Создание структуры таблиц и связывание по схеме данных

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

Несколько лет назад создание структуры базы данных с нуля требовало предварительного анализа наших потребностей и последующего проектирование ее а бумаге. Используя Мастер создания БД можно создать десятки приложений БД за меньший срок, чем потребуется для создания проекта одной из них на бумаге.

Для того чтобы выполнить это задание необходимо, открыть MS Access 2003.

Базу данных можно создать различными способами используя ссылки в разделах:

Ÿ Создание с помощью шаблона

Ÿ Создание новой базы данных,

Ÿ Создание из имеющегося файла, в области задач Создание файла.

В ряде случаев в процессе работы с таблицей обнаруживается, что следует изменить ее структуру: нужно ввести новые поля, переименовать удалить или изменить тип существующих, изменить имя ключевого поля. Изменение структуры таблицы можно выполнить в режиме таблицы или в режиме конструктора. Рекомендуется сделать резервную копию таблицы до изменения ее структуры с тем, чтобы избежать потери частит данных.

Чтобы добавить поле, установить курсор в поле, расположенное слева от места вставки, и выберите в меню Вставка команду Столбец. Для удаления поля выделите ячейку в поле и выберите в меню Правкакоманду Удалить столбец.

Для изменения имени поля дважды щелкните область выделения этого поля и введите новый текст или установите курсор в поле и выберете в меню Формат команду Переименовать столбец.

Если вы хотите изменить последовательность полей таблицы, ввести новые или отредактировать имена, то в окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты выберите значок Таблицы, выделите имя редактируемой таблицы и перейдите в режим конструктора, выбрав в меню Вид команду Конструктор.

Связь между таблицами определяется путем добавления связываемых таблиц в окно «Схема данных» с последующим перетаскиванием ключевых полей из одной таблицы в другую.

Access позволяет работать одновременно с несколькими таблицами, каждая из которых должна содержать записи, посвященные определенной теме. Связь между ними устанавливается по общим для нескольких таблиц полям, например, номера магазинов, через которые осуществляется реализация товара. Желательно, чтобы в одной из таблиц общее поле было ключевым. Если таблицы взаимосвязаны, то изменение записи одной таблицы может влиять на записи в другой таблице.

Для сохранения полноты и целостности данных Access накладывает определенные ограничения на ввод и редактирование данных, например, невозможно удалять запись из одной таблицы, если существуют связанные с ней записи в других таблицах. Реляционная БД может содержать большое количество взаимосвязанных таблиц. Задав связи между таблицами, можно создать запросы, формы и отчеты для отображения сведений, представленных в нескольких таблицах. Между двумя таблицами могут существовать следующие связи:

один к одному – в этом случае одной записи в первой таблице соответствует только одна запись в другой таблице. Соответствие записей устанавливается по полю, которое является первичным ключом в первой таблице, и полю, называемым внешним ключом второй таблицы.
Один ко многим – в этом случае одной записи новой таблицы соответствует несколько записей в существующей таблице. Поле, содержащее первичный ключ новой таблицы, связывается с внешним ключом старой. Значения с внешним ключом могут повторяться.
Многие к одному – любой записи таблицы, связь с которой мы рассматриваем, могут соответствовать несколько записей новой таблицы, но не наоборот. Фактически это отношение один ко многим, рассматриваемое в обратном порядке. В этом случае ключевое поле новой таблицы является внешним ключом.
Многие ко многим – каждой записи из любой таблицы может соответствовать любое количество записей в другой таблице и наоборот. В этом случае поля, по которым устанавливается связь, являются внешними ключами. Они могут содержать повторяющиеся значения.

Связанная таблица – это таблица, которая сохраняется в файле, не принадлежащем открытой БД, однако, является доступной из MS Access. Увидеть связи между таблицами Access позволяет команда Схема данных в меню Сервисили одноименная кнопка на панели инструментов в окне БД.

Кнопки панели инструментов отобразить прямые связи и отобразить все позволяют показать схему прямых связей только одной таблицы или связей всех таблиц в БД.

Для отображения связей одной таблицы выполните следующие действия:

Ÿ Откройте окно БД и в меню Сервис выберите Схема данных или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов.

