Организация исполнения контроля

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 7Следующая ⇒

6.4.1. По распорядительным документам руководителей администрации города, подлежащим контролю, заводятся контрольные дела.

Данные о документах, находящихся на контроле, вводятся в компьютер.

6.4.2. В случае непредставления информации о ходе исполнения документа в установленные сроки специалист отдела организационно-контрольной и методической работы, осуществляющий контроль, вправе направить ответственному исполнителю напоминание с установлением срока исполнения информации.

6.4.3. Информация о результатах контроля исполнения документов обобщается специалистами отдела организационно-контрольной и методической работы по состоянию на 25 число каждого месяца и доводится до сведения руководителя аппарата главы администрации в виде сводки об исполнении документов и сводки рассмотрения обращений граждан.

Порядок снятия с контроля служебных документов

6.5.1. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы.

Основанием для снятия документов с контроля является документ, свидетельствующий о его исполнении, подписанный руководителем органа администрации, в котором исполнен документ, и согласованный с заместителем мэра города, курирующим данную сферу.

6.5.2. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при этом на документе делается отметка о снятии с контроля. Например: «Снять с контроля»; подпись; дата.

6.5.3. Датой снятия с контроля считается дата резолюции о снятии с контроля. При этом специалистом отдела организационно-контрольной и методической работы на документе и на контрольной карточке проставляется отметка об исполнении и снятии с контроля.

Организация документов в делопроизводстве

Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения и оформления в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Номенклатура дел разрабатывается на основе состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности администрации и ее органов, и должна охватывать весь объем служебной документации, различного рода картотеки и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел документы, не подлежащие регистрации и учету.

7.1.2. Номенклатура дел разрабатывается каждым органом администрации (приложение 24 к настоящей Инструкции) и сводится в единую (сводную) номенклатуру дел администрации (приложение 25 к настоящей Инструкции).

7.1.3. Сводная номенклатура дел составляется на календарный год в последнем квартале текущего года, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного отдела, утверждается руководителем аппарата главы администрации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

После утверждения номенклатуры дел администрации органы администрации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

7.1.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата администрации города, в том числе образованных при администрации комиссий, Советов и т.п.

7.1.5. Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Наименование дел в пределах структурного подразделения располагается по степени их значимости.

7.1.6. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года новых дел.

7.1.7. По окончании календарного года работник, ответственный за ведение делопроизводства, производит в номенклатуре дел итоговую запись о количестве заведенных дел.

Формирование дел

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются в органах администрации лицами, ответственными за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в аппарате администрации города осуществляется отделом организационно-контрольной работы.

7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

4) раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 2, 5 см (при большем количестве листов дело разделяют на тома).

7.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или вопросно-логической последовательности.

7.2.4. Постановления и распоряжения мэра города, вице-мэра и заместителей мэра города с относящимися к ним приложениями группируются в хронологическом порядке и по номерам за календарный год.

Распоряжения и приказы по основной деятельности формируются отдельно от распоряжений и приказов по личному составу. Распоряжения и приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Предложения, заявления и жалобы граждан, переписка по ним формируются в дела за календарный год, а внутри дела - по номерам в соответствии с картотекой.

Переписка систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Личные дела рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Лицевые счета на выдачу заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в пределах года по алфавиту фамилий.

Оформление документов

7.3.1. Дела органов администрации подлежат оформлению в момент их заведения и по завершении года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

1) подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела;

2) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.)

7.3.2. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела – бланки форм для внутренней описи документов дела.

7.3.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

7.3.4. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе – заверителе дела, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров). Лист – заверитель подписывается его составителем. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа – заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

7.3.5. Внутренняя опись составляется на отдельном листе, в котором содержатся сведения о порядковых номерах документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.3.6. В обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются полное название администрации и ее органа, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, дата (год или крайние даты начала и окончания дела), срок хранения, количество листов, архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела по описи).

Все эти данные, кроме двух последних пунктов, указываются на обложках при заведении дел.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

7.3.7. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 Следующая ⇒