По делопроизводству в администрации

ИНСТРУКЦИЯ

По делопроизводству в администрации

Города Братска

Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Братска (далее – Инструкция) разработана с учетом требований ГОСТа Российской Федерации Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003г. № 65-ст и Основными правилами работы архивов организаций (одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Настоящая Инструкция распространяется на организационно–распорядительные документы несекретного характера (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма и др.) (далее – документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно – распорядительной документации (УСОРД), и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и хранению документов в администрации города Братска (далее – администрация), ее отраслевых (функциональных) и территориальных органах (далее – органы администрации).

Правила работы с секретными документами, с грифом «Для служебного пользования», устанавливаются специальной инструкцией.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы управления документационным обеспечением, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляется отделом организационно – контрольной и методической работы аппарата главы администрации (далее отдел организационно – контрольной и методической работы).

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате главы администрации возлагается на руководителя аппарата главы администрации.

1.4. В органах администрации ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на руководителей этих органов.

Руководитель органа администрации назначает специалиста, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя о состоянии их исполнения, осуществляет ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передачу их на хранение в архив, а также ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Специалисты администрации несут персональную ответственность за выполнение настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, а в случае их утраты немедленно докладывают своему руководителю и сообщают об этом в отдел организационно – контрольной и методической работы.

1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены только те лица, которые имеют непосредственное отношение к их содержанию или исполнению.

1.7. Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, а также передача им какой-либо служебной информации допускается только по письменному запросу с разрешения руководителей администрации и ее органов.

1.8. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им служебных документов или информации осуществляется через информационно-аналитический отдел, пресс-службу администрации.

1.9. Изменения и дополнения в настоящую Инструкцию и приложения к ней могут быть внесены распоряжением мэра города Братска (далее – мэр города).

Документация администрации

2.1. Деятельность администрации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации.

Служебные документы администрации подразделяются условно на три группы:

1) распорядительные (постановления, распоряжения, приказы);

2) организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

3) справочно–информационные (протоколы, справки, акты, служебные записки, докладные записки, письма, телеграммы и др.).

2.2. Администрация организует и ведет в пределах своей компетенции переписку с органами государственной власти, органами местного самоуправления иных муниципальных образований, юридическими и физическими лицами. Письма оформляются на бланках установленного образца.

Для ведения “внутренней” переписки бланки не применяются. “Внутренней” считается переписка между органами администрации, а также между должностными лицами этих органов.

2.3. Для внутреннего пользования или по требованию органов государственной власти могут составляться справки информационного характера.

2.4. При необходимости срочного доведения до сведения исполнителя или адресата содержания служебных документов допускается использование телеграфа, телефона, электронной почты.

Оформление документов

3.1. Общие требования к оформлению документов

3.1.1. При составлении и оформлении служебных документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу этих документов и способствующих их оперативному исполнению, а также последующее их хранение и использование в справочных целях.

3.1.2. Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование организации или должностного лица – автора документа, название вида документа или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами: резолюцией, грифом утверждения, отметкой о заверении копий, печатью, грифом внешнего согласования, отметкой о наличии приложения, адресатом, индексом предприятия связи, почтовым и телеграфным адресом, номером телефона, местом составления или издания, фамилией исполнителя и номером его телефона, отметкой о поступлении; ссылкой на индекс и дату входящего документа и др.

Бланки документов

3.2.1. Распорядительные документы администрации оформляются на бланках, установленного образца формата А4 (210 х 297 мм) (приложения 1-6 к настоящей Инструкции).

3.2.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое – 30 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 15 - 20 мм;

нижнее – 20 мм.

Документы, создаваемые от имени двух или более органов администрации, оформляются без бланка.

3.2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 14 через 1, 5 межстрочных интервала. В исключительных случаях допускается следующие шрифты:

1) 12 через 1 межстрочный интервал - для оформления табличных материалов;

2) 13 через 1 – 1, 5 межстрочных интервала – для оформления текстов служебных документов объемом более 15 печатных листов;

3) 14 через 1 межстрочный интервал – для оформления текстов служебных документов.

