Создание поля с фиксированным списком

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 12Следующая ⇒

Пусть имеется таблица Клиенты, содержащая данные о постоянных клиентах фирмы. Можно вводить название городов с клавиатуры, но при этом пользователь может один раз ввести Петербург, другой раз Санкт – Петербург или СПб. При попытке поиска клиентов, проживающих в одном городе естественно произойдет ошибка и мы не получим полный список клиентов. Кроме того гораздо удобнее и быстрее выбирать город из списка, чем вводить вручную. Фиксированный список (список не основанный на таблице или запросе) позволяет при необходимости вводить новые значения.

Для создания фиксированного списка

ü Выделите в режиме конструктора поле Город

ü В столбце тип данных выберите Мастер подстановок

ü Установите флажок в строке “Будет введен фиксированный список значений”

ü Введите города, используя клавишу < Tab> для перехода в следующую строку

ü Далее следуйте указаниям мастера

Раскройте вкладку Подстановка и внимательно ознакомьтесь с результатом работы мастера. Как видите нет ничего сложного и при необходимости эти параметры можно задать вручную. Если установить параметр ограничиться списком, то внести город, не содержащийся в списке будет нельзя.

Ниже показана таблица Клиенты в режиме Таблицы в момент выбора из списка города.

Создание поля со списком, основанного на таблице или запросе.

Воспользуемся Схемой1, рассмотренной ранее и создадим в таблице Заказы поле со списком Товар, позволяющее выбирать данные из таблицы Товары.

ü Выделите в режиме конструктора поле Товар

ü В столбце тип данных выберите Мастер подстановок

ü Установите флажок в строке “Объект подстановки будет использовать значения из таблицы или запроса”

ü Выделите таблицу Товары

ü Добавьте все доступные поля при помощи кнопки > >

ü Скройте ключевой столбец

ü Далее следуйте указаниям мастера

Не забудьте сохранить таблицу.

Раскройте вкладку Подстановка и внимательно ознакомьтесь с результатом работы мастера. Обратите внимание на номер присоединенного столбца, на число и ширину столбцов. (первый столбец КодТовара спрятан с экрана, но именно эта информация хранится в поле, а не наименование товара)

Перейдите в режим таблицы и проверьте работу поля со списком. Отмените при помощи клавиши < Esc> созданную запись.

Создадим поле со списком Клиенты без использования мастера.

Для поля Клиент перейдите на вкладку Подстановка

Выберите:

Тип элемента управления	поле со списком
Тип источника строк	таблица/запрос
Источник строк	Клиенты
Присоединенный столбец
Число столбцов
Задайте ширину столбцов и ширину списка	(ширина первого столбца=0)
Ограничиться списком	да
Заглавия столбцов	да

Перейдите в режим таблицы, проверьте работу, а затем удалите все данные.

Совет! До создания связей вносить данные в подчиненные таблицы нельзя.

Определение первичного ключа.

Каждая таблица должна иметь уникальный ключ, состоящий из одного или более полей (до 10). Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ и на панели элементов нажимается кнопка Ключевое поле. Для ключевого поля автоматически строится индекс, который можно просмотреть нажатием кнопки Индексы на панели Инструментов. Индексы строятся для осуществления быстрого поиска записей.

Совет! Следите за тем, чтобы в таблицах не использовались одни и те же имена первичныхключей.

Схема Данных

После формирования таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает эти связи и использует при заполнении таблиц и обработке данных. При создании схемы данных необходимо задать параметры целостности БД и каскадное обновление и удаление данных.

Схема Данных графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей (ключевые поля выделены жирным шрифтом), а связи линиями между полями таблиц. Просмотреть схему данных можно при помощи команды меню Сервис - Схема Данных или соответствующей кнопки на панели Инструментов.

Пример 1.

Пусть были созданы таблицы, соответствующие Схеме1 без использования Подстановок. В этом случае после нажатия кнопки Схема Данных открывается окно Добавления таблицы.

ü Выделите таблицу или таблицы, включаемые в схему данных. Для выделения нескольких таблиц используйте клавишу < Ctrl>

ü Нажмите кнопку Добавить

ü Далее кнопку Закрыть

В результате в окне Схемы данных будут представлены все включенные таблицы со списком своих полей. Ключевые поля будут выделены. Таблицы можно перемещать в окне или изменять их размер придерживаясь правил работы с окнами в Windows. Обычно главные таблицы располагают вверху окна Схемы данных, а подчиненные чуть ниже.

