Прием и обработка документов, поступивших по каналам факсимильной связи

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 7Следующая ⇒

5.4.1. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

1) объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

2) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа администрации;

3) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

4) запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

5) подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

6) поступившие факсограммы учитываются с помощью специализированной компьютерной программы без проставления на них регистрационного штампа, передаются адресатам на бумажном носителе или путем отправки по электронной почте;

7) факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

5.4.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации, осуществляют руководители этих органов.

Контроль исполнения документов

Цели и задачи контроля

6.1.1. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе систематической проверки исполнения документов и принятия своевременных мер по их безусловному выполнению, повышение ответственности и исполнительской дисциплины руководителей и специалистов администрации города.

6.1.2. Основными задачами системы контроля являются:

1) непосредственная проверка и регулирование хода исполнения документов, своевременное выявление отклонений в сроках и объемах работ по их выполнению;

2) обеспечение выполнения взятых на контроль документов;

3) обеспечение мэра города и руководителей администрации своевременной информацией о ходе и результатах исполнения документов;

4) систематическое повышение общего уровня исполнительской дисциплины и стимулирование качественной работы.

6.1.3. Система контроля исполнения документов включает в себя:

1) постановку на контроль;

2) организацию контроля за сроками исполнения;

3) систематическую проверку хода и качества исполнения;

4) снятие с контроля;

5) учет и анализ результатов исполнительской дисциплины.

6.1.4. Общее руководство системой контроля в администрации города осуществляет мэр города.

Организационное руководство системой контроля возлагается на руководителя аппарата главы администрации.

Организационное обеспечение системы контроля возлагается на отдел организационно-контрольной и методической работы.

6.1.5. В органах администрации организация контроля за своевременным и качественным исполнением всех документов возлагается на их руководителей.

Постановка на контроль

6.2.1. Контролю подлежат:

1) постановления и распоряжения мэра города, вице-мэра, руководителя аппарата;

2) документы органов государственной власти и управления, а также представления и протесты прокурора города;

3) поручения мэра, вице-мэра, руководителя аппарата администрации;

4) обращения граждан;

5) другие служебные документы в случае проставления на них отметки “К”, “Контроль”, “Проинформировать” и т.п.

На документах, поставленных на контроль в отделе организационно-контрольной работы, специалистами отдела проставляется штамп “Контроль”.

6.2.2. Ответственным исполнителем контролируемого документа является должностное лицо или орган администрации, указанное в резолюции или постановляющей части постановления или распоряжения первым, и несет персональную ответственность за исполнение всего документа в целом. Ему предоставляется право созыва соисполнителей.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет обобщенный ответ руководителю, давшему поручение, за своей подписью и завизированный всеми соисполнителями.

6.2.3. Замена ответственного исполнителя или передача документа другому лицу может быть осуществлена только по резолюции должностного лица, ранее определившего ответственного исполнителя.

6.2.4. В случае увольнения, ухода в отпуск, отъезда в командировку ответственный исполнитель обязан передать неисполненные документы лицу, на которое возложено исполнение обязанностей, и сообщить об этом в отдел организационно-контрольной и методической работы.

Сроки исполнения документов

6.3.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

6.3.2.Типовые сроки исполнения применяются тогда, когда срок исполнения не указан ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя.

Устанавливаются следующие типовые сроки исполнения документов:

1) документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно», - в 10-дневный срок;

2) документы органов государственной власти – 1 месяц;

3) депутатские запросы депутатов Федерального Собрания Российской Федерации – 15 дней; обращения – 20 дней;

4) депутатские запросы депутатов Законодательного Собрания Иркутской области – в срок, установленный Законодательным Собранием Иркутской области с направлением в 3-дневный срок устной или письменной информации о принятии запроса к рассмотрению; обращения – 10 дней (в случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения вопросов – 30 дней с обязательным направлением письменной информации депутату);

5) обращения депутатов Думы города Братска – в 15-дневный срок со дня регистрации обращения в аппарате главы администрации;

6) поручения мэра, вице-мэра, заместителей мэра – 1 месяц;

7) обращения предприятий, организаций, учреждений – 1 месяц;

8) обращения граждан – 15 дней, а требующие дополнительного изучения и проверки – в срок до 1 месяца;

9) заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей – 7 дней;

10) телеграммы, требующие срочного решения, – 2 дня;

11) иные документы – 1 месяц.

6.3.3. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителями администрации или указываются в самом документе.

Индивидуальные сроки фиксируются в резолюции руководителя.

6.3.4. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях: внутренних - с даты подписания (утверждения), а поступивших из других организаций и обращений граждан – с даты их поступления.

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента его постановки на контроль.

6.3.5. Если установленный срок исполнения документа не может быть соблюден по объективным причинам, то он подлежит официальному продлению, которое производится только тем должностным лицом, которое этот срок установило. В противном случае документ считается неисполненным в срок.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Продление срока исполнения поручения органов государственной власти, представлений и протестов прокуратуры допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае исполнитель поручения направляет автору документа служебное письмо за подписью мэра города с мотивированным предложением о продлении срока с указанием планируемой даты подписания поручения. Письмо отправляется не позднее, чем за 5 дней до срока исполнения поручения.

В случае если до срока исполнения документа осталось менее чем 5 дней, допускается продление срока по устному согласованию с автором документа. Устное согласование осуществляется путем личного контакта или с использованием телефонной связи. После устного согласования срока с автором документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, резолюцией которого был определен исполнитель, докладную записку с мотивированной просьбой о продлении срока. В докладной записке указывается, с кем согласован новый срок исполнения и новая дата исполнения поручения.

В случае невозможности ответа в установленный срок на обращения предприятий, организаций, учреждений или граждан необходимо дать письменный промежуточный ответ до истечения установленного срока с обоснованием причин продления срока рассмотрения обращения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует специалистов отдела организационно – контрольной и методической работы.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 Следующая ⇒