Ÿ В диалоговом окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы выделите требуемую таблицу и нажмите кнопку Добавить или дважды щелкните имя этой таблицы(см. рисунок 1.1)

Рисунок 1.1

Ÿ Когда все необходимые таблицы добавлены необходимо провести связи между ними. Для этого выберите нужное ключевое поле в главной таблице и удерживая левую клавишу мыши перетащите его на одноименное поле связной таблицы.

Ÿ Когда связь создана выберите команду Изменить связь, щелкнув правой кнопкой по связи. В диалоговом окне Изменение связей (Edit Relationship) можно увидеть поля таблиц по которым связь была проведена. Осталось поставить флажок Обеспечение целостности данных(как показано на рисунке 1.2) для определения типа связи. Подтвердите действие нажатием кнопки ОК;

Ÿ После создания всех необходимых связей закройте окно Схема данных..

Рисунок 1.2

На рисунке 1.3 показаны линии связи между таблицами учебной БД, поставляемой с Access.

Рисунок1.3

Чтобы поддержать связи между записями в связанных таблицах, и обеспечить защиту от случайного удаления или изменения связанных данных используется ряд правил, который обеспечивает целостность данных. Целостность данных позволяет предотвратить появление несвязанных записей. Обе взаимосвязанные таблицы должны принадлежать одной БД Access.

Связанные поля должны иметь один тип данных. Два исключения сделаны для поля счетчика: оно может быть связанно с числовым полем, свойство которого Размер поля имеет значение Длинное целое. Именно для этого мы и установили флажок Обеспечение целостности данных, что дает возможность обеспечить полное совпадение значений в выбранных полях в обеих таблицах.

Для установки целостности данных БД, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связных таблиц из БД других форматов установить целостность данных невозможно.

Для поддержания целостности данных в связных таблицах при обновлении или удалении записи в главной таблице, обеспечивается каскадное обновление или удаление всех связанных записей в подчиненной таблице или таблицах.

После того как мы создали интересующие для нас таблицы и провели связи между ними, то после этого нам необходимо создать формы для следующих целей:

· для ввода новых данных в таблицу, их редактирование и удаление;

· для выбора данных, их предварительного просмотра и для печати отчета;

· для открытия других форм или отчетов.

Для отображения на экране таблицы в окне БД выделите имя таблицы в списке и выберите команду Открытьв меню Файлили нажмите кнопку Открыть на панели инструментов.

Если таблица отображена на экране в режиме конструктора, то для перехода в окно просмотра данных таблицы выберите в меню Вид команду Режим таблицы.

Щелкните ячейку, в которую необходимо ввести данные. Введите данные и нажмите клавиши ENTER или TAB. Для перехода к пустой записи нажмите клавиши CTRL + (символ «плюс») или нажмите кнопку перехода по записям Новая запись (New Record).

Изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных выполняются в режиме таблицы. Ввод новых данных в выделенное поле автоматически заменяет старые. Количество вводимых символов зависит от размеров поля, а не от ширины столбца. Текст не может быть разорван внутри ячейки. В одной ячейке. В одной ячейки нельзя отобразить несколько строк текста.

Чтобы ввести одни и те же данные в несколько ячеек, выделите ячейки, наберите данные, а затем нажмите CTRL+ENTER. Для удаления данных в выделенном поле нажмите клавишу Delete.

Для ввода числа и данных так, чтобы они хранились как текстовые данные, перед началом текста введите апостроф «’».

Например, чтобы ввести шифр компонента 06-02-11 в качестве текста, а не значения времени, введите ’06-02-11. Чтобы изменить формат ячеек, выберите их и на панели инструментов листа щелкните кнопку Панель свойств.

Как и таблицы созданные в других программах, таблицы Microsoft Access можно форматировать: изменять ширину поле, высоту строк, применять различные шрифты. Методы форматирования те же, что и MS Word или MS Excel. В качестве примера укажем, что для изменения ширины столбца, поставьте курсор в этот столбец и выберите в меню Формат команду Ширина столбца. На экране отобразится одноименное окно, в котором указывается ширина столбца.

Стандартная ширина столбца в американской версии равна 15, 6667, в русской версии – 15, 4111. Кнопка По ширине данных подгонит ширину поля по самому длинному значению поля.

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