Создание форм для ввода данных

Создание однотабличной формы для ввода данных

Для создания форм можно использовать любой из двух предусмотренных способов:

1. С помощью Мастера форм;

2. Самостоятельно в режиме Конструктора.

Данная форма выполнена в режиме Мастера:

1. Дважды щелкнув по пиктограмме Мастера перед нами предстает диалоговое окно Создание форм, в котором во вкладке Таблицы и запросы следует выбрать таблицу (в данном случае Таблица: Склад), на основе которой и строится форма. Перетаскиваем необходимые поля из вкладки Доступные поля на вкладку Выбранные поля.

2. Щелкаем на кнопке Далее. В следующем диалоговом окне выбираем внешний вид формы. Здесь доступно несколько вариантов:

Ÿ В один столбец (как в данном случае)

Ÿ Ленточный

Ÿ Табличный

Ÿ Выровненный

Ÿ Сводная таблица

Ÿ Сводная диаграмма

3. В следующем диалоговом окне предлагается выбрать стиль. Выбираем стандартный чтобы в последующем в режиме конструктора можно было произвести изменения для модернизации формы.

4. Осталось задать имя формы и она готова:

После того как мы создали форму необходимо ее модернизировать. Для этого переходим в режим конструктора

5. Устанавливаем заголовок формы. Для этого, перетащим его границу вниз, удерживая левую клавишу мыши.

6. Добавляем заголовок формы. Выбираем на панели управления кнопку Панель элементов, активизируя тем самым эту панель. На ней в свою очередь выбираем кнопку Надпись.

Ввод данных в таблицы БД.

Вводить информацию в таблицы можно двумя способами:

· Через таблицы

· Через формы

Рассмотрим второй способ. В повседневной жизни мы обычно заполняем формы, например, когда вносим плату за квартиру или телефон.

В форме отображается одна запись, что облегчает работу с таблицами, которые имеют большое количество полей. Использование раскрывающихся списков для выбора значения поля уменьшается вероятность ошибки при заполнении таблицы. Форма является наиболее удобным средством отображения данных. С помощью форм в удобном виде можно вносить информацию в таблицы и отображать ее на экране монитора.

Форма является самым многофункциональным объектом базы данных и интерактивно взаимодействует с ее таблицами. Ее можно использовать для эффективного ввода данных в базу данных, для просмотра информации базы данных вместе с производной информацией (выборка данных, сортировка, итоги, вставка рисунков, фотографий, диаграмм, …) для анализа, сравнения данных, а также для централизованного управления всеми объектами базы данных.

Данные, приведенные в форме, берутся из полей базовой таблицы. Связь между формой и источником данных могут обеспечить элементы управления, например, поля. Форму можно просматривать в трех режимах:

· Конструктор;

· Режим таблицы;

· Режим формы.

Для переключения между режимами просмотра формы можно использовать команды из меню Вид или щелкнуть на пиктограммена панели инструментов. Картинка на этой пиктограмме меняется в зависимости от режима просмотра.

Ознакомимся с образцом формы. В окне БД на вертикально расположенной панели Объекты выделим значок Формы. Для просмотра любой формы необходимо дважды щелкнуть по значку формы. В описываемой БД существуют три основные формы для вода данных (подробное описание их создание см. в разделе 4)

В верхней части окна формы отображается ее заголовок, ниже находится область данных. Форма может содержать пояснительный текст, графические элементы и элементы управления: текстовые поля, вычисляемые поля, счетчики, раскрывающиеся списки, кнопки переключателя, флажки, автоматизирующие ввод данных.

Работу с формой облегчает ее красивое оформление. Для перемещения между полями формы используйте клавиши со стрелками или Tab.

Для добавления сведений о новом клиенте нажмите клавишу Новая запись и заполните поля пустой записи. После ввода данных в поле формы нажмите клавишу Enter. Воспользуйтесь командой меню Правка, если потребуется вносить изменения в запись. После перемещения курсора на следующую запись, изменения сделанные в предыдущей записи сохраняются автоматически. Для повышения скорости ввода данных и уменьшения ошибок в формах используются списки, содержащие используемые значения данных.

Формирование элементов формы

Применение в форме полей различных типов. Создание вычисляемого поля.

В форму можно вставить поля различных типов. В качестве примера рассмотрим вставку вычисляемого поля, отображающего результаты вычислений.

