства новых и реконструкции деятельности с учетом последних достижений науки и техники: технологизация и компьютеризация индустрии туризма; рациональное использование имеющихся материальных ресурсов; применения современных технологий обслуживания туристов.
Организация внутримашинной информационной базы

В ООО «Турфирма-плюс» существует два уровня организации данных во внутримашинной сфере - логический и физический. Физическая организация данных определяет способ размещения информации непосредственно на машинных носителях и выполняется программными инструментариями автоматически (без участия человека). Разработчики внутримашинной информационной базы АСУ оперируют в программах только представлениями о логической организации данных, которая определяется видом модели данных. Под моделью данных понимается совокупность взаимосвязанных структур данных и операций над этими структурами.

Вид модели и используемые в ней типы структур данных во многом предопределяют выбор системы управления базами данных или языка программирования, на котором создается прикладная программа обработки данных. Следует отметить, что для размещения одной и той же информации во внутримашинной сфере могут быть использованы различные структуры и модели данных. Их выбор возлагается на разработчиков информационной базы АСУ и зависит от многих факторов, в том числе от имеющегося технического и программного обеспечения, объемов информации, сложности задач АСУ.

В ООО «Турфирма-плюс» при организации данных во внутримашинной сфере применяют файловую модель. При такой модели внутримашинная информационная база представляет собой множество не связанных между собой файлов из однотипных записей с одноуровневой структурой. Запись является основной структурной единицей обработки данных и состоит из фиксированного набора (кортежа) полей, каждое из которых представляет собой элементарную единицу логической организации данных. Структура записи определяется составом и последовательностью входящих в нее полей.

Каждому экземпляру записи, как правило, в соответствие, ставятся один или два ключа записи: первичный (уникальный) и вторичный ключ. Первичный ключ - это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. В случае, если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей - составным ключом. Вторичный ключ, в отличие от первичного, - это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях файла, то есть он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному - несколько.

Для ускорения доступа к записям файла выполняется процедура индексирования, результатом которой является создание дополнительного индексного файла, содержащего в упорядоченном виде все значения ключей файла данных. Для каждого значения ключа в индексном файле содержится указатель на соответствующую запись файла данных. Наличие индексного файла позволяет по заданному ключу быстро находить запись. Индексирование может производиться не только по первичному, но и по вторичному ключу.

Описание логической организации данных файловой модели заключается в присваивании каждому файлу уникального имени, а также в описании структуры его записей. При этом каждому полю задается сокращенное обозначение (имя поля) и указывается формат поля (тип хранимого данного, длина поля и точность числовых данных). Для полей, выполняющих роль уникального (первого) ключа записи, указывается признак ключа. Структура файла обычно описывается таблицей, в которой отмечаются первичные и вторичные ключи.

Файловые информационные базы ООО «Турфирма-плюс» обрабатываются системами управления файлами (Q& A, Reflex, FFS File и др.), которые не считаются системами управления базами данных. Файловые системы легко осваиваются, достаточно просты и эффективны в использовании. Для работы с ними используются простые языки запросов, либо и вовсе ограничиваются набором программ-утилит. Такие системы обычно поддерживают работу с небольшим числом файлов, содержащих ограниченное число записей с небольшим количеством полей.

⇐ Предыдущая 123 4 5 Следующая ⇒