Организационно-распорядительные документы

Различают постоянные и переменные реквизиты

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

При оформлении ОРД реквизиты рекомендуется отделять друг от друга одной пустой строкой.

Бланки документов – лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Различают общие бланки, которые используются для любых видов документов кроме писем, бланки писем и бланки конкретного вида документа кроме письма.

Бланки разрабатываются для организации в целом, ее структурных подразделений и должностных лиц.

Требования к оформлению реквизитов ОРД

1. Реквизит 01 – это государственный герб РФ.

2. Реквизит 02 - Герб субъекта РФ

3. Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак, в соответствии с уставом орг-ции или положением об организации.

4. Реквизит 04 –

5. Реквизит 05 – Основной гос регистрационный номер юридического лица, в соответствии с документами которые выдаются налоговыми органами.

6. Реквизит 06 - идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет, в соответствии с документами

7. Реквизит 07 - код формы документа, в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации

8. Реквизит 08 – наименование организации. надименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное, наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

9. Реквизит 09 – Справочные данные об организации.

10. Реквизит 10 – Наименование вида документа.

11. Реквизит 11 – Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения.

12. Реквизит 12 – Регистрационный номер документа.

13. Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

14. Реквизит 14 – Место составления или издания документа.

15. Реквизит 15 – Адресат. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи (Улица, дом, город, страна, индекс).

- Если документ адресован организации или ее подразделению. В этом случае пишут название организации ( ОАО «Луч», отдел маркетинга, адрес).

- Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности руководителя. (Генеральному директору, ОАО «Луч», г-ну А.А.Петрову).

- Если письмо отправляется не на имя руководителя, а другому должностному лицу

(ОАО «Луч», нач.отдела сбыта, г-ну И.П.Иванову).

- Если документ адресуется нескольким однородным организациям или подразделениям, то их следует указывать обобщенно.

- Если письмо адресуется частному лицу, то в начале указывают инициалы и фамилию получателя, а затем почтовый адрес.

На документах отправляемых в правительственные учреждения почтовый адрес не указывается. (Москва, Кремль)

16. Реквизит 16 -

17. Реквизит 17 – Резолюция. Включают: фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

18. Реквизит 18 – заголовок к тексту. Отражает краткое содержание документа и согласуется с наименованием документа.

19. Реквизит 19 – Отметка о контроле. Буквой К или словом Контроль.

20. Реквизит 20 – Текст документа

21. Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения

22. Реквизит 22 – Подпись. В состав реквизита Подпись входит: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (генеральный директор, ОАО «Луч», А.А.Петров).

Подписи равноправных представителей располагаются на одном уровне.

В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц составивших документ, а распределение обязанностей в комиссии.

Если документ оформлен на бланке, содержащий наименование организации, то оно не повторяется в наименовании должностного лица.

23. Реквизит 23 - Гриф согласования документа. Используется для согласования документов другой организации.

24. Реквизит 24 – Визы согласования. Используются для согласования документов внутри организации.

25. Реквизит 25 - Оттиск печати

26. Реквизит 26 – Отметка о заверении копии. Включает заверительную надпись «Верна», должность лица заверившего копию, личную подпись и расшифровку подписи и дату заверении

27. Реквизит 27 – Отметка об исполнителе. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

28. Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направление его в дело.

29. Реквизит 29 – Отметка о поступлении документа в организацию. Содержит порядковый номер и дату поступления документа. Данная отметка должна ставиться на всех входящих документах.

30. Реквизит 30 – Идентификатор электронной копии документа. Отметка в виде колонтитула, проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа.

Распорядительные документы

1. Приказы

Приказ – правовой распорядительный, издаваемый руководителем организации в целях решения производственных задач; делятся на 2 основные группы:

· Приказы по основной деятельности (по производственным вопросам) – финансирования, отчетность, распределение служебных помещений, то, что касается производства

Оформляют на общих бланках предприятия или на спец. бланках приказа. В состав реквизитов приказа входит:

§ Реквизиты углового или продольного бланка с указанием наименования вида документа (само слово «приказ»), даты номера места издания документа, заголовка к тексту, текста приказа с подписью руководителя, реквизита согласования и визирования, отметка об исполнителе (И.О., телефон), отметка об исполнении документа, индификатор электронной копии документа

§ Текст приказа как правило состоит из 2х частей: констатирующий и распорядительный. В констатирующей части излагаются основания или причины, побудившие руководителя издать данный приказ и указываются цели и задачи приказа. Распорядительная часть начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ» и может делиться на пункты и подпункты.

§ Последним пунктом приказа назначается должностное лицо/структурное подразделение, которому вменяется контроль за выполнением приказа.

· Приказы по личному составу (по персоналу предприятия)

2. Выписка из приказа

По составу реквизитов и выполнению выписка практически не отличается от приказа. Вместо «ПРИКАЗ» - «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», а вместо полного текста, та часть, которая касается конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарем.

3. Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации, его заместителями; представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Оформляется на общих бланках предприятия/на бланках распоряжения. Состав реквизитов аналогичен приказу. Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ»/«ПРЕДЛАГАЮ».

4. Указания

Указания – организационно-правовая форма управленческого решения. Оформляется по вопросам, связанным с исполнением приказов, инструкций, решением оперативных и административных вопросов. Право издания – руководители организации и прочие, которые действуют на праве единоначалия и в своей компетенции.

Оформляется на общих бланках предприятия или на бланках указания. Состав реквизитов аналогичен приказу и распоряжению. Распорядительная часть начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ»/«ПРЕДЛАГАЮ».

5. Решения

Решение – распорядительный документ коллегиального (коллективного: совет директоров, ученый совет университета) органа управления. По форме и структуре решение оформляется аналогично распоряжению. Распорядительная часть начинается словами «РЕШИЛА»/«РЕШИЛ».

6. Постановление

Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти, а также властными органами субъектов РФ.

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