Откройте форму в режиме конструктора. Нажмите кнопку поле (Text Box) на панели элементов, расположенной на рисунке вдоль левой вертикальной границы окна. Указателем мыши в активной области формы примет вид символа поля, в верхнем левом углу которого отобразится значок «+». Щелкните мышью место, где должно располагаться название нового поля. Измените в поле надпись «поле…» на новое имя: дата/время. Щелкните рядом поле, в

котором будут отображаться результаты расчетов, с надписью свободный и введите расчетную формулу.

Вводимое в вычисляемое поле выражение должно начинаться со знака равенства(=).

Для отображения текущей даты и времени компьютерных часов введите в вычисляемое поле выражение =Now.

Нажмите кнопку вид (View) на панели инструментов для перевода формы в режим таблицы (Datasheet View) и посмотрите, как отобразится значение дата/время нового поля. Если вы хотите изменить формат поля дата/время, то вернитесь в режим Конструктора (Design). Обратите внимание, Access добавил круглые скобки в вычисляемое поле и там отобразится выражение =Now().

Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления и выберите в контекстном меню команду свойства (Properties ). Откройте вкладку макет (Format) и выберите в раскрывающемся списке формат поля (Format) нужный вам формат.

Применение списков и полей со списком

Применение в форме таких элементов управления как списки и поля со списком, позволяет выбирать нужные значения, а не вводить их, что облегчает работу пользователя и уменьшает количество ошибок.

Эти элементы управления особенно удобны в тех случаях, когда, например, можно выбрать в списке сложные коды товаров. Рассмотрим использования поля со списком в форме, отображающие данные из таблицы или запроса.

Для создания в форме поля со списком удобно пользоваться мастером. Откройте форму в режиме конструктора и нажмите сначала на панели элементов кнопку мастера (Control Wizard) для запуска мастера, затем кнопку поле со списком (Combo Box). Переместите указатель мыши в форму. В активной зоне формы он будет иметь вид знака «+», рядом с которым виден значок поля со списком. Выделите место, где будет располагаться поле со списком. На экране отобразится диалоговое окно создание полей со списком (Combo Box Wizard).Поставьте переключатель в положение объект «поле со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the combo box look up the value in a table or query) и нажмите кнопку далее (Next).

После создания форм и приведя их в приличный вид, то после этого можно приступать к созданию запросов, необходимых для вычислительных операций над данными.

Отбор и сортировка записей с помощью запросов.

Запросы на поиск данных

Запросы используются для получения одной или нескольких таблиц БД данных необходимой пользователю информации, отвечающей заданному условию, выполнения вычислений и отображения результатов в табличной форме. С помощью запроса можно обновить данные в таблице, добавить и удалить записи.

В Access различают следующие типы запросов:

§ запрос на выборку – позволяет извлечь данные из одной или нескольких таблиц и отобразить их в таблице;

§ перекрестный запрос – суммирует в электронной таблице данные из одной или нескольких таблиц. Они используются для анализа данных, создания диаграмм;

§ запрос на изменение – создают новые таблицы из запросов. Они позволяют включить новые записи или удалить старые, внести в них изменения с помощью выражений, встроенных в запрос.

Наиболее часто используемый типом запроса является запрос на выборку. Например, из многостраничной ведомости учета выдачи книг, вас могут интересовать только книги, выдавались за определенный период (неделю, месяц, квартал и др.). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Внесенные в таблицу изменения автоматически отображаются в запросе.

Назначение запросов:

§ выбор записей, отвечающих определенным критериям отбора без предварительного открытия конкретной таблицы или формы;

§ выбор таблиц, содержащих нужные записи, с возможностью последующего добавления других таблиц;

§ отбор полей, выводящихся на экран при отображении результирующего набора записей;

§ создание новой таблицы на основе данных, полученных из существующих таблиц;

§ выполнение вычислений над значениями полей.

По результатам запроса создается временная таблица, которая хранится в памяти компьютера. После сохранения запроса сохраняется только описание его конструкции, а не данные, полученные в результате запроса. Сохраненный запрос можно использовать многократно.

Для просмотра результатов запроса в окне БД на вертикально расположенной панели Объекты выберите значок Запросы и дважды щелкните имя запроса в списке (рисунок 3.1).

Запрос можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора. Мастер обеспечивает пошаговое построение запроса. Режимы Конструктора позволяет задавать не только условия выбора данных, но и порядок сортировки. Запросы сохраняются как отдельные объекты и отображаются в окне БД.

Мастер простого запроса позволяет выбрать данные из полей одной или нескольких таблиц или запросов. С помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и среднее значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле

Запрос можно открыть в режиме таблицы или в режиме конструктора.

Для открытия окна мастера запроса в окне БД на панели Объекты выберите значок Запросы и дважды щелкните значок Создание запроса с помощью мастера. Другой способ отображения мастера запроса описан ниже в разделе «создание многотабличных запросов».

В окне Создание простых запросов в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицы и запросы, поля которых будут использоваться в запросе.

В списке Доступные поля дважды щелкните имена используемых в запросе полей. Эти поля переместятся в список Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее.

При создании запроса по нескольким таблицам во втором окне положением переключателя выберите подробный (вывод каждого поля каждой записи) или итоговый запрос.

Итоговые запросы содержат поля, по которым группируются данные, и числовые поля, по некоторым определяют, например, суммарное, среднее, максимальное или минимальное значение. В итоговом запросе можно произвести подсчет количества записей в Группе. Для добавления вычислений в результаты запроса нажмите кнопку итоги и выберите нужные поля или установите флажок подсчет числа записей в итоги.

В следующем окне мастера вам будет предложено задать имя запроса и положением переключателя определить дальнейшие действия: открыть запрос Просмотра данных или Изменить макет запроса. После того, как вы нажмете кнопку Готово, откроется запрос в режиме таблицы.

Создание запроса в режиме конструктора предоставляет большие возможности по сравнению с мастером простого запроса.

Любые изменения в запрос следует вносить в режиме конструктора. Чтобы создать запрос в режиме конструктора на вертикально расположенной панели объекты (Objects) выберите значок Запросы и нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке в правой части окна элемент Конструктор и нажмите кнопку OK.

Диалоговое окно позволяет выбрать, по каким таблицам и запросам или их комбинации будет создан новый запрос. Например, откройте вкладку Таблицы и выберите название исходной таблицы. Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить список полей этой таблицы в верхнюю часть окна запросов. Для добавления полей таблицы в запрос дважды щелкните ее имя.

При составлении запроса по нескольким таблицам выберите необходимые таблицы и нажмите кнопку Закрыть. На экране отобразится окно, позволяющее выполнить настройку запроса в режиме конструктора.

Аналогичным образом создаются и остальные запросы на выборку. В нижней части окна отображен пустой бланк запроса, который предназначен для определения запроса или фильтра в режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра.

Запрос на обработку данных

Запрос на базе нескольких связных таблиц создается в той же последовательности, что и из одной таблицы, только добавляется ввод имен дополнительных таблиц.

Для создания многотабличного запроса в окне БД на панели объекты (Objects) выберите значок запросы (Queries) и нажмите кнопку создать (New) на панели инструментов. В диалоговом окне новый запрос (New Query) выделите простой запрос (Simple Query Wizard) и нажмите кнопку OK.

Укажите сначала имя первой таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, выберите поля, данные которых нужно использовать, а затем укажите дополнительную таблицу или запрос и выберите нужные поля. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

В верхней части макета видны линии связи между таблицами, а в нижней части на бланке запроса – имена таблиц и полей.

Чтобы создать таблицу с помощью запроса, откройте ранее созданный запрос в режиме конструктора. Для этого в окне БД щелкните значок Запросы в списке Объекты, выберите нужный запрос и нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна БД. Выберите в меню Запрос команду Создание таблицы или щелкните на панели инструментов в раскрывающемся списке кнопки Тип запроса строку Создание таблицы.

В диалоговом окне создание Таблицы заполните поле Имя таблицы.

Положением переключателя укажите, где будет находиться создаваемая таблица: В текущей БД или В другой БД. Если таблица будет находиться в текущей БД, то ее можно выбрать в раскрывающемся списке, если в другой БД, то в поле Имя файла введите полное имя файла БД в формате: «полное имя файла» «имя БД», например, «C: \Data\Sales» «Сведенье о студенте».

Нажмите кнопку OK и закройте запрос, нажав кнопку закрытия окна. На экране отобразиться окно с вопросом: «Сохранить изменение макета или структуры запроса….? » Нажмите кнопку Да. В окне со списком запросов перед именем созданного запроса появится восклицательный знак.

Двойным щелчком мыши запустите новый запрос. На экране появится сообщение, что запрос на создание таблицы приведет к удалению существующей таблицы, созданной ранее на основе запроса. Нажмите кнопку Да.

Посмотрите список таблицы в окне БД, и дважды щелкните значок таблицы, созданный по результатам запроса, чтобы просмотреть ее.

⇐ Предыдущая 1 23