Обеспечение целостности данных для связанных таблиц означает

ü В подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице ключом связи

ü В главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице.

ü Изменение значений ключа связи главной таблицы должно приводить к изменению соответствующих значений в записях подчиненной таблицы

 

Каскадное обновление и удаление связанных записей

ü В режиме каскадного обновления связанных записей при изменении значения в поле связи главной таблицы автоматически изменяются значения в подчиненной таблице. (Например изменяя название фирмы в таблице Клиенты, изменится название фирмы в таблице Заказы).

ü При удалении записи из главной таблицы будут автоматически удаляться записи из подчиненной таблицы.

Связи между таблицами в MS Access графически отображаются на схеме данных. Схема данных задает структуру базы данных. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Таблицы представляются списками полей, а связи линиями между полями разных таблиц.

Совет! Не присваивайте ключевым полям одинаковые имена иначе в дальнейшем Вы столкнетесь с рядом проблем

 

Вернемся к нашему первому примеру и получим следующую схему данных

 

Данную схему назовем Схема1

Теперь в таблице Заказы хранятся только коды клиентов и коды товаров, а не данные о клиентах и товарах, но тем не менее у созданной схемы данных имеется недостаток. Один заказ может включать только один товар, что как правило не соответствует действительности.

Попробуем исправить схему, введя еще одну таблицу Товар-Заказ, имеющую составной ключ Код товара и №заказа, а также поле показывающее количество заказанного товара.

Данную схему назовем Схема2

 

 

Порядок работы при создании базы данных

Создание БД начинается с формирования структуры таблиц. Определяется количество таблиц. При этом формируется состав их полей и задается их описание. После распределения данных по таблицам необходимо установить связи между таблицами. В дальнейшем Access сможет использовать эти связи для поиска и извлечения связанной информации в разных таблицах БД.После создания связанных таблиц можно приступать к созданию запросов, форм и отчетов.

Документы предметной области		Построение модели данных предметной области		Объектная модель
		Определение структуры реляционной базы данных		Проект структуры базы данных (состав таблиц, связи таблиц)
Проект структур таблиц базы данных		Конструирование таблиц базы данных		Пустые таблицы базы данных
Таблицы базы данных, связи таблиц базы данных		Создание схемы данных ACCESS		Схема данных ACCESS
Исходные данные		Ввод данных в таблицы (создание записей)		Записи в таблицах
		Конструирование запросов
		Создание приложения пользователя (конструирование форм и отчетов)

 

 

Создание новой БД

Все объекты БД (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и модули) хранятся в одном файле с расширением. mdb.

Для запуска MS Access воспользуйтесь кнопкой Пуск-Программ-Miсrosoft Access ( или Пуск-Программ-Microsoft Office-Miсrosoft Access) – в появившемся окне запуска выберите Новая база данных и затем кнопку ОК - введите имя файла и укажите папку, в которой будет находиться файл БД (Если окно запуска не появилось, воспользуйтесь командой меню Файл – Создать )

В окне БД в разделе объекты вертикальным рядом кнопок представлены все объекты, которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули

После этого открывается окно БД, содержащее вкладки, соответствующие объектам БД.

В верхнем ряду окна расположены три кнопки:

ü Открыть для просмотра данных в таблице, форме или результатов запроса или кнопка Просмотреть для предварительного просмотра отчета;

ü Конструктор для конструирования любого объекта БД;

ü Создать для создания любого нового объекта БД.

Открыть существующую БД можно, выбрав имя соответствующего. mdb файла из списка файлов в окне запуска. Если же в списке файла нет, то надо выбрать Другие файлы и после нажатия кнопки ОК в открывшемся окне найти имя нужного файла.

 

Создание таблиц

 

Таблица - основной источник данных для других объектов БД. Создается таблица обычно в два этапа. На первом этапе создается структура таблицы: определяется состав полей, их имена, тип данных и размер каждого поля, ключи и другие свойства таблицы, а на втором - таблица загружается данными.

Тип данных поля (определяется значениями, которые предполагается вводить в поле)

ü Текстовый -символьная строка длиной до 255 символов (предназначено для хранения текста)

ü Поле МЕМО - символьная строка длиной до 64000 символов. Может быть использован для поля типа Характеристика сотрудника

ü Числовой -используется в математических вычислениях. Числовое поле может иметь следующую длину:

· Байт - целые числа от 0 до 256

· Целое - целые числа от -32768 до 32767 (2 байта)

· Длинное целое - от -2147483648 до 2147483647 (4 байта)

· С плавающей точкой - от -3.402823E38 до 3.402823Е38 (4 байта)

· С плавающей точкой (8 байт)

ü Счетчик - тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся целые последовательно возрастающие числа. Частный случай числового поля и имеет размер длинное целое (4 байта). В таблице не может быть более одного такого поля. Обычно используется в качестве первичного ключа.