3.2.4. Бланк письма, в зависимости от расположения реквизитов, может иметь два варианта – угловой и продольный (приложения 7-11 к настоящей Инструкции).

3.2.5. Внутренняя переписка (справки, служебные, докладные и объяснительные записки) оформляются на чистом листе бумаги с указанием органа администрации, в котором составлен документ (приложения 19-21 к настоящей Инструкции).

Для эффективной обработки информации, содержащейся в документе, его оперативного исполнения для внутреннего пользования в администрации могут разрабатываться дополнительные единые формы документов, например, список на ежемесячную премию (приложение 22 к настоящей Инструкции).

Оформление реквизитов документов

3.3.1. Герб города

Изображение герба города установленного образца помещается на бланках постановлений мэра, распоряжений мэра, вице-мэра, заместителей мэра, бланках писем мэра, вице-мэра, заместителей мэра; располагается над реквизитом «наименование администрации» и выравнивается по центру.

На бланках органов администрации герб не помещается.

3.3.2. Наименование администрации, органа администрации или должностного лица – авторов документа

Наименование автора документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в соответствующих правовых актах.

Над наименованием автора указывается наименование государства «РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ», под ним, через 1 межстрочный интервал, – наименование субъекта – «ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ». Указанные реквизиты печатаются 12 размером шрифта прописными буквами и выделяются полужирным шрифтом. Выравниваются по центру.

Наименование администрации, органа администрации или должностного лица указывается через 1 межстрочный интервал от наименования субъекта, печатается 16 размером шрифта прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Если наименование должности занимает более 1 строки, допускается написание 14 размером шрифта. Выравнивается по центру.

В случае издания документа органом администрации его наименование указывается под наименованием администрации через 1 межстрочный интервал 14 размером шрифта прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру (приложение 6 к настоящей Инструкции).

Если документ подготовлен совместно двумя и более органами администрации, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования органов администрации следует печатать на чистом листе бумаги. Наименование органов администрации одного ранга располагается на одном уровне. Наименование нижестоящего органа располагается ниже наименования вышестоящего органа.

3.3.3. Справочные данные администрации или органа администрации

Справочные данные указываются только в служебных письмах. В состав реквизита входят: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты. Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в почтовых правилах Министерства связи РФ.

3.3.4. Наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов.

В распорядительных документах наименование документа печатается через 1 межстрочный интервал от реквизита «Наименование организации» 18 шрифтом, в организационных - через 2 межстрочных интервала от грифа утверждения 14 шрифтом. Реквизит пишется прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. В справочно-информационных документах наименование документа печатается 14 шрифтом, выравнивается по центру либо печатается от границы левого поля документа.

3.3.5. Дата документа

Дата является обязательным реквизитом любого вида документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Для документов, подготовленных совместно несколькими органами администрации, дата должна быть единой.

Все проставляемые на документе отметки обязательно датируются (резолюции, визы, отметки о регистрации и др.).

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц проставляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Например:

дату 18 апреля 2006 г. следует писать 18.04.2006 г.

Если число месяца или порядковый номер месяца в году является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.

Например:

2 июля 2006 г. следует писать 02.07.2006 г.

В тексте документа допускается словесно – цифровой способ оформления даты события.

Например:

Заседание состоится 06 августа 2006 года.

Учебный и финансовый годы пишут через косую черту, сокращая первые две цифры последнего года, и употребляют в единственном числе.

Например:

в 2000/01 учебном году.

Дата документа, указанная в тексте, пишется без сокращения «г.».

Например:

В соответствии с постановлением мэра города Братска от 02.04.2006 № 17

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты их отправления.

Дата документа, оформленная цифровым способом, указывается в верхней заголовочной части листа через 1 межстрочный интервал от реквизита “Наименование вида документа”, от границы левого поля, без кавычек.

