Порядок прохождения входящих документов

5.2.1. Прием входящих документов

5.2.1.1. Прием входящих документов в администрации ведется децентрализованно:

1) документы, поступающие на имя мэра, вице - мэра и руководителя аппарата главы администрации, принимаются сектором делопроизводства отдела организационно – контрольной и методической работы;

2) документы, поступающие на имя заместителей мэра – в приемных заместителей мэра;

3) копии законов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, законов, постановлений Иркутской области, постановлений и распоряжений губернатора Иркутской области – сектором делопроизводства отдела организационно – контрольной и методической работы;

4) письма и коллективные заявления граждан и организаций – специалистом сектора по работе с письмами и обращениями граждан отдела организационно – контрольной и методической работы;

5) корреспонденция, адресованная органам администрации, - в этих органах;

6) секретная корреспонденция и корреспонденция с грифом «Для служебного пользования» - в департаменте правоохранительной и оборонно-мобилизационной работы.

5.2.1.2. При приеме корреспонденции (до ее вскрытия) проверяется возможное наличие посторонних вложений, представляющих какую-либо опасность. В случае возникновения подозрений о наличии опасных вложений, специалист, принимающий корреспонденцию, должен сообщить об этом своему руководителю.

5.2.1.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, целостность упаковки, комплектность документов и приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным (исходящим) номерам, указанным на конвертах. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.

5.2.1.4. При отсутствии документов или некоторых из них, а также при наличии у них повреждений составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе организационно-контрольной и методической работы, второй - приобщается к поступившему документу, третий (или письмо с сопроводительной запиской)- направляется отправителю.

5.2.1.5. Конверты от поступивших документов сохраняются в случаях: если только по конверту можно установить адрес отправителя и дату отправки документа; если на конверте имеются особые отметки; при незначительном повреждении конверта и документов; если документ имеет личный характер, а отметки «Лично» на конверте нет; при несоответствии между содержимым конверта и надписью на конверте. Также сохраняются конверты судебных повесток, решений и определений арбитражных судов и судов общей юрисдикции.

5.2.1.6. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы, а также документы, чьи учетные (исходящие) номера не соответствуют указанным на конверте, возвращаются отправителю с соответствующими пояснениями.

5.2.1.7. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается ответственными дежурными администрации города, о чем делается пометка в книге дежурств, с передачей по назначению.

5.2.1.8. На поступивших документах проставляется отметка о поступлении (входящий штамп) и дата поступления. Если требуется срочное рассмотрение, то наряду с датой указывается время поступления (часы, минуты). Отметка о поступлении не ставится на печатных изданиях, документах – приложениях, чистых бланках документов или унифицированных формах, поступивших для работы.

5.2.1.9. Все входящие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и используемые в работе в справочных целях:

1) ГОСТы, ОСТы, ТУ;

2) документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация;

3) корреспонденция с пометкой «Лично», адресованная работникам;

4) научные отчеты;

5) нормы и нормативы;

6) планово-финансовые документы;

7) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

8) информационные материалы, присланные в копии для сведения;

9) поздравительные письма, телеграммы;

10) прейскуранты (прайс-листы);

11) пригласительные билеты, письма-приглашения;

12) программы конференций, совещаний, семинаров;

13) рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);

14) телеграммы и письма о разрешении командировок;

15) задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командировкам;

16) учебные планы, программы;

17) формы и бланки документов (кроме бланков строгого учета).

5.2.1.10. Нерегистрируемые и регистрируемые документы, адресованные заместителям мэра и органам администрации, передаются им путем раскладки документов по ячейкам сортировочного шкафа, установленного в отделе организационно – контрольной и методической работы, откуда их забирают сотрудники, ответственные за делопроизводство.

5.2.2. Регистрация документов

5.2.2.1. Регистрируемые документы подлежат регистрации путем записи учетных данных о документе, фиксирующих факт его создания, отправления или получения.

5.2.2.2. Регистрируются документы, поступающие из других организаций, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.2.2.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

5.2.2.4. Регистрация документов проводится децентрализованно (см.п.5.2.1.1.).

5.2.2.5. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах – журналах, традиционных или электронных карточках. В секторе делопроизводства отдела организационно – контрольной и методической работы регистрация документов производится с помощью специализированной компьютерной программы.

5.2.2.6. Входящие и исходящие документы регистрируются раздельно.

5.2.2.7. На каждом регистрируемом документе на первом листе в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, в котором указано название организации, регистрационный номер и дата.

5.2.3. Резолюция руководителя

5.2.3.1. Зарегистрированные документы передаются мэру, вице – мэру или руководителю аппарата главы администрации для вынесения резолюции с целью определения конкретного адресата.

5.2.3.2. Резолюции на документы, адресованные заместителям мэра и органам администрации, выносят соответственно заместители мэра и руководители органов администрации. Операции по регистрации и перемещению этих документов выполняют лица, отвечающие за работу с документами.

5.2.3.3. После рассмотрения мэром, вице-мэром, руководителем аппарата главы администрации документы возвращаются в отдел организационно-контрольной и методической работы для переноса сведений о резолюции на регистрационную карточку, после чего документ направляется непосредственному исполнителю.

5.3. Порядок оформления и отправки исходящих документов

5.3.1. Движение исходящих документов в администрации города реализуется в следующем порядке: подготовка проекта документа и его изготовление; согласование и визирование документа; подписание; регистрация; отправка.

5.3.2. Подготовленные проекты передаются на подпись руководителю или лицу, его замещающему.

Прежде чем представить документ на подпись, исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений и поставить свою подпись и расшифровку подписи на одном экземпляре документа.

5.3.3. Специалисты отдела организационно – контрольной и методической работы производят регистрацию и отправку исходящих документов, подписанных мэром города, вице-мэром, руководителем аппарата администрации.

Экземпляр документа с визами, копиями сопутствующих материалов, подписью исполнителя и, если это ответ, инициативным письмом остается в отделе организационно – контрольной и методической работы.

5.3.4. Документы, предназначенные для отправки, принимаются в открытом виде, полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными. К документам прилагается конверт с заполненной информацией об адресате. Информация об отправителе вносится специалистом отдела организационно – контрольной и методической работы.

Необходимость отправки документов заказной почтой определяется исполнителем. При этом на соответствующих документах исполнитель проставляет в верхнем правом углу надпись «заказная».

5.3.5. Регистрация и отправка исходящих документов за подписью иных руководителей администрации города производится децентрализованно в местах создания и исполнения документов.

5.3.6. Законченные делопроизводством служебные документы хранятся в отделе организационно – контрольной и методической работы и формируются в дела в соответствии с номенклатурой.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 Следующая ⇒