ü Денежный - данные о денежных суммах, хранящиеся с 4 знаками после запятой (8 байт)

ü Дата/Время - длина поля 8 байт

ü Логический - логические данные (да/нет)

ü Объект OLE - длинные тексты, картинки, диаграммы, звуки и т. д.

ü Мастер Подстановок - для облегчения ввода данных, позволяет создавать поля со списком. Различается два типа списка фиксированный и основанный на таблице или запросе. Пример фиксированного списка - поле ОЗУ таблицы КОМПЬЮТЕРЫ. Данное поле может содержать только фиксированные значения 4, 8, 16, 32 и т.д.. Для предотвращения ошибки можно один раз ввести значения, чтобы затем выбирать их из списка. Фиксированный список позволяет вводить новые значения, не указанные в списке. Следующий пример поля со списком на основе таблицы. Все данные о клиентах фирмы содержатся в таблице КЛИЕНТЫ. При вводе клиента вручную может быть допущена ошибка, поэтому данные о клиенте лучше выбрать из связанной таблицы КЛИЕНТЫ. Поля со списком можно создавать и вручную, без помощи мастера.

 

Для создания новой таблицы необходимо в окне БД выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица выбрать один из режимов создания таблицы

ü Режим таблицы -- создание таблицы в ходе ее заполнения

ü Конструктор - основной способ создания таблицы, позволяющий самостоятельно задавать поля и их параметры.

ü Мастер таблиц - создание таблицы с помощью мастера, при этом автоматически задаются характеристики полей, ключевые поля, связи.

ü Импорт таблиц - из внешнего файла (например созданного в Excel) или из другой БД.

ü Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой БД.

Первые три режима вынесены прямо в рабочее поле, где отображаются готовые таблицы, что позволяет сократить число выполняемых пользователем операций.

Строка Режим таблицы позволяет пользователю создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры. При выборе этого режима открывается пустая таблица, содержащая 10 столбцов и 21 строк, в которую можно сразу вводить данные. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и так далее. При сохранении этой таблицы ACCESS проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. Однако размер данных может оказаться значительно больше необходимого, что не рекомендуется.

Данный режим имеет следующие недостатки:

ü Требуется переименование полей:

ü Может потребоваться изменение количества столбцов или строк:

ü Требуется коррекция типа данных и размера в режиме Конструктора.

Любое поле этой таблицы можно переименовать одним из следующих способов

ü Дважды щелкнуть мышью на области выделения столбца (серый фон наверху столбца) или

ü Выполнить команду меню Формат- Переименовать столбец или

ü Выбрать команду Переименовать столбец из контекстного. меню;

Изменение количества столбцов или строк

1. удаление столбца или строки:

ü выделить столбец (Один раз щелкнуть мышью на сером фоне наверху столбца, когда указатель мыши будет представлен в виде вертикальной стрелки); выделение строки производится аналогично, но на серой вертикальной полосе слева от нужной строки, когда указатель мыши примет изображение горизонтальной стрелки. Выделение нескольких соседних столбцов или строк осуществляется протаскиванием мышью

ü Выполнить команду меню Правка - Удалить столбец или воспользоваться соответствующей командой контекстного меню

2. вставка столбца:

ü выделить столбец, слева от которого требуется вставить новый столбец

ü Выполнить команду меню Вставка - Столбец или воспользоваться соответствующей командой контекстного меню

Строка Конструктор определяет основной способ создания таблиц, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры. Режим Конструктора позволяет пользователю самому указывать параметры всех элементов таблицы (имя поля, тип данных, характеристики поля, ключи)

При выборе режима Конструктора появляется окно Таблица1: Таблица, в которой необходимо определить структуру таблицы

ü В столбец Имя поля вводятся имена полей таблицы. Максимальная длина имени 64 символа.

ü В столбце Тип данных выбирать из списка нужный тип данных для каждого поля. Тип данных определяется значениям, которые предполагается вводить в поле

ü На вкладке Общие задать свойства полей;

ü Задать первичный ключ таблицы:

· выделить поле или несколько полей (если ключ составной). Выделение нескольких смежных полей можно производить щелчком мыши в полосе маркировки первого поля и щелчком мыши в полосе маркировки последнего поля, удерживая клавишу < Shift>. Выделение не смежных полей можно производить щелчком мыши на каждом следующем поле, удерживая клавишу < Ctrl>.

· Щелчок мыши по кнопке Ключевое поле (с изображением ключа) на панели Инструментов или выполнить команду меню Правка - Ключевое поле

ü сохранить созданную структуру таблицы с присвоением ей имени при помощи кнопки закрытия окна структуры или выполнить команду меню Файл - Сохранить.