3.3.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами администрации, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер документа указывается в правой верхней заголовочной части листа через 1 межстрочный интервал от реквизита «Наименование документа».

3.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату

Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из документа, на который должен быть дан ответ.

Например:

На № _________ от _____________.

3.3.8. Место составления документа

Место составления документа указывается в том случае, если оно отсутствует в реквизитах «Наименование администрации, органов администрации или должностного лица» и «Справочные данные администрации или органа администрации».

3.3.9.Адресат

В качестве адресата могут выступать учреждения и организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

Наименование организации или ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

Генеральному директору

ООО «Лекс»

Иванову С.А.

или: ОАО «Падун-хлеб»

Главному бухгалтеру

Смирновой Т.К.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Главным бухгалтерам

муниципальных учреждений города Братска

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывавается ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Редакция журнала «Отечественные архивы»

Б. Пироговская ул., д. 17,

Москва, Г-435, 119817

При адресовании документа физическому лицу указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Солнцеву Н.Т.

ул. Мира, д. 7, кв. 15,

г. Братск, Иркутская обл., 665729

Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Меридиан»

Томиной О.В.

3.3.10. Гриф утверждения

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», которое пишется прописными буквами (без кавычек) 14 шрифтом, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник департамента

подпись А.Б. Иванов

12.10.2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), которое пишется прописными буквами (без кавычек) 14 шрифтом, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением мэра города Братска

от _______________ № _______

3.3.11. Резолюция

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется справа между адресатом и текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Допускается оформление резолюции на специальном бланке формата А6 (приложение 12 к настоящей Инструкции).

Резолюция включает в себя: Фамилию И.О. исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.

Например:

Васильеву К.А.

ПОЛОЖЕНИЕ

Распорядительные документы

4.1.1. Распорядительные документы – муниципальные правовые акты администрации города (постановления, распоряжения, приказы).

4.1.2. Распорядительные документы печатаются на специальных бланках в соответствии с приложениями 1 – 6 к настоящей Инструкции.

4.1.3. Подготовка распорядительных документов осуществляется в следующем порядке: создание проекта документа, согласование и визирование, подписание, регистрация и рассылка адресатам.

4.1.4. Проекты распорядительных документов администрации города разрабатываются руководителями органов администрации, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с поручениями и в инициативном порядке. Руководители несут ответственность за качество проекта и его согласование.

4.1.5. Проекты распорядительных документов по кадровым вопросам разрабатываются кадровыми службами органов администрации.

4.1.6. При подготовке проектов распорядительных документов необходимо соблюдать требования, предъявляемые к оформлению документов (раздел 3 настоящей Инструкции).

Документы, выполненные с нарушением требований, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются исполнителям для устранения недочетов.

4.1.7. Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Текст, как правило, содержит констатирующую (преамбулу) и постановляющую части.

4.1.8. В преамбуле распорядительного документа указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки документа, а также содержатся ссылки на законы или иные акты, в соответствии с которыми он принимается, с указанием наименования органа, выпустившего документ, наименования документа, его даты, номера.

Преамбула постановления заканчивается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», которое печатается 14 шрифтом от левой границы поля документа (без отступа) прописными буквами без кавычек.

4.1.9. Постановляющая часть отделяется от преамбулы 2 межстрочными интервалами, содержит порученческие пункты и при необходимости пункт о контроле, которые оформляются арабскими цифрами с точкой и печатаются на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля. Пункт начинается с глагола неопределенной формы. Действия одного исполнителя – в одном пункте.

Например:

1. Департаменту физической культуры и спорта (Климов) ….

2. Департаменту образования (Слободчиков) ….

Или

1. Начальнику департамента физической культуры и спорта Климову К.В.:

1.1.

1.2.

Заканчивается постановляющая часть, как правило, пунктом о контроле, который формулируется следующим образом: «Контроль за исполнением постановления возложить на …» (указывается должностное лицо).

