О правотворческой инициативе

3.3.13. Отметка о контроле

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле – буква «К» или слово «Контроль» - проставляется в правом верхнем углу документа. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым цветом.

3.3.14. Текст документа

3.3.14.1. Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

3.3.14.2. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

3.3.14.3. Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации. Таблицы имеют два уровня расположения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся.

Если таблица большая и не вмещается на один лист, то она переносится на следующую страницу. При переносе части таблицы на другую страницу заголовок таблицы не повторяется, а нумеруются вертикальные графы. На следующей странице пишется «Продолжение» с указанием номера и повторением нумерации граф на следующей странице.

3.3.14.4. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только вторую часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

3.3.14.5. Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается от левой до правой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля. Текст документов рекомендуется печатать через 1, 5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами - 1, 5 – 2 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

При большом объеме текста документа допускается его печатание через 1 межстрочный интервал. В этом случае между абзацами необходимо делать дополнительный интервал, то есть абзац от абзаца отделяется двумя интервалами.

3.3.14.6. Тексты могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки и подзаголовки. Заголовки и подзаголовки печатаются с заглавной буквы. Заголовки выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Подзаголовки печатаются на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов печатается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля с заглавной буквы и заканчивается точкой.

3.3.14.7. В тексте распорядительных документов не допускается никаких сокращений. Все слова и наименования органов и организаций необходимо указывать полностью.

Например:

Мэр города Братска

или

правовые акты Российской Федерации.

3.3.14.8. Не допускается разрывов дат; знака № и самого номера; фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста.

3.3.14.9. При наличии в тексте ссылки на сноску ее оформляют звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце соответствующей страницы или после текста в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с заглавной буквы. В конце текста ставится точка. На одной странице не должно содержаться более 3 сносок.

3.3.14.10. В организационно – распорядительных документах, а также в документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности органов администрации (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав комитета входят», «комиссия установила»).

3.3.14.11. Если документ имеет более одной страницы, то страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер проставляется в правом нижнем углу поля листа. На первом листе нумерация не ставится.

3.3.15. Отметка о наличии приложений

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам и т.д. оформляются в следующем порядке.

От левого поля документа печатается слово «Приложение» в единственном числе (без кавычек), после него ставится двоеточие и указывается информация о приложенных документах.

Каждое название приложения располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.

Например:

Приложение: 1. Положение о правотворческой инициативе на 10 л. В 1 экз.

2. Правила …..

3. Положение ….

Если приложения упомянуты в тексте основного документа, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

В случае, когда документ отправляется в несколько адресов, а приложения не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях.

Например:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Иногда к основному документу прилагается документ, также имеющий приложение. Тогда данная отметка оформляется по следующей форме:

Приложение: Договор от 05.01.2000г. № 15 и приложение к нему, всего 8 л.

3.3.16. Подпись

3.3.16.1. Подпись является обязательным реквизитом любого подлинного документа, в том числе справок и приложений.

3.3.16.2. В состав подписи входят: наименование должности, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Подпись располагается после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2 межстрочных интервала, начиная от левой границы текстового поля. В случае написания наименования должности более чем в одну строку подпись и ее расшифровка ставится на уровне последней строки наименования должности.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

3.3.16.3. Подпись должна соответствовать указанной в документе должности лица и его фамилии. Не допускается подписывать документы с проставлением предлога «за», надписи от руки «Зам.» или косой черты перед наименованием должности.

Например:

И.о. мэра города Братска К.П. Лапков

Или

Заместитель начальника департамента Т.И. Сергеева

3.3.16.4. На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывается несколькими равными должностными лицами, их подписи располагаются на одном уровне.

Также несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывает председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Например:

Председатель комиссии подпись Корнеев И.К.

Члены комиссии подписи Галахов В.В.

Петров А.В.

3.3.17. Согласование документа

3.3.17.1. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

3.3.17.2. Визирование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Например:

Заведующий юридическим отделом

Личная подпись В.А. Сидоров

25.03.2003

Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются должностному лицу, подписывающему документ.

3.3.17.3. Согласование проекта документа оформляется визой на оборотной стороне последнего листа подлинника проекта документа, включающей в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (пишется прописными буквами без кавычек), должность лица визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования (приложение 13 к настоящей Инструкции).