Характеристики( свойства) поля, устанавливаемые на вкладке ОБЩИЕ

ü Размер поля - должен быть минимальным, но достаточным для хранения информации.( зависит от выбранного типа поля)

ü Формат поля является форматом отображения данных при выводе их на экран или печать. Для некоторых типов данных определены встроенные форматы, например для даты и др. Для отдельных типов данных можно задавать собственные (пользовательские) форматы, например

· Для денежного типа: ### ## руб. Здесь символ # может быть заменен цифрой, знаком или пробелом (необязательный символ). Пробел будет выведен буквально.
Или # ## 0, 00руб; -# ## 0, 00руб[Красный]. Здесь отрицательные числа будут выведены красным цветом.

· Для числового процентного типа: ###.##%. Точка и знак процента будут выведены буквально.

· Для текстового типа: (@@@) @@@-@@-@@. Здесь символ @ будет заменен текстовым символом или пробелом (обязательный символ). Этот формат часто используется для вывода номера телефона.

· Для логического типа: ; ’’Выделен’’[Синий]; ’’Не выделен’’. Это означает, если значение логического поля истина, то выведется слово Выделен синим цветом. Иначе выведется Не выделен цветом, принятым по умолчанию.

ü Число десятичных знаков (после точки) Можно задать от 0 до 15.

ü Маска ввода - задание отображения постоянных символов в поле, проверка соответствия размеров вводимого значения и маски, удобна для ввода данных. Например, для ввода номера телефона можно задать маску: (000)000-00-00. ACCESS автоматически ее преобразует к виду: \(000\)000\-00\-00. Здесь символ \ означает, что следующий символ будет восприниматься буквально. Примеры других масок ввода можно найти, вызвав помощь клавишей F1

ü Подпись поля - задает текст, который будет выводится в качестве имени поля в таблице, форме и отчете.

ü Значение по умолчанию - автоматически вводится в соответствующее поле. Например для поля Дата/Время для автоматического ввода текущей даты можно использовать функцию Now( ) (текущая дата и время) или Date( ) (только текущая дата)

ü Правило для вводимого значения - ограничивает количество значений поля. Например кол-во заказанного товара не должно быть > 100

ü Сообщение об ошибке - при вводе данных, не соответствующих правилу для вводимого значения.

ü Обязательное поле - определение необходимости заполнения при вводе.

ü Индексированное поле - наличие простых индексов для ускорения поиска, поле первичного ключа индексируется автоматически.

Характеристики( свойства) поля, устанавливаемые на вкладке ПОДСТАНОВКА

ü Тип элемента управления – определяет будет ли отображаться поле в таблице и в форме в виде поля, списка или поля со списком.

ü Источник строк ( появляется только, если выбран тип элемента управления поле или поле со списком)- позволяет указать таблицу или запрос, которые определяют источник данных для строк списка

ü Присоединенный столбец- обычно ключевой столбец таблицы источника строк

ü Число столбцов- количество столбцов списка выводимых на экран

ü Число строк списка- задает количество строк списка выводимых на экран при выборе из списка

Если при определении типа поля был выбран мастер Подстановок значения свойств поля на вкладке Подстановка будут указаны мастером

После сохранения таблицы можно перейти в режим таблицы и внести записи в таблицу. Для этого воспользуйтесь кнопкой Вид на панели Инструментов или соответствующей кнопкой меню Вид.

Кнопка Вид для перехода в режим таблицы. Из режима Таблицы всегда можно вернуться в режим Конструктора. Так выгоядит кнопка Вид перехода в режим конструктора

 

Строка Мастер таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается более 40 образцов таблиц, предназначенных для использования в различных целях. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные. Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы.

После создания таблицы мастером необходимо доработать таблицу в режиме конструктора.

Строка Импорт таблиц позволяет использовать готовые таблицы, созданные другими приложениями или входящие в состав других баз данных. При этом в текущем. mdb -файле создается копия импортируемой таблицы. С такой таблицей можно работать так же, как и с другими таблицами текущей БД.

Строка Связь с таблицами позволяет создавать в текущем. mdb -файле ссылки на нужные таблицы без создания копии, что позволяет работать произвольно с данными таких таблиц, но не разрешает редактировать структуру таблицы. Кроме того, не должно изменяться местоположение связанных таблиц на диске. Используется при создании сетевой БД

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. A.16.15.3. Экран принудительной изоляции для использования в депо
2. A.16.15.3.5. Экран вспомогательного блока управления (ACU) для использования в депо
3. A.16.15.4.1. Экран высоковольтного разъединителядля использования в депо
4. AQUA SMOKY EXTRAVAGANТ Водостойкая тушь для ресниц
5. B070400 «Вычислительная техника и программное обеспечение»
6. Cтандарты ITU-T для услуг IPTV.
7. Hаиболее хаpактеpными для остpого панкpеатита являются боли
8. I ЭТАП: ОБСЛЕДОВАНИЯ (СБОР ДАННЫХ)
9. I. Чтобы они поистине были универсальными для научных занятий.
10. II. Для граждан Российской Федерации
11. II. Имидж библиотек для детей и юношества Удмуртской Республики глазами читателей
12. III. Вид работы: «Использование информационной базы данных»