4.1.10. Если документ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-либо его положения, то внесение изменений производится в соответствии с Положением о муниципальных правовых актах администрации города Братска.

4.1.11. Распорядительные документы могут содержать приложения. Оформление приложений к распорядительным документам производится в соответствии с Положением о муниципальных правовых актах администрации города Братска.

Приложения подписываются заместителем мэра города, курирующим данный вопрос, либо руководителем органа администрации и руководителем аппарата главы администрации.

4.1.12. К распорядительному документу может быть приложена пояснительная записка (справка) объемом не более 5 страниц за подписью руководителя органа администрации.

4.1.13. Проект распорядительного документа должен проходить юридическую экспертизу в юридическом отделе, редактирование и правовую экспертизу в нормотворческом отделе аппарата главы администрации и согласование в органах администрации города, организациях, перечисленных в порученческих пунктах, а также, по указанию руководителя аппарата главы администрации, у иных заинтересованных должностных лиц.

Проект документа, затрагивающий финансовые вопросы, обязательно проходит согласование у начальника финансового управления.

4.1.14. Если в процессе согласования в проект постановления или распоряжения вносятся изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованных лиц.

4.1.15. При несогласии с проектом руководители излагают свои замечания в письменном виде, о чем на проекте при визировании делаются отметки “Замечания прилагаются”, “С замечаниями” или “Не согласовано”.

Несогласованный кем-либо проект на подпись мэру не передается, дальнейшее его продвижение определяется руководителем аппарата главы администрации.

4.1.16. Визирование проекта документа должностным лицом производится в течение 2-х дней, а в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - в течение 5-и дней.

4.1.17. Подготовленный и согласованный в установленном порядке проект документа отдается на подпись.

4.1.18. Регистрация производится в день подписания распорядительного документа. Тиражирование и рассылка - в трехдневный срок со дня подписания документа.

Дополнительная выдача копий подписанных документов допускается только по указанию (разрешению) руководителя аппарата главы администрации.

4.1.19. При внесении изменений, дополнений в ранее принятые распорядительные документы администрации или их отмене специалистом отдела организационно-контрольной и методической работы вносится информационная справка к подлиннику документа с указанием реквизитов вновь принятого документа.

Замена ранее разосланных документов или их отдельных листов в случае необходимости производится по указанию руководителя аппарата главы администрации. При этом ранее разосланные экземпляры подлежат возврату в отдел организационно-контрольной и методической работы.

4.1.20. Технические ошибки, допущенные в распорядительных документах, исправляются в случае, если нет оснований полагать, что такое исправление может причинить ущерб или нарушить чьи – либо законные интересы.

Технические ошибки, обнаруженные после регистрации распорядительных актов, исправляются путем внесения записи «исправленному верить» и заверяются гербовой печатью.

Положение

4.2.1. Положение – нормативный документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы администрации или ее органов (приложение 14 к настоящей Инструкции).

4.2.2. Положение об органе администрации включает в себя следующие основные разделы:

1) общие положения – раздел, определяющий правовой статус органа администрации; его подчиненность; порядок создания, реорганизации и ликвидации (если подразделение является юридическим лицом); наличие печати, штампов, бланков; место нахождения (юридический адрес);

2) основные задачи - раздел, где излагаются основные цели деятельности данного органа администрации;

3) основные функции - перечисление конкретных видов деятельности, закрепленных за данным органом администрации;

4) права - раздел, описывающий права органа, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности;

5) организация деятельности – в разделе указываются структура органа администрации; руководство; взаимодействие с другими органами администрации, органами государственной власти, организациями; источник финансирования;

6) ответственность - раздел, устанавливающий в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя подразделения за несвоевременное или некачественное выполнение органом администрации возложенных на него функций, неиспользование предоставленных ему прав.

4.2.3. Положение об органе администрации разрабатывается его руководителем. Утвержденное положение доводится до работников под роспись, путем оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты ознакомления.

Инструкция

4.3.1. В инструкции излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности.

4.3.2. Заголовок к тексту инструкции должен четко ограничивать круг вопросов, объектов или лиц, на которых распространяются требования инструкции (например: “Инструкция по делопроизводству”, “Инструкция о порядке рассмотрения...”).

4.3.3. Правовое положение работника регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей права, обязанности и ответственность должностных лиц (приложение 15 к настоящей Инструкции).

Заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос “Кого? ” (Должностная инструкция главного специалиста). Текст данного документа включает следующие разделы:

1) общие положения, устанавливающие сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности;

2) должностные обязанности - перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.;

3) права — определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей;

4) ответственность - установление видов ответственности за несвоевременное или некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав;

5) взаимоотношения, связи по должности - перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист взаимодействует и обменивается информацией, указание сроков получения и предоставления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

4.3.4. Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений органов администрации и ими визируются, утверждаются распорядительным документом руководителя соответствующего органа администрации или заместителем мэра в случае, если руководитель структурного подразделения находится у него в непосредственном подчинении.

Должностные инструкции доводятся до специалистов под роспись.

Должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

1) при изменении наименования подразделения;

2) при изменении наименования должности.

Служебные письма

4.4.1. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

4.4.2. Письма составляются на бланках писем.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

1) от первого лица множественного числа (" просим направить", " направляем на рассмотрение" );

2) от первого лица единственного числа (" считаю необходимым", " прошу выделить" );

3) от третьего лица единственного числа (" министерство не возражает", " ВНИИДАД считает возможным" ).

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

1) письмо оформляется на должностном бланке;

2) письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос " О чем? ": " О нарушении договорных обязательств", " Об оказании научно-технической помощи".

4.4.3. Письма подписываются:

1) мэром города или лицом, исполняющим его обязанности, – в том случае, если письмо адресуется Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательному Собранию Иркутской области, губернатору Иркутской области, администрации Иркутской области, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, органам исполнительной власти других муниципальных образований, либо в резолюции на документе, для исполнения которого готовится письмо, дано указание подготовить ответ за подписью мэра;

2) вице – мэром, заместителями мэра или лицами исполняющими их обязанности, – в том случае, если письмо адресовано в другие органы (не перечисленные выше) или организации, сфера деятельности которых находится в ведении указанных должностных лиц, либо в резолюции на документе, для исполнения которого готовится письмо, дано указание подготовить ответ за подписью перечисленных должностных лиц;

3) руководителем органа администрации или лицом исполняющим его обязанности, – в том случае, если орган администрации является юридическим лицом и документ, для исполнения которого готовится письмо, адресован этому органу. В этом случае письмо оформляется на бланке этого органа.

4.4.4. Письмо должно иметь отметку об исполнителе.

Письмо составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр с визами, копиями сопутствующих материалов и обязательной подписью исполнителя хранится у отправителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя.

4.4.5. Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо учитывать особенности языка и стиля служебных документов.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части (приложение № 16).

Текст сопроводительного письма начинается словами: " Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), " Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), " Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: " В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", " В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", " В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…".

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма.

Протокол

4.6.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д. (приложение 17 к настоящей Инструкции).

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

4.6.2. Протоколы оформляются на основании стенограмм или звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок, проектов, решений и т.д.). В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится звукозапись, содержание выступлений в протокол не включается. Стенограмма прилагается к протоколу.

4.6.3. Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель органа администрации.

4.6.4. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты: наименование организации, наименование документа, дату, номер, заголовок к тексту, список присутствующих с указанием фамилий участников и их должностей, подписи. В отдельных случаях к протоколу прилагается список участников заседания с указанием места их работы и занимаемой должности.

4.6.5. Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол аттестационной комиссии …; протокол совещания...).

12 3 4 5 6 7 Следующая ⇒