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

3.3.18. Рассылка документа

Рассылка оформляется на оборотной стороне последнего листа документа и отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами. Слово «Рассылка» печатается с заглавной буквы от левой границы текстового поля (без кавычек). Фамилии должностных лиц органов администрации и других организаций (с указанием количества экземпляров), которым необходимо разослать подписанный документ, печатается в строчку от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал в именительном падеже.

Например:

Рассылка: Попова, Дорошенко (2).

Ответственность за правильное указание рассылки лежит на исполнителе документа.

3.3.19. Печати и штампы

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовая и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, контроле, других отметок применяются соответствующие мастичные штампы.

Печать должна быть хорошо читаема. Проставляется так, чтобы ее оттиск затрагивал часть подлинной подписи лица, подписавшего документ, либо в специально отведенном для этого месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом « М.П. ».

Перечень документов, на которые ставится печать, и порядок использования печатей и штампов в администрации города определяются Правилами изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов администрации города Братска.

3.3.20. Отметка о заверении копии, выписки

3.3.20.1. Заверение копии документа производится в целях удостоверения ее соответствия подлиннику.

Органом администрации или должностным лицом может быть заверена только копия документа, изданного соответствующим органом или должностным лицом.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись: «Копия. Верно»; должность лица, заверившего копию; его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилию); дата заверения.

Например:

Копия. Верно.

Ведущий специалист

отдела кадров и награждений личная подпись Т.Ф. Петрова

01.06.2006

Отметка о заверении удостоверяется печатью.

3.3.20.2. При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметка о том, где хранится подлинник.

3.3.20.3. Выписка – документ, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу. В выписке указываются слова «Выписка из …», наименование документа, дата подписания, его номер и заголовок. Затем следует нужная часть текста, после которой указываются наименование должности руководителя, подписавшего подлинник документа, его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок аналогично заверению копий.

3.3.21. Отметка об исполнителе

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто фактически составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается 12 шрифтом и располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу документа.

Например:

Петров И.В.

43 24 21

На проектах постановлений и распоряжений отметка об исполнителе ставится на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «согласование» и «рассылка».

3.3.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.

Данный реквизит включает в себя: слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении или его копию; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 12-25 за 1999 г.

Николаева 24.05.99

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем органа администрации, в котором исполнен документ.

3.3.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа ставится на первом листе входящих документов с помощью соответствующего мастичного штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.

3.3.24. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

4. Подготовка и оформление основных служебных документов

Распорядительные документы

4.1.1. Распорядительные документы – муниципальные правовые акты администрации города (постановления, распоряжения, приказы).

4.1.2. Распорядительные документы печатаются на специальных бланках в соответствии с приложениями 1 – 6 к настоящей Инструкции.

4.1.3. Подготовка распорядительных документов осуществляется в следующем порядке: создание проекта документа, согласование и визирование, подписание, регистрация и рассылка адресатам.

4.1.4. Проекты распорядительных документов администрации города разрабатываются руководителями органов администрации, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с поручениями и в инициативном порядке. Руководители несут ответственность за качество проекта и его согласование.

4.1.5. Проекты распорядительных документов по кадровым вопросам разрабатываются кадровыми службами органов администрации.

4.1.6. При подготовке проектов распорядительных документов необходимо соблюдать требования, предъявляемые к оформлению документов (раздел 3 настоящей Инструкции).

Документы, выполненные с нарушением требований, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются исполнителям для устранения недочетов.

4.1.7. Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Текст, как правило, содержит констатирующую (преамбулу) и постановляющую части.

4.1.8. В преамбуле распорядительного документа указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки документа, а также содержатся ссылки на законы или иные акты, в соответствии с которыми он принимается, с указанием наименования органа, выпустившего документ, наименования документа, его даты, номера.

Преамбула постановления заканчивается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», которое печатается 14 шрифтом от левой границы поля документа (без отступа) прописными буквами без кавычек.

4.1.9. Постановляющая часть отделяется от преамбулы 2 межстрочными интервалами, содержит порученческие пункты и при необходимости пункт о контроле, которые оформляются арабскими цифрами с точкой и печатаются на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля. Пункт начинается с глагола неопределенной формы. Действия одного исполнителя – в одном пункте.

Например:

1. Департаменту физической культуры и спорта (Климов) ….

2. Департаменту образования (Слободчиков) ….

Или

1. Начальнику департамента физической культуры и спорта Климову К.В.:

1.1.

1.2.

Заканчивается постановляющая часть, как правило, пунктом о контроле, который формулируется следующим образом: «Контроль за исполнением постановления возложить на …» (указывается должностное лицо).

4.1.10. Если документ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-либо его положения, то внесение изменений производится в соответствии с Положением о муниципальных правовых актах администрации города Братска.

4.1.11. Распорядительные документы могут содержать приложения. Оформление приложений к распорядительным документам производится в соответствии с Положением о муниципальных правовых актах администрации города Братска.

Приложения подписываются заместителем мэра города, курирующим данный вопрос, либо руководителем органа администрации и руководителем аппарата главы администрации.

4.1.12. К распорядительному документу может быть приложена пояснительная записка (справка) объемом не более 5 страниц за подписью руководителя органа администрации.

4.1.13. Проект распорядительного документа должен проходить юридическую экспертизу в юридическом отделе, редактирование и правовую экспертизу в нормотворческом отделе аппарата главы администрации и согласование в органах администрации города, организациях, перечисленных в порученческих пунктах, а также, по указанию руководителя аппарата главы администрации, у иных заинтересованных должностных лиц.

Проект документа, затрагивающий финансовые вопросы, обязательно проходит согласование у начальника финансового управления.

4.1.14. Если в процессе согласования в проект постановления или распоряжения вносятся изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованных лиц.

4.1.15. При несогласии с проектом руководители излагают свои замечания в письменном виде, о чем на проекте при визировании делаются отметки “Замечания прилагаются”, “С замечаниями” или “Не согласовано”.

Несогласованный кем-либо проект на подпись мэру не передается, дальнейшее его продвижение определяется руководителем аппарата главы администрации.

4.1.16. Визирование проекта документа должностным лицом производится в течение 2-х дней, а в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - в течение 5-и дней.

4.1.17. Подготовленный и согласованный в установленном порядке проект документа отдается на подпись.

4.1.18. Регистрация производится в день подписания распорядительного документа. Тиражирование и рассылка - в трехдневный срок со дня подписания документа.

Дополнительная выдача копий подписанных документов допускается только по указанию (разрешению) руководителя аппарата главы администрации.

4.1.19. При внесении изменений, дополнений в ранее принятые распорядительные документы администрации или их отмене специалистом отдела организационно-контрольной и методической работы вносится информационная справка к подлиннику документа с указанием реквизитов вновь принятого документа.

Замена ранее разосланных документов или их отдельных листов в случае необходимости производится по указанию руководителя аппарата главы администрации. При этом ранее разосланные экземпляры подлежат возврату в отдел организационно-контрольной и методической работы.

4.1.20. Технические ошибки, допущенные в распорядительных документах, исправляются в случае, если нет оснований полагать, что такое исправление может причинить ущерб или нарушить чьи – либо законные интересы.

Технические ошибки, обнаруженные после регистрации распорядительных актов, исправляются путем внесения записи «исправленному верить» и заверяются гербовой печатью.

Положение

4.2.1. Положение – нормативный документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы администрации или ее органов (приложение 14 к настоящей Инструкции).

4.2.2. Положение об органе администрации включает в себя следующие основные разделы:

1) общие положения – раздел, определяющий правовой статус органа администрации; его подчиненность; порядок создания, реорганизации и ликвидации (если подразделение является юридическим лицом); наличие печати, штампов, бланков; место нахождения (юридический адрес);

2) основные задачи - раздел, где излагаются основные цели деятельности данного органа администрации;

3) основные функции - перечисление конкретных видов деятельности, закрепленных за данным органом администрации;

4) права - раздел, описывающий права органа, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности;

5) организация деятельности – в разделе указываются структура органа администрации; руководство; взаимодействие с другими органами администрации, органами государственной власти, организациями; источник финансирования;

6) ответственность - раздел, устанавливающий в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя подразделения за несвоевременное или некачественное выполнение органом администрации возложенных на него функций, неиспользование предоставленных ему прав.

4.2.3. Положение об органе администрации разрабатывается его руководителем. Утвержденное положение доводится до работников под роспись, путем оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты ознакомления.

Инструкция

4.3.1. В инструкции излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности.

4.3.2. Заголовок к тексту инструкции должен четко ограничивать круг вопросов, объектов или лиц, на которых распространяются требования инструкции (например: “Инструкция по делопроизводству”, “Инструкция о порядке рассмотрения...”).

4.3.3. Правовое положение работника регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей права, обязанности и ответственность должностных лиц (приложение 15 к настоящей Инструкции).

Заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос “Кого? ” (Должностная инструкция главного специалиста). Текст данного документа включает следующие разделы:

1) общие положения, устанавливающие сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности;

2) должностные обязанности - перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.;

3) права — определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей;

4) ответственность - установление видов ответственности за несвоевременное или некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав;

5) взаимоотношения, связи по должности - перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист взаимодействует и обменивается информацией, указание сроков получения и предоставления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

4.3.4. Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений органов администрации и ими визируются, утверждаются распорядительным документом руководителя соответствующего органа администрации или заместителем мэра в случае, если руководитель структурного подразделения находится у него в непосредственном подчинении.

Должностные инструкции доводятся до специалистов под роспись.

Должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

1) при изменении наименования подразделения;

2) при изменении наименования должности.

Служебные письма

4.4.1. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

4.4.2. Письма составляются на бланках писем.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

1) от первого лица множественного числа (" просим направить", " направляем на рассмотрение" );

2) от первого лица единственного числа (" считаю необходимым", " прошу выделить" );

3) от третьего лица единственного числа (" министерство не возражает", " ВНИИДАД считает возможным" ).

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

1) письмо оформляется на должностном бланке;

2) письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос " О чем? ": " О нарушении договорных обязательств", " Об оказании научно-технической помощи".

4.4.3. Письма подписываются:

1) мэром города или лицом, исполняющим его обязанности, – в том случае, если письмо адресуется Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательному Собранию Иркутской области, губернатору Иркутской области, администрации Иркутской области, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, органам исполнительной власти других муниципальных образований, либо в резолюции на документе, для исполнения которого готовится письмо, дано указание подготовить ответ за подписью мэра;

2) вице – мэром, заместителями мэра или лицами исполняющими их обязанности, – в том случае, если письмо адресовано в другие органы (не перечисленные выше) или организации, сфера деятельности которых находится в ведении указанных должностных лиц, либо в резолюции на документе, для исполнения которого готовится письмо, дано указание подготовить ответ за подписью перечисленных должностных лиц;

3) руководителем органа администрации или лицом исполняющим его обязанности, – в том случае, если орган администрации является юридическим лицом и документ, для исполнения которого готовится письмо, адресован этому органу. В этом случае письмо оформляется на бланке этого органа.

4.4.4. Письмо должно иметь отметку об исполнителе.

Письмо составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр с визами, копиями сопутствующих материалов и обязательной подписью исполнителя хранится у отправителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя.

4.4.5. Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо учитывать особенности языка и стиля служебных документов.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части (приложение № 16).

Текст сопроводительного письма начинается словами: " Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), " Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), " Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: " В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", " В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", " В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…".

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма.

Протокол

4.6.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д. (приложение 17 к настоящей Инструкции).

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

4.6.2. Протоколы оформляются на основании стенограмм или звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок, проектов, решений и т.д.). В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится звукозапись, содержание выступлений в протокол не включается. Стенограмма прилагается к протоколу.

4.6.3. Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель органа администрации.

4.6.4. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты: наименование организации, наименование документа, дату, номер, заголовок к тексту, список присутствующих с указанием фамилий участников и их должностей, подписи. В отдельных случаях к протоколу прилагается список участников заседания с указанием места их работы и занимаемой должности.

4.6.5. Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол аттестационной комиссии …; протокол совещания...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляется во всю ширину строки через один межстрочный интервал. При этом слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» печатаются от левой границы текстового поля без отступа, отделяются одним межстрочным интервалом от заголовка и друг от друга.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Нельзя вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Слова «Повестка дня» располагаются центрованно через два-три интервала от списка участников.

Основная часть протокола подразделяется на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Заголовки разделов нумеруются.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе " ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 Следующая ⇒