Классификация служебных писем. Письмо-просьба

Стр 1 из 3Следующая ⇒

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести )…

Одновременно просим Вас…

Классификация служебных писем. Письмо-заявка.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма.

Языковые обороты:

-Просим Вас включить в состав группы для участия в…

-Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…

-Просим Вас зарегистрироваться в качестве участников... и т.п.

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:

· название мероприятия;

· дата его проведения;

· форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

· фамилия, имя и отчество участника (участников);

· место работы, должность;

· почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;

· потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Заявка может содержать гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации

Классификация служебных писем. Письмо-подтверждение.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Классификация служебных писем. Письмо-напоминание.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам…

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас в известность, что…

Несмотря на неоднократные напоминания… и др.

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Классификация служебных писем. Письмо-запрос.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

Классификация служебных писем. Письмо приглашение.

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…! ), например:

Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Уважаемые господа банкиры! и т.п.

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:

Приглашаем Вас принять участие в…

Просим Вас принять участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Классификация служебных писем. Письмо благодарность.

Письмо-благодарность–деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность за…

Позвольте Вас поблагодарить за…

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.

31. Организационно-распорядительная документация (ОРД) — комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.

Содержание

1) Виды ОРД

2) Составление

3) Основные реквизиты

4) Примечания

5) Ссылки

Виды ОРД

Постановление

Распоряжение

Приказ

Протокол

Инструкция, поручения и др.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Основные реквизиты

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003.:

Наименование организации; Дата; Место; Гриф утверждения; Заголовок; Текст; Подпись; Отметка о наличии приложения (если требуется); Гриф/виза согласования.

32. Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста. Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.

Устав должен содержать следующие реквизиты:

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Дата документа;

Место составления или издания документа;

Гриф утверждения документа;

Текст устава;

Подпись лица, утверждающего документ.

33. Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Наименование вида документа;

Дата;

Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.

Текст Положения включает следующие разделы:

общие положения; основные задачи; функции; права; организация работы.

34. Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству). Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата;

место издания;

заголовок к тексту;

гриф утверждения;

текст;

подпись.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции:

общие положения;

должностные обязанности;

права;

ответственность;

В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

СРД. Штатное расписание.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата;

место издания;

гриф утверждения;

текст;

визы;

подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ(СРД). ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ Р/Д. ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Этапы подготовки распорядительных р/д:

1. инициирование решения;

2. сбор и анализ информации по вопросу;

3. подготовка проекта распорядительного документа;

4. согласование проекта документа;

5. доработка проекта распорядительного документа с учетом замечаний;

6. принятие решения (подписание документа);

7. регистрация распорядительного документа;

8. доведение распорядительного документа до исполнителей.

Приказ по основной деятельности - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим на основе единоначалия, для обеспечения основной и оперативной деятельности.
Приказами оформляются властные полномочия руководства по отношению к подведомственной сети; они могут быть адресованы одному конкретному органу управления и целой системе подведомственных учреждений. Приказы могут носить разъяснительный характер в отношении постановлений, распоряжений вышестоящих органов, издаваться во исполнение нормативных актов вышестоящих органов.
Приказами по основной деятельности:

утверждаются штатные расписания, положения, должностные инструкции работников;
регулируются вопросы финансирования деятельности учреждения, материально-технического обеспечения, научно-технической политики;
оформляются порядок работы учреждения, решения и поручения по ее организации, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий, инвентаризации имущества (основных средств) и др.;
создаются коллегиальные исполнительные органы, контрольные (ревизионные) органы, научные, экспертные, методические, консультативные органы (комитеты, комиссии, советы и др.);

СРД. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ Р/Д. ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.

Приказы по личному составу - документы, фиксирующие в установленных формах*1 все аспекты трудовых отношений работника с работодателем. Критерием отнесения приказа к приказу по личному составу является то, что документ содержит информацию, гарантирующую подтверждение основных социальных прав гражданина РФ: право на должностные надбавки, льготные и досрочные пенсии, в том числе по инвалидности и др.
Приказы по личному составу имеют временный срок хранения, т. е. хранятся до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
К приказам по личному составу долговременного (75-летнего) хранения относятся приказы:

1. о приеме (заключении трудовых договоров)*1, переводе, увольнении (расторжении трудовых договоров);

2. о поощрениях (объявление благодарности, выдача премии, награ ждение ценным подарком, почетной грамотой, занесение в Книгу почета, на Доску почета);

3. о награждении государственными и ведомственными наградами, грамотами, дающими право на льготы и получение званий;

4. о результатах прохождения лицом аттестации, тарификации;

5. об изменении фамилии;

6. о работе в режиме неполного рабочего времени

7. о доплатах (за вредность, тяжелые условия труда, высокую классность, совмещение (замещение должности), работу в вечернее и ночное время суток и др.);

8. о выплате районных коэффициентов, процентных надбавок к заработной плате (за квалификационный разряд, выслугу лет, непрерывный стаж работы и др.);

9. о предоставлении декретных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, административных отпусков (по инициативе администрации);

10. о предоставлении дней отдыха донорам, учебных отпусков;

11. о направлении на военные сборы, курсы повышения квалификации;

12. о направлении в командировку, не связанную с основной работой;

13. о направлении в зарубежные, а также длительные внутрироссийские командировки.

СРД. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ Р/Д. ПРИКАЗ ОБ АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам - распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед учреждением.

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы:

1. о выделении места для курения, закреплении машины за водителем;

2. установлении (отмене) сезонных норм расхода на бензин, регистрации, перерегистрации, страховании транспорта, прохождении техосмотра;

3. покупке оборудования, приобретении спецодежды, канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря;

4. проведении инвентаризации основных средств и др.
Учреждения, в которых покупка оборудования, продажа горюче-смазочных материалов и др. являются основной деятельностью, приказы по этим вопросам откладывают на постоянное хранение.

СРД. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ Р/Д. РАСПОРЯЖЕНИЕ. УКАЗАНИЕ.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

По форме носителей

12 3 Следующая ⇒