Для создания связи необходимо

ü Выделить в главной таблице первичный ключ

ü При нажатой клавиши мыши перетащить курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы

ü В открывшемся окне, включить флажок Обеспечение целостности данных, и при необходимости включить флажки обеспечить каскадного обновление связанных полей и/или каскадного удаление связанных записей

Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то из родительской(главной) таблицы нельзя удалить запись, если в дочерней(подчиненной) таблице есть связанная с ней запись. Кроме того, в дочернюю таблицу нельзя добавлять “детей-сирот”. Если установлен еще флажок каскадное обновление связанных полей, то при изменении значения поля связи в родительской таблице соответствующим образом изменится значение поля связи и в дочерней таблице. Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи из родительской таблицы будут удалены все связанные с ней записи из всех дочерних таблиц

Удалить связь можно, выделив связь одинарным щелчком мыши на линии связи и затем нажав клавишу < Dtl>. Открыть окно Связи: можно при помощи двойного щелчка мыши на линии связи

Готовая схема данных, соответствующая Схеме1, назовем ее СД1.

Внимание! При создании связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчиненной таблице. Для выделения всех полей входящих в составной клюя, необходимо отмечать поля, удерживая нажатой клавишу < Ctrl >. После этого откроется окно изменения связи, где автоматически установится тип один – ко – многим. Далее необходимо для каждого поля ключа в главной таблице выбрать соответствующее поле в подчиненной таблицы, а затем установить параметры целостности и каскадного обновления/удаления.

Окно изменения связи, при использовании составного ключа

Пример 2.

Пусть были созданы таблицы, соответствующие Схеме1 с использованием Подстановок, описанных в предыдущей главе. В этом случае после нажатия кнопки Схема Данных открывается окно уже не пустое окно Схемы данных. Видны две таблицы и связь между ними. Такая связь называется объединением.

Данную связь необходимо доработать

ü Выделите связь

ü Из контекстного меню выберите изменить связь

ü Укажите целостность и при необходимости каскадное удаление и добавление данных

Так как Подстановка создавалась без помощи мастера таблица Клиенты в окне не отобразилась. Необходимо воспользоваться кнопкой Добавления и добавить недостающую таблицу, а далее вручную создать связь В результате получим аналогичную предыдущему примеру схему данных, назовем ее СД2

Внимание! Иногда на схеме данных отображаются сразу несколько таблиц, например Товары, Товары1, Товары2. Такое возможно, когда Мастером Подстановок воспользовались несколько раз. Простое удаление таблиц как правило не помогает. Необходимо сначала удалить связи, а затем сами таблицы.

Совет! Подстановку лучше создавать без помощи мастера.

Загрузка таблицы данными

Ввод и редактирование записей таблицы осуществляется в режиме таблицы, установить который можно так:

ü Выделить нужную таблицу в окне БД;

ü Кнопка Открыть в окне БД или двойной щелчок мыши мышью на имени таблицы.

Таблица откроется в режиме таблицы для ввода и редактирования записей. При этом появится дополнительный пункт системного меню Записи. Переход от одного поля к другому при движении по таблице слева направо можно выполнить клавишей < Тab> или < Enter>, а в обратном направлении < Shift-Tab>. Отмена ввода значения в поле осуществляется клавишей < Esc>, отмена ввода всей записи - двойным нажатием клавиши < Esc>. Ввод значения из того же поля предыдущей записи < Ctrl - Э>, ввод текущей даты < Ctrl-Ж>. Можно переносить значения через буфер обмена. Перенос значений всех полей записи производится с использованием пункта системного меню Правка-Специальная вставка . Доступ только к вновь вводимым записям: Записи-Ввод данных.

Размещение объекта OLE:

ü установите курсор в соответствующем поле таблицы;

ü Воспользуйтесь пунктом меню Вставка-Объект;

ü Установите нужный переключатель ( Создать новый или Создать из файла )

Работа в режиме ввода данных позволяет скрыть все уже введенные записи, кроме вводимой новой записи. Перемещение курсора в следующее поле ввода (слева направо) осуществляется клавишей < Tab>, а в обратном направлении - < Shift + Tab>.

Вставка текущей даты: < Сtrl -; >, а текущего времени: < Сtrl-: >.

Вставка значений по умолчанию: < Ctrl - Alt-Пробел>

При вводе текста в поле комментария ( Memo - поле) рекомендуется открыть окно ввода с помощью клавиш < Shift+F2>. Принудительный переход на новую строку осуществляется клавишами < Ctrl+Enter>.

Совет! Последовательность загрузки таблиц

ü независимо могут загружаться таблицы, которые не подчинены другим таблицам

ü таблицы, подчиненные другим таблицам могут загружаться либо одновременно с ними, либо после загрузки главных таблиц

ü сначала загружаются справочные данные, а затем учетные

Работа с макетом таблицы

Макет - это способ представления таблицы на экране или при печати..

Для изменения изображения таблицы в режиме таблицы можно изменять ширину и порядок столбцов, убирать отдельные столбцы с экрана и фиксировать их положение на экране, изменять высоту строк и используемый шрифт.

Изменение ширины столбца - установите указатель мыши на правую границу заголовка столбца и удерживая нажатой левую клавишу мыши перетащите границу.

Перемещение столбца - выделите столбец и удерживая нажатой левую клавишу мыши перетащите в новое место

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 9 10 Следующая